Hoe blijft ik op de hoogte van nieuwe openbaar gemaakte overheidsdocumenten?

OpenArchivaris.nl is een van de middelen om gemakkelijk op de hoogte te blijven van openbaar gemaakte documenten. Dit artikel leert je hoe je op de hoogte kunt blijven over de voor jou relevante overheidsinformatie in alle documenten die verwerkt zijn.

Openbaar gemaakt, niet vindbaar

OpenArchivaris verzamelt en archiveert overheidsdocumenten die openbaar gemaakt zijn. Veel van deze documenten zijn echter niet vindbaar op het Internet via Google. Het niet kunnen vinden heeft vaak betrekking op oude stukken die niet meer online staan, maar ook informatie die een menselijke bezoeker wel kan lezen is niet machinaal verwerkbaar. Google pikt de documenten dan niet op omdat ze bijvoorbeeld als plaatjes gepubliceerd zijn of Google machinaal gevraagd wordt de documenten niet in de Google index op te nemen.

OpenArchivaris zorgt dat deze documenten ook vindbaar worden en blijven.

Google Alerts

Naast eenmalige zoekacties is het vaak prettig om automatisch op de hoogte gebracht te worden als er nieuwe informatie is over een onderwerp dat een persoon boeit. Dat voorkomt dat je telkens dezelfde zoekactie moet uitvoeren en vergelijken met een tijd eerder voor nieuwe informatie. Kleine pareltjes vallen met zo’n aanpak zelfs vaak helemaal tussen de wal en het schip.

Google biedt met Google Alerts een feature om automatisch een mail te ontvangen als er nieuwe informatie gevonden is die past bij een zoekterm. Die zoekterm kan een eenvoudige zoekterm zijn, maar ook een heel specifieke die gebruik maken van alle Google Search operatoren zoals het zoeken op een specifieke website of een specifieke combinatie van zoektermen.

Ook voor vindbaar gemaakte documenten in OpenArchivaris kun je Google Alerts gebruiken. Volg de volgende stappen om op de hoogte te blijven van nieuwe openbaar gemaakte documenten:

  • Ga naar Google.com/alerts en meld je aan.
  • Voer een zoekterm in die begint met site:openarchivaris.nl en volg die door jouw zoekterm(en).
  • Selecteer de knop “Melding Maken”.

In onderstaand voorbeeld ontvang je mails zodra er nieuwe informatie beschikbaar komt over “Galjoottocht” of “Kokkeltocht”:

De gebruikte zoekterm is site:openarchivaris.nl "Galjoottocht" OR "Kokkeltocht".

Het deel site:openarchivaris.nl zorgt er voor dat er alleen gekeken wordt naar de genoemde website. De dubbele aanhalingstekens om de woorden zorgen er voor dat een exacte overeenkomst gezocht wordt. Synoniemen worden niet meegenomen. Het woord OR is een “operator” die aangeeft dat tenminste de linkzijde en/of de rechterzijde moet gelden wil een document teruggemeld worden.

De frequentie en diepgang van de mails kun je instellen via het potloodje naast je meldingen of meteen al bij de definitie via “Opties weergeven”:

Regionaal relevante documenten

De gepubliceerde openbare documenten worden momenteel ook voorzien van locatiekenmerken en het betrokken bestuursorgaan. Op de site van OpenArchivaris zelf kun je je interesse in regionaal relevante openbaar gemaakte documenten van de overheid ook kenbaar maken via een e-mailabonnement. Vul hiervoor je e-mailadres in en het gebied waar het op betrekking moet hebben:

Interesse kenbaar maken regionale overheidsdocumenten

Deze functionaliteit is nog in ontwikkeling (ultimo 2020).

Wob verzoek cq. de huidige Wet Openbaarheid van Bestuur

Op dit moment verzamelt en publiceert OpenArchivaris alleen overheidsdocumenten die openbaar gemaakt zijn via het Internet. Hieronder vallen de bijlages bij besluiten op wob verzoeken voor zover gepubliceerd op het Internet. Bijvoorbeeld de Rijksoverheid publiceert actief documenten die openbaar geworden zijn n.a.v. de wob.

Een wob-verzoek kun je zelf indienen met hulp van bijvoorbeeld de wob generator (meer gericht op verslaggevers) of de wob-knop (meer gericht op burgers en bedrijven).

Echter, de meeste bestuursorganen verstrekken documenten n.a.v. een wob verzoek niet actief aan de samenleving. Alleen de verzoeker ontvangt de documenten en dan nog vaak op papier. Dit belemmert de transparantie en het is niet denkbeeldig dat voor meerdere partijen met een helemaal identiek wob-verzoek telkens opnieuw een besluit genomen moet worden.

OpenArchivaris verzamelt op dit moment documenten naar aanleiding van wob-verzoeken en digitaliseert ze. In de loop van 2021 zullen dergelijke documenten ook doorzoekbaar worden.

Mocht je in bezit zijn van openbaar gemaakte documenten behorende bij een besluit op een wob verzoek, gelieve die dan te mailen aan info@openarchivaris.nl. De documenten worden gecontroleerd, verwerkt en gepubliceerd. De gegevens van de inzender worden niet gepubliceerd. Documenten kunnen als PDF of in de gangbare Micorsoft Office-formaten aangeleverd worden. Kwalitatief goede foto’s zijn ook mogelijk.