Excel liquiditeitsbegroting voor Exact Online

In dit artikel leer je hoe je eenvoudig een liquiditeitsbegroting opstelt en bijhoudt in Excel voor je onderneming(en) op basis van financiële gegevens uit één of meerdere Exact Online administraties. Hiervoor kun je het gratis Excel model downloaden en gebruiken. De liquiditeitsbegroting in het gevulde Excel sjabloon kan de basis vormen voor een financieel plan of een onderbouwing om de rekening courant te verhogen.

Het Excel model is ook te gebruiken als liquiditeitsbegroting in combinatie met andere boekhoudsystemen of handmatig gebruik als de liquide middelen, verwachte inkomsten en verwachte uitgaven maar in de opgegeven werkbladen ingevuld worden.

Meteen van Start

Geen tijd om alles te lezen? Stel meteen een prognose op voor je bedrijven met de volgende stappen:

  • Download het gratis Excel model.
  • Download en installeer Invantive Control for Excel.
  • Sluit Excel volledig af.
  • Start Excel opnieuw.
  • Kies zes maanden gratis gebruik met de knop “Probeer alle eigenschappen”.
  • Open het Excelbestand.
  • Een aanmeldvenster op Exact Online verschijnt.
  • Vul gebruikersnaam en wachtwoord in.
  • Klik op “Aanmelden”.
  • Voer de verificatiecode in.
  • Kies “Alle administraties” en “Toestaan” als dit de eerste keer is dat je Invantive Office gebruikt op Exact.
  • (Optioneel) Selecteer de gewenste administraties.
  • Kies “Ja” op de vraag of je gegevens wilt downloaden of gebruik de groene knop “Sync” in het lint “Invantive Control” in Excel.
  • De cijfers en grafieken in de liquiditeitsbegroting worden bijgewerkt.
  • Varieer instellingen zoals de startdatum op werkblad “Parameters”, vertragingen voor verkoop- en inkooporders of speel met de eenmalige en herhalende posten op de werkbladen “Manual” en “Repeat”.

Liquiditeitsbegroting (ook bekend als “cashflow prognose” of “kasstroomprognose”)

Een liquiditeitsbegroting geeft houvast om te beoordelen of de onderneming voldoende kapitaal heeft en of de cashflow verloopt zoals gewenst. Door de real-time koppeling met Exact Online heb je direct financieel inzicht en bespaar je kosten voor overhead doordat het opstellen van de cashflow prognose grotendeels automatisch gebeurt met één druk op de knop. De koppeling met Exact Online zorgt er ook voor dat de financiële details goed te herleiden zijn en makkelijk aansluiten bij de boekhouding.

In de Excel liquiditeitsbegroting worden voor de cashflow cijfers verwerkt uit Exact Online:

  • Huidige banksaldi en eventueel inhoud kas, te vinden onder “Financieel” en dan “Bank en Kas”.
  • Te betalen inkoopfacturen, te vinden in Exact onder “Inkoop” en “Openstaande posten”.
  • Te betalen verkoopfacturen, te vinden onder “Verkoop” en “Openstaande posten”.
  • Openstaande inkooporders, te vinden in Exact Online onder “Verkoop” en dan “Orders”.
  • Openstaande verkooporders, te vinden onder “Inkoop” en dan “Bestellingen”.

De cashflowprognose werkt ook als de Exact Online handelsmodule niet gebruikt of niet in het Exact abonnement zit. De inkomsten en uitgaven voor orders worden dan niet gebruikt en er wordt uitsluitend gestuurd op basis van de andere financiële cijfers zoals facturen.

De financiële gegevens uit Exact Online worden gecombineerd met kasstromen voor inkomsten en uitgaven die elk in een apart Excel werkblad staan:

  • Eenmalige uitgaven en inkomsten, bijvoorbeeld voor begrootte of geplande investeringen of grote vastgoedtransacties,
  • Herhalende uitgaven, bijvoorbeeld elke mei vakantiegeld, elke drie maanden de facturen voor de huur en maandelijks het salaris.

Met de eenmalige en herhalende inkomsten en uitgaven kunnen ook subadministraties die niet in Exact Online vastgelegd zijn verwerkt worden in de cashflowprognose. Denk hierbij aan een complexe projectenadministratie, portfoliomanagement of complexe abonnementen.

