Gebruikers met een gratis consultancy-abonnement van Invantive voor Invantive Cloud, Power BI en Exact Online sluiten vaak meerdere klanten aan. Hierbij spelen vaak dezelfde aandachtspunten. Dit topic dient er voor om een overzicht te geven van de punten die gedurende de implementatie of bij oplevering nagelopen kunnen worden of ze weloverwogen meegenomen of weggelaten zijn.
Keuzes Vooraf
De grootste kans op een geslaagd project is het vooraf maken van een aantal keuzes. Keuzerichtlijnen staan in:
Gebruik Power BI Templates
Power BI-templates (pbit)
Power BI maakt het mogelijk om een rapportage zonder de data vast te leggen. Zo kan eenvoudig een headstart gerealiseerd worden door een template in een volgend project opnieuw te gebruiken. Templates (*.pbit) kunnen centraal bewaard en teruggezocht worden. Ze kunnen zowel met Power BI Desktop als Power BI Service gebruikt worden. Meer informatie over pbit-templates staat in:
Database URL variabel maken
Het achterwege laten van de data is eenvoudig, maar het is ook nodig om de data-verbinding variabel te maken. Dat kan eenvoudig door een Power BI-parameter te gebruiken zoals P_INVANTIVE_URL om de OData-feed connector te configureren. Bij het eerste gebruik van het Power BI-template krijgt de gebruiker dan de vraag om zijn specifieke URL in te stellen. Het werken met Power BI-parameters voor templates en rapportages staat beschreven in:
Geen gateway gebruiken
Het gebruik van de Power BI-gateway is niet nodig. Invantive Cloud werkt zonder lokaal geïnstalleerde software. We adviseren met klem om PowerBI.com rechtstreeks te verbinden met Invantive Cloud uit beveiligings-, kosten- en performance-redenen. Meer achtergrond is te lezen in:
Gebruikersbeheer
Dienstenaccount
Om storingen te voorkomen als medewerkers uit dienst gaan of een andere functie gaan vervullen, is het verstandig om het herhalend verversen van de Power BI-rapportages te draaien onder een dienstenaccount (“service account”). Een dienstenaccount is (vanuit beveiligingsoverwegingen) beperkt qua rechten en kan ook weinig interactieve functies bedienen. Het aanmaken van een dienstenaccount staat verder uitgelegd in:
Delegatie
Het is handig om zodra de klant het rapport wil gaan gebruiken om een abonnement te registreren. Echter, door de in 2021 geïntroduceerde beperkingen van Exact Online is het bewerkelijk om in meerdere omgevingen dezelfde database te benaderen. Registreer daarom onder het klantabonnement de Exact Online-database en benader die database door via delegatie te wisselen naar de klantomgeving zoals beschreven in:
Betrouwbaarheid
Power BI Premium per User Licentie (PPU)
Voor complexere omgeving met veel data is het aan te raden dat de klant voor een betrouwbare update gedurende de nacht vanuit Power BI Service werkt met een Power BI Premium per User abonnement.
Time-out
Invantive Cloud gebruikt geen gateway omdat het volledig via de standaard OData-connector loopt. De standaardinstelling van OData voor time-outs is maar 10 minuten. Voor grote omgevingen met miljoenen boekingen is dat vaak te kort om alle data te ontvangen. Loop daarom alle queries na in de Advanced Editor en zorg er voor dat tussen de blokhaken bij de OData-feed de time-out en andere instellingen toegevoegd zijn zoals beschreven in Vermijd time-out fout bij Power BI OData download.
Probleemanalyse
Power BI en Power Query hebben de neiging om meldingen “op te eten” en te vervangen door betekenisloze teksten. Gebruik Invantive Bridge Online Monitoring om de werkelijke meldingen te vinden:
Performance
Voor optimale prestaties is het verstandig om bijvoorbeeld filterstappen zo dicht mogelijk tegen het laden van de data aan te zetten; hierdoor blijft query-folding mogelijk. Een overzicht van prestatietips voor Power BI is te vinden in:
Het gebruik van de gedeelde capaciteit is gebaseerd op Fair Use. Meer informