Een goede zakelijke e-mail. Hoe schrijf ik die?

Zakelijke correspondentie wordt tegenwoordig meestal via e-mail gevoerd. Dit wordt nog wel eens als lastig ervaren en wil daarom nog weleens misgaan. Door tijdsdruk worden er spelfouten gemaakt of aspecten vergeten die in een zakelijke e-mail horen. Zonde als hierdoor het imago van het bedrijf wordt geschaad.

De zakelijke e-mail lijkt op een zakelijke brief. Bij veel bedrijven is er al een standaard opmaak voor het schrijven van een zakelijk e-mail. Zorg ervoor dat de huisstijl van het bedrijf van de zakelijke brief ook terug te vinden is in de opmaak van de e-mail. De lay-out is belangrijk, maar de inhoud nog veel belangrijker. Aan de hand van onderstaande punten lichten we de vaste onderdelen die in een zakelijke e-mail horen toe.

Aan

In dit vakje wordt het e-mailadres van de ontvanger ingevuld.

CC (carbon copy)

Hier kunnen ontvangers worden ingevoerd die een kopie van de e-mail moeten ontvangen. Handig voor bijvoorbeeld groepsmails of indien iemand binnen het bedrijf ook van het onderwerp van de e-mail moet afweten.

BCC (blind carbon copy)

De ontvangers die hierin worden toegevoegd zijn niet zichtbaar voor de andere geadresseerden. Dit wordt ook gebruikt voor het versturen van mailings of e-mails aan meerdere personen waarvan de e-mailadressen niet aan derden mogen worden getoond.

Onderwerp

Het onderwerp is zeer belangrijk. Mailboxen staan vaak vol met ongelezen berichten. Aan de hand van het onderwerp bepaalt de ontvanger welk bericht prioriteit heeft om te lezen. Het onderwerp is een korte beschrijving van de inhoud van het bericht.

Aanhef

In een zakelijke e-mail is een zakelijke aanhef gepast. Gebruik ‘Geachte heer’ of ‘Geachte mevrouw’. Indien het gaat om een reply of een vervolgmail kan er worden gekozen voor een minder formele tone of voice zoals bijvoorbeeld ‘Beste’. Ook de combinatie van formeel en informeel komt voor: ‘Geachte heer VOORNAAM, beste VOORNAAM’ als het ijs al een beetje gebroken is, maar er geen je en jij-contact is.

Inleiding

De inleiding is de eerste alinea. In de de inleiding wordt het onderwerp en de reden van de e-mail toegelicht. Bijvoorbeeld: ‘Na ons telefoongesprek’ of ‘zoals besproken’. Hou de eerste alinea kort en to-the-point vergeleken met de volgende alinea’s uit de kern. In de kern kan verder uitgeweid worden.

Kern (onderverdeeld in alinea’s)

In de kern wordt de inleiding toegelicht, verdeeld over meerdere alinea’s. Een e-mail wordt vaak vluchtig gelezen. Zorg er daarom voor dat de tekst beknopt maar duidelijk is. Gebruik niet meer dan vijf zinnen per alinea en niet meer dan vier alinea’s.

Slotalinea

Dit is de laatste alinea van de e-mail. In deze alinea kan bijvoorbeeld worden aangegeven met wie de ontvanger contact op kan nemen als er nog vragen zijn.

Slotgroet,

De meest gebruikelijke slotgroet is: ‘Met vriendelijke groet,’ Deze zin kan worden ingesteld in de standaardopmaak van de e-mailinstellingen. Gebruik in ieder geval geen afkortingen zoals ‘mvg’. De slotgroet ‘Hoogachtend’ wordt tegenwoordig als ouderwets ervaren.

Afzender

Hierin komen de naam, functie en bedrijfsgegevens voor. Ook deze gegevens kunnen worden ingesteld in de standaardopmaak van het gebruikte e-mailprogramma.

Disclaimer

Een disclaimer wordt om juridische redenen aan een e-mail toegevoegd, maar is niet verplicht. Het is een voorzorgsmaatregel tegen het gebruik van de informatie in de e-mail of tegen de gevolgen van eventuele fouten. Indien er wordt gekozen om een disclaimer aan een e-mail toe te voegen, stel deze dan automatisch in bij de e-mailinstellingen. Zorg ervoor dat de disclaimer duidelijk te onderscheiden is van de rest van de tekst en dat alle medewerkers dezelfde disclaimer gebruiken in het zakelijke e-mailverkeer.

Bijlagen

Bij een zakelijke e-mail kunnen eenvoudig bijlagen worden toegevoegd. Deze bijlagen kunnen documenten bevatten ter verduidelijking van de e-mail of extra informatie over bijvoorbeeld producten. Geef een bijlage een duidelijke naam en licht in de e-mail de inhoud van de bijlage toe. Zorg ervoor dat er geen grote bestanden worden meegestuurd. Het maximum is 1 MB. Voor grotere bijlagen kan een programma als WeTransfer worden gebruikt.

Tips voor een zakelijke e-mail:

  • Zorg voor een zakelijke en formele tone of voice in een zakelijke e-mail.
  • Indien gereageerd moet worden op een zakelijke e-mail volg dan de ongeschreven regel om binnen twee dagen te reageren. Of stuur een (automatische) ontvangstbevestiging waarin wordt aangegeven wanneer diegene een antwoord kan verwachten.
  • Zorg dat het gehele bedrijf hetzelfde communiceert via de e-mail. Zakelijk en met dezelfde lettertypes en lettergroottes.
  • Stel de slotgroet, afzender en de eventuele disclaimer automatisch in via e-mailinstellingen. Dit bespaart tijd en voorkomt eventuele fouten.

Verbeter je kansen

Het is niet ongebruikelijk dat leidinggevenden meer dan honderd e-mails per dag ontvangen. Om te voorkomen dat een e-mail ondersneeuwt in dat e-mailgeweld is het verstandig om:

  • In het onderwerp kort en duidelijk te schrijven wat speelt en wat moet gebeuren. Ook een oproep tot besluitvorming mag in het onderwerp staan.
  • Laat de inleiding (eerste alinea) de titel uitwerken in enkele zinnen. De kern bevat alle details, samen met de eventuele bijlagen.
  • Geef een ja/nee advies als bekend is dat de lezer hierop prijs stelt en de kennis om dit advies te geven aanwezig is.
  • Verwacht alleen een antwoord van de geadresseerden bij “Aan”. Ontvangers op de Cc: of Bcc: hoeven niet te reageren en in sommige organisaties zelfs de zakelijke e-mail niet te lezen.

Invantive heeft ook een blog geschreven over het maken van een persoonlijk e-mailsjabloon.
Onderstaande afbeelding is een beknopt voorbeeld van een zakelijke e-mail.