Naast een grafische weergave van de cashflow zoals boven getoond wordt ook een gedetailleerd overzicht getoond per soort kasstroom en ingaande/uitgaande richting:

Het Excel sheet werkt ook zonder koppeling met Exact Online. Om de financiële bedrijfsgegevens automatisch vanuit Exact Online te laden in het Excel sheet is Invantive Control for Excel nodig. De eerste zes maanden is het gebruik hiervan gratis en vrijblijvend. Mocht daarna nog gebruik gewenst zijn, dan kiezen de meeste gebruikers voor Invantive Office for Entrepreneurs. Dat kost EUR 49 voor de eerste 100 administraties en twee gebruikers. Binnen Invantive Office valt ook Invantive Cloud, inclusief de Power BI driver voor Exact Online.

Meerdere Exact Online administraties

De liquiditeitsbegroting is net zo gemakkelijk gebaseerd op cijfers uit één als uit meerdere Exact Online administraties. Ook het geconsolideerd analyseren van de cashflow over 100 administraties in 1x is eenvoudig. De lijst van openstaande verkoopfacturen bevat dan bijvoorbeeld niet één administratie, maar 100 administraties.

Het selecteren van administraties gebeurt op de reguliere wijze met Invantive Control for Excel:

Om appels met appels te vergelijken dienen de administraties wel vergelijkbare grondslagen te hebben, waarvan de belangrijkste zijn:

  • vergelijkbaar soort bedrijf qua bedrijfsmodel,
  • zelfde munteenheid voor de boekhouding,
  • bijgewerkte boekhouding voor bankstanden, inkoop en verkoop.

Het is normaliter niet nodig dat elke administratie dezelfde financiële kalender heeft in Exact Online qua aantal periodes of periodelengte. De meeste bedrijven werken meestal per maand voor periode, maar een periode per kwartaal of per jaar kan ook.

Als er meerdere bedrijven zijn, dan is handig als het hetzij een fiscale eenheid voor de BTW en OZB betreft, hetzij alle bedrijven dezelfde BTW-periodelengte kennen.

In geval van twijfel altijd de grondslagen en de liquiditeitsbegroting even bespreken met de accountant alvorens er conclusies aan te verbinden!

Het real-time inlezen vanuit Exact Online kost meestal enkele seconden per gekozen administratie. Als er meerdere administraties geselecteerd zijn, dan worden er meestal acht administraties tegelijk ingelezen.

Gratis Excel rekenmodel

De liquiditeitsbegroting werkt op basis van een gratis Excel rekenmodel. Als ondernemer geeft een liquiditeitsbegroting je inzicht waar het bedrijf staat en wanneer een bedrijf van je krap in het geld kan komen te zitten. Een handige ondernemer detecteert de mogelijke risicovolle situaties en past zijn gedrag daarop aan door bijvoorbeeld betalingen te vertragen, investeringen uit te stellen of gefactureerde omzet vanuit de toekomst richting het heden te halen.

Het rekenmodel mag je naar eigen inzicht verfijnen, aanpassen, uitbreiden, verspreiden of delen. Je mag je eigen verbeteringen ook verkopen als een nieuw rekenmodel zonder bronvermelding.

Naast het rekenmodel heb je de Windows-versie van Excel 2013 of nieuwer nodig, plus Invantive Control:

Hoe betrouwbaar is een prognose?

Het gratis rekenmodel is een eenvoudig rekenmodel voor MKB-bedrijven die voornamelijk handel drijven en wordt gratis aangeboden als een voorbeeld. Het Excel model kan voor dergelijke bedrijven de liquiditeit prognotiseren. Echter, voor andere typologieën bedrijven is vaak een bijstelling noodzakelijk; voor vastgoedontwikkeling zal dit model bijvoorbeeld niet voldoen omdat er niet gekeken wordt naar de typische kasstromen bij het ontwikkelen van panden of commercieel onroerend goed.

Een woord van waarschuwing: een cashflowprognose is ook geen zekerheid. Een cashflowprognose is - de naam zegt het al - maar een prognose van hoe de toekomst er uit kan zien. Met aangepaste cijfers of gedrag verandert de prognose voor je onderneming. Een cashflow prognose kan daarnaast gebaseerd zijn op verkeerde aannames of heel simpel doordat gewoon verkeerde cijfers in Exact Online staan of de boekhoudingen geheel of gedeeltelijk niet bijgewerkt zijn. Bekijk de uitkomsten van de rapportages daarom altijd kritisch!

