Hoe maak ik een Exact Online API koppeling?

Het maken van een API koppeling of meerdere API koppelingen tussen verschillende systemen waarbij ook Exact Online gekoppeld wordt kan op verschillende manieren:

  • REST API’s: de tabellen die beginnen met ExactOnlineREST zijn REST API’s.
  • XML API’s: de tabellen die beginnen met ExactOnlineXML zijn de XML API’s.

Zowel elke REST API als elke XML API is al vooraf gekoppeld als tabel. Hier is geen werk meer voor nodig binnen de API koppelingen.

Exact Online vormt de ene zijde van de API koppeling. Voor de andere zijde van de API koppeling kan gekozen worden uit ruim 70 platformen zoals verschillende Visma producten, maar ook Chargebee, ActiveCampaign, Teamleader, Yuki of AFAS. Ook voor al deze platformen geldt dat de API koppeling toegang heeft tot elke API: elke API is al vooraf gedefinieerd en meteen bruikbaar.

Voor veelvoorkomende combinaties met Exact zijn al scripts voor API koppelingen beschikbaar. In geval van twijfel is het advies om hieronder een reactie achter te laten.

Gegevens ophalen uit Exact

Het ophalen van gegevens uit Exact Online werkt meteen na het aanmelden op Exact met gebruikersnaam, wachtwoord en verificatiecode met bijvoorbeeld:

select *
from   ExactOnlineREST..Journals

of de gelijkwaardige XML API maar met andere en meer veldnamen:

select *
from   ExactOnlineXML..Journals

Deze werkwijze is op alle producten hetzelfde. Deze werkwijze met select is naast voor Exact Online ook voor de andere verschillende systemen hetzelfde.

Het uitwisselen van de gegevens met de koppeling tussen Exact Online en het andere platform kan met de insert, update en delete statements, maar is nog handiger met synchronize. Een voorbeeld van synchronize voor het koppelen van Exact Online en Visma.net Financials is te lezen in Synchronize Exact Online with Visma.net Financials.

XML laden in Exact

Voor het snel laden van grote aantallen transacties in Exact Online is de XML API aan te bevelen. Deze gebruikt heel weinig API calls voor grote volumes, zoals aangetoond in een onderzoek beschreven op Does Invantive SQL match the speed of Infinite Probability Drive?.

Het laden via de XML API is wat bewerkelijker en werkt via de tabel UploadXMLTopics. Een voorbeeld hiervan staat op Inlezen extra velden van Exact Online artikelen. Het koppelen kan voor tientallen soorten gegevens zoals facturen, orders, crm en productie.

Een goede test is om eerst met Get My Report via een upload module een Excel sheet met bijvoorbeeld 100.000 verkooporders te laden in Exact en te kijken of dit bevalt.

Transacties laden in Exact via REST API

Exact Online heeft een onhebbelijkheidje in de software. Het traditionele verschil tussen kop en regels bij transacties lijkt afwezig. Daarom moet bijvoorbeeld elke verkooporder minimaal een regel hebben. De XML API biedt altijd alle data in 1x aan. Voor de REST API vereist het laden van verkooporders, inkoop- en verkoopfacturen, bestellingen en boekstukken vereist daarom transactielogica. Een voorbeeld via de REST API is uitgewerkt in Create an Exact Online Sales Order with Details through REST Calls.

Meerdere Exact Online administraties

Standaard worden de gegevens van alle geselecteerde Exact Online administraties van het bedrijf onder elkaar gezet. Het veld Division (REST) of DIVISION_CODE bevat het unieke nummer van de administratie. Het concept van administraties (“Divisions”) wordt verder uitgelegd in de rechterkolom van het API diagram.

De gewenste Exact administraties van je boekhouding selecteer je afhankelijk van het product: