Invantive gebruiksvoorwaardes voor extern Exact Online systeem

Om bij een klant de link te leggen tussen Exact Online en Power BI had ik graag Invantive cloud gebruikt.
Echter vraag ik mij af of de klant dan zelf Invantive cloud nodig heeft of het voldoende is dat ik, als externe, de link leg. Of is het beter dat de klant ook Invantive cloud aanschaft zodoende zelf controle te hebben over de database?

Er zijn verschillende mogelijkheden om voor Exact Online rapporten te maken met Invantive Cloud:

  • standaardabonnement
  • (gratis) consultancy abonnement
  • white label of runtime abonnement
  • OEM abonnement

Zie ook dit topic over het Invantive Control for Excel abonnement, dat dezelfde voorwaarden kent (Invantive Control en Invantive Cloud zijn beiden deel van Invantive Office).

Standaardabonnement of consultancy abonnement

Met een standaardabonnement is het niet toegestaan om de software te gebruiken ten bate van de bedrijfsvoering van derden. De meest gekozen oplossing is om voor de klant het rapport te maken binnen zijn abonnement. Bij Exact Online kan dat ook een gratis abonnement zijn mits het voor Power BI is, maximaal 100.000 regels per dag, maximaal 5 administraties en een jaaromzet van minder dan 1 miljoen Euro over het geheel. Zie linkerkolom op Invantive Cloud abonnementsvormen.

Consultancy

Het kan ook met een (gratis) consultancy abonnement voor Invantive producten. De voorwaarden voor een consultancy abonnement in 2020 staan hier. De voornaamste eis is dat een consultancy abonnement niet gebruikt wordt voor productiedoeleinden. Wanneer is sprake van productiedoeleinden? Een (enigzins versimpelde) manier is om te kijken of iemand boos wordt als de software niet meer werkt.

Toelichting

Korte toelichting ter lering ende vermaak. Deze constructie is een standaardvoorwaarde bij software-abonnementen; anders zou elke softwareleverancier in het ultieme geval maar 1 grote klant hebben die namens alle anderen een dienst afneemt. De formele tekst hierover is te vinden in bijvoorbeeld artikel 2.5 van de Nederlandse voorwaarden van Invantive:

2.5 Abonnee mag de Programmatuur slechts gebruiken voor gegevensverwerking binnen haar eigen onderneming en binnen haar dochterondernemingen in de zin van artikel 2:24a van het Burgerlijk Wetboek. De Programmatuur mag ook gebruikt worden gezamenlijk met een derde indien deze derde samen met Abonnee in een samenwerkingsverband werkt aan project(en) en dan alleen voor de projecten waarvoor het samenwerkingsverband is aangegaan. Abonnee is verantwoordelijk dat een derde zich houdt aan deze Abonnementsovereenkomst alsof de derde een integraal onderdeel van Abonnee vormt.

De software mag dus wel gebruikt worden in onderliggende bedrijven. Dit is de reden dat men vaak software abonnementen en licenties op een holding onderbrengt, zodat het eenvoudig is om de software te verhuizen tussen bedrijven waar men eigenaar van is. Ook zorgt dit er voor dat de abonnementen en licenties kunnen voortbestaan na het faillissement van een dochterbedrijf.

Heel bijzondere uitzondering zijn accountants. Een accountant mag de software gebruiken t.b.v. de klanten waarvoor hij de jaarrekening tekent. Een medewerker van de accountant moet de software dan wel zelf bedienen.

White label of runtime

Een white label of runtime abonnement is een speciale abonnementsvorm die weinig voorkomt. De details worden contractueel overeengekomen. De hoofdlijnen: een partij neemt dan een licentie op de software van Invantive en verkoopt die onder eigen naam. Dat gaat normaliter over on-premise software die bij de eindgebruiker draait. In het geval van white label is dat net zoals bij pepernoten: er staan Albert Heijn op de zak, maar ze worden niet door Albert Heijn gemaakt. De uiteindelijke gebruiker mag de software bij white label ook bedienen. In het geval van runtime staat er ook iets anders op de zak, maar dan moet de bediening afgeschermd zijn: de eindgebruiker moet alle onderdelen van de Invantive software bedienen voor een user interface die door de runtime licentienemer wordt gemaakt en onderhouden. In beide gevallen levert de licentienemer ook de support aan gebruikers.

