BalanceLinesPerPeriod versus ReportingBalance op Exact Online

Invantive raadt met klem het gebruik van BalanceLinesPerPeriod aan in plaats van ReportingBalance.

De redenen hiervoor zijn:

  • vele malen sneller;
  • vele malen lager beslag op de API-limieten;
  • beter kloppende cijfers.

De tabel ReportingBalance is significant langzamer en waarschijnlijk ontwikkeld zonder voldoende inbreng van financiële kennisdragers. In onze visie had deze tabel nooit in productie genomen mogen worden.

Staan er ook Winst & Verlies-cijfers in BalanceLinesPerPeriod?

Ja, het woord “balance” is de Engelse versie van “saldo” zoals in “bank balance” voor het saldo van de bankrekening. Er staan dus zowel saldi van grootboekrekeningen uit de Winst&Verlies in als de balansposten zoals banken.

Waar vind ik de saldi per kostenplaats en kostendrager?

In BalanceLinesPerPeriod zitten de saldi per combinatie van administratie, financieel jaar, financiele period en grootboekrekening. Als de saldi nodig zijn met bovendien de kostenplaats en kostendrager als dimensie, dan raden we het gebruik aan van BalanceLinesPerPeriodCostAnalysis.

Waarom bevat BalanceLinesPerPeriod maximaal drie jaar?

De tabel BalanceLinesPerPeriod is gebaseerd op de XML-API van Exact Online. Die is wat gedateerd en heeft een aantal eigenschappen die niet meteen vanuit het huidige gebruik logisch zijn.

Invantive heeft historisch besloten om deze tabel het huidige boekjaar en de twee voorgaande te laten ophalen uit Exact Online. Maar soms is meer nodig. Daarvoor kan een “extended” versie gebruikt worden die een tabelfunctie is: BalanceLinesPerPeriodEx.

De volgende parameters zijn beschikbaar:

image

Via het gebruik van Params_Year kan een specifiek jaar opgevraagd worden. Bijvoorbeeld alle boekjaren kan via de volgende query:

select ble.*
from   FinancialYears@eol fyr
join   BalanceLinesPerPeriodEx@eol
       ( division => DIVISION
       , Params_Year => fyr.FINYEAR
       ) ble

De view BalanceLinesPerPeriodAll bevat alle jaren (beschikbaar vanaf 1 oktober 2022).

Wanneer wel ReportingBalance?

Er is wel een reden om ReportingBalance te gebruiken: het bevat een telling van het aantal regels in een periode per dagboek. Voor bijzonder grote administraties en zonder analytische boekhouding is het statistisch analyseren via ReportingBalance een snelle manier om inzage te krijgen in de eigenschappen van de administratie. Het aantal regels per verdicht aantal staat niet in BalanceLinesPerPeriod.

Ik mis de beginbalans deels of geheel in ReportingBalance

Het kan voorkomen dat de beginbalans ontbreekt in ReportingBalance. De oorzaak is niet bekend. Wel is bekend dat standaard door Exact uitgevoerde conversies soms niet geheel correct werken. Deze automatisch gemaakte beginboekingen kunnen niet heropend worden omdat naar verluidt Exact Online hier niet goed mee om kan gaan.

Het schijnt dat deze problemen niet optreden in BalanceLinesPerPeriod.