Het model is bewust zo eenvoudig mogelijk gehouden; talloze verfijningen zijn te bedenken maar we hebben geleerd dat MKB-ondernemers het vertrouwen in herleidbaarheid en controleerbaarheid van een prognose meer waarderen dan complexe cashflowprognoses met relatief kleine correcties. Een S-curve (sigmoïdefunctie) zoals in Invantive Estate werkt fantastisch om grote complexe processen te modelleren, maar de achterliggende methodiek is niet voor iedere ondernemer even snel te doorgronden en toe te passen.

Het Excel model is bewust niet gebaseerd op een cashflow prognose op basis van realisatiecijfers in het grootboek en eventueel budget op grootboekrekeningniveau; een aanpak op basis van het grootboek is voor MKB-ondernemers alleen zinvol als de omzet en kosten een langdurig stabiele ontwikkeling laten zien en bijvoorbeeld per jaar een terugkerend seizoenspatroon aanwezig is.

De BTW wordt in dit model alleen meegenomen doordat in de huidige bankstanden een voorziening kan zitten voor de BTW die nog verrekend moet worden met de staat. Afhankelijk van de BTW-periodelengte en - uitgaande van het factuurstelsel - kan voor de verdeling van kosten en opbrengsten een correctie nodig zijn. Een dergelijke eenmalige of wisselende BTW-correctie kan eenvoudig toegevoegd worden als regel in, respectievelijk, het werkblad “Manual” of “Recurring”.

Merk tenslotte op dat dit Excel model over liquiditeitsbegrotingen gaat; het gaat er om hoeveel geld beschikbaar is. De boekhoudkundige werkelijkheid kan anders zijn. Bijvoorbeeld afschrijvingen zijn niet te vinden in een liquiditeitsbegroting. Een afschrijving is alleen het op papier verschuiven van geld. Zodra een apparaat of auto technisch afgeschreven is en een vervanger nodig is voor de continuïteit zal de investering wel gedaan moeten worden met echt geld. Die investering in bedrijfsgoederen komt dan onder “Manual” als eenmalige investering naar voren.

Hoe wordt de prognose bepaald?

Hoe wordt liquiditeit bepaald?

De liquiditeitsprognose wordt bepaald door de huidige liquiditeit (bank en kas) te laten stijgen en dalen op basis van de geplande inkomsten en uitgaven in de tijd. De geplande uitgaven en inkomsten noemen we ook wel de cashflow of de kasstroom. Een meer uitgebreide uitleg over kasstromen en de Net Present Value (NPV) of Netto Huidige Waarde / Netto Contante Waarde (NHW/NCW) is te lezen in dit topic, inclusief plaatjes.

Alle geplande uitgaven en inkomsten worden elk op een toekomstige datum neergezet. De omvang van de kasstroom is het bedrag waar het om gaat, bijvoorbeeld het openstaande bedrag van een verkoop- of inkoopfactuur. De toekomstige datum wordt bepaald door de moment waarop verwacht wordt dat het geld binnen is cq. betaald zal zijn. Bij een verkoop- of inkoopfactuur is dat de vervaldatum. Voor orders is het weer wat complexer; de logica daarvan is verderop te lezen onder “Periodelengte en instellingen”.

Alle kasstromen in een periode worden samen opgeteld en leiden tot een mutatie van de liquiditeit over die periode:

nieuwe liquiditeit = oude liquiditeit + inkomsten - uitgaven

Een overzicht van de kasstromen per periode staat op het werkblad “Overview”. Details op transactieniveau zijn te vinden in:

  • Banken en kas: werkbladen “Cash Accounts” en “Cash”.
  • Verkoopfacturen: werkblad “AR”.
  • Inkoopfacturen: werkblad “AP”.
  • Verkooporders: werkblad “SO”.
  • Inkooporders: werkblad “PO”.

Op het werkblad “Balances” tref je de balansstanden aan van alle grootboekrekeningen in alle geselecteerde administraties.

Periodelengte en instellingen

De liquiditeitsbegroting kan per dag, week of maand opgesteld worden; alle geplande in- en uitgaande kasstromen in deze periode worden dan samengenomen tot één bedrag per periode over alle bedrijven heen. Vul dit bedrag aan met voldoende financiële middelen van buiten zodat er voldoende beschikbare middelen zijn om aan alle verplichtingen te voldoen. Eventuele gaten in de financiële positie in een bepaalde periode kunnen opgelost worden door bijvoorbeeld:

  • rekening courant verhogen met ondernemer
  • rekening courant krediet verhogen
  • vreemd vermogen aantrekken
  • verbeteren debiteurenbeheer door snelle betaling
  • vertragen uitgaven

Dit rekenmodel laat daarnaast ook de geplande totale ingaande en totale uitgaande kasstromen zien in een periode. Zo kan beter bezien worden of er risico’s ontstaan doordat een grote betaling een paar dagen te laat binnenkomt, terwijl wel een groot bedrag betaald moet worden.

Voor de korte termijn wordt de cashflow meestal geprognosticeerd per week; voor de langere termijn gebeurt dat meestal per maand. De dynamiek is ook anders: op kasstromen die het bedrijf inkomen en verlaten ver weg in de toekomst kan vaak nog makkelijker beïnvloed worden, bijvoorbeeld door andere condities te hanteren.

De periodelengte kan in het werkblad “Parameters” ingesteld worden:

Periodelengte instellen

De startdatum waarop de projectie van kasstromen start kan hier ook ingesteld worden. Meestal wordt hier de datum van vandaag ingesteld of de datum waarop de administratie(s) voor het laatst bijgewerkt zijn.

Voor inkooporders en verkooporders kan een verschuiving in de tijd opgegeven worden indien de kasstroomdatum niet bepaald kan worden op basis van de bijbehorende facturen zoals in het bovenstaande plaatje zichtbaar. De logica voor de bepaling van de kasstroomdatum van verkooporders en inkooporders is identiek:

  • indien gefactureerd: vervaldatum van de factuur.
  • indien geleverd: datum levering plus aantal dagen na levering zoals boven ingesteld.
  • overige: orderdatum plus aantal dagen na orderplaatsing zoals boven ingesteld.

En als ze nu niet betalen?

Betalingsproblemen zijn van alle tijden zoals dit reclamefilmpje uit 1986 laat zien. Ook als je geen boot hebt, kun je als ondernemer wel anticiperen op betalingsproblemen. Verkoopfacturen, maar ook inkoopfacturen, die al zijn vervallen, zijn een bron van zorg. In de cashflow rapportage worden ze daarom op een aparte plek neergezet in het werkblad “Overview”: zie de rode 2 tussen de startliquiditeit (rode 1) en de eerste periode:

Vervallen facturen

In bovenstaand voorbeeld is er voor 1,6 miljoen geplande inkomsten en 2,3 miljoen geplande uitgaven die al hadden moeten plaatsvinden. Vaak zijn dat relatief onnozele posten zoals credit-nota’s die nog niet verrekend zijn met de oorspronkelijke nota. De echte details zijn terug te vinden in werkbladen zoals “AR” (verkoopfacturen) als “AP” (inkoopfacturen). Maar een blik op de individuele soorten kasstromen die niet gerealiseerd zijn, geeft vaak al een inzicht waar het probleem zit:

Niet gerealiseerde kasstromen

In dit geval zit de bulk van de bedragen in niet verrekende creditnota’s en vooral in niet gerealiseerde verkooporders (9 ton) en inkooporders (1,3 miljoen). De inkoop/verkoopafdeling kan dus hier helderheid over geven, en de administratie kan uitzoeken waarom er nog zoveel creditnota’s niet verwerkt zijn.

Handmatige verfijningen

Zoals eerder gemeld kun je de prognose bijstellen voor eenmalige en herhalende posten die niet in Exact Online geadministreerd worden of die het model niet gebruikt.

De eenmalige transacties kunnen vastgelegd worden in het werkblad “Manual”:

De herhalende transacties kunnen vastgelegd worden in het werkblad “Repat”:

Welke Exact Online tabellen worden gebruikt?

Sommige gebruikers bouwen het Excel-model liever na in bijvoorbeeld Power BI. Dat is geen punt. In dit hoofdstuk leg ik uit welke gegevens gebruikt worden met Invantive SQL.

Het Excel-model leest meerdere Exact Online tabellen uit over alle geselecteerde administraties heen. De liquiditeitsprognose gebruikt de volgende Exact Online tabellen:

Deze tabellen en achterliggende queries zijn te vinden via het Modelleur lint in Excel:

  • Klik op de knop “Ontwerpmodus”.
  • Klik op de knop “Bewerk”.
  • Klik op een blok naar keuze zoals “ar”.
  • In het tabblad “Feiten” staat de query zoals:

of als platte Invantive SQL:

select division_code
,      outstandingitems_ap_account_code_attr
,      outstandingitems_ap_account_name
,      number_attr
,      duedate
,      invoiceamtdc
,      outstandingamtdc
,      description
from   exactonlinexml..APOutstandingItems
order
by     outstandingitems_ap_account_code_attr
,      duedate