OEM

Met een OEM abonnement mag de licentienemer ook sublicenties verstrekken. Het lijkt op een runtime abonnement, met dien verstande dat de software niet bij de eindgebruiker draait, maar bijvoorbeeld op de Invantive cloud of hosted. Vaak wordt OEM gebruikt voor Invantive Data Replicator en/of Invantive Cloud. OEM overeenkomsten bestaan meestal uit een addendum bij de standaardvoorwaarden die verruimingen en extra eisen behelzen.

Het standaard OEM abonnement kost normaliter EUR 499 per 100 geraakte partities of deel daarvan. Hiermee kun je dus maximaal 100 klanten bedienen of 10 grote klanten met elk 10 partities (bijvoorbeeld 6 Exact Online administraties, 2 Loket, 2 Teamleader omgevingen).

Er is een ingroeimodel vanaf EUR 49 per maand, waarbij de licentienemer niet meer betaalt dan wat de eindklanten samen zouden betalen als ze een rechtstreeks abonnement bij Invantive nemen en dit bedrag wordt dan telkens vastgezet als minimum voor de volgende periodes totdat de EUR 499 bereikt is. Daarna geldt de reguliere OEM overeenkomst.

Ook bij OEM levert de licentienemer de support aan de gebruikers.

Ik zou OEM, white label of runtime pas adviseren als men in tenminste tien implementaties ervaring heeft over en weer qua techniek, bedrijfscultuur, etc en er voor strategische samenwerking gekozen is.

Oke bedankt. Ik concludeer hieruit dat de klant zelf een abonnement voor Invantive cloud moet aankopen. Kan ik dan gemakkelijk op hun abonnement de link leggen met Power BI?

Graag gedaan. Een eigen abonnement is in het begin meestal de handigste oplossing. Als jullie als consultant vaker implementeren dan kan een OEM handiger zijn.

De werking is identiek, dus binnen 1 minuut heb je Exact Online en Power BI gekoppeld.

Als consultant zijn er twee manieren om te koppelen (omschrijvingen zijn niet helemaal kloppend, maar geeft richting):

  • Als consultant (los) Power BI dashboard bouwen op Exact op eigen omgeving en dan uitleveren.
  • Als ingehuurde medewerker dashboard bouwen op hun omgeving.

Bouwen Exact Online Power BI dashboard via Consultancy abonnement

Bij de eerste optie maak je in een consultancy abonnement op Invantive Cloud de koppeling met Exact Online voor Power BI en bouwt op je eigen URL het Power BI rapport. De URL is dan bijvoorbeeld

https://bridge-online.cloud/mijn-bouw-omgeving/odata4

Je moet er dan wel voor zorgen dat je de URL’s makkelijk kunt omleggen. Een (Engelstalige) instructie hiervoor vind je als “Use Power BI parameters with Invantive Bridge Online”. Het beste is om altijd met Power BI parameters te werken hiervoor als een stukje basishygiene.

Je kunt ook het rapport in Power BI bouwen tegen een (zo representatief mogelijke) eigen Exact Online omgeving.

Als dashboard klaar is, dan maak je er een Power BI template van (Opslaan als) en die biedt je aan aan de eindgebruiker. Het gebruik van een Power BI template zorgt er voor dat er geen vertrouwelijke gegevens in het rapport komen.

Bouwen Power BI dashboard direct op Invantive Cloud van eindgebruiker

Bij de tweede optie zorg je er voor dat je een Invantive Cloud user hebt die gekoppeld is aan de omgeving van de eindgebruiker.

Het is handig om hiervoor een apart e-mailadres als aanmeldcode te gebruiken, bijvoorbeeld john@acme.com in plaats van john.doe@acme.com. Het e-mailadres waarmee je aanmeldt bepaalt namelijk in welke omgeving je terechtkomt.

Je kunt een e-mailadres als aanmeldcode wel laten wisselen tussen omgevingen, maar dat gaat via een ticket en heeft doorlooptijd. Er ligt wel een gewenste uitbreiding om gemakkelijker gebruikers tussen omgevingen te laten wisselen, net zoals bij Exact Online delegatie, maar die is nog niet ingepland. Dit onhandigheidje speelt vooral voor consultants.

Bouw het rapport met deze Invantive Cloud user en geef het rapport aan de eindgebruiker. De URL’s hoeven dan niet aangepast te worden.

Merk op dat je de OData4 URL van een virtuele database kunt aanpassen via het veld “Bridge Online URL segment” naar iets prettigs in het Database scherm. Je kunt dan overstappen van

https://bridge-online.cloud/vervelende-naam/odata

naar

https://bridge-online.cloud/mijn-prettige-database-naam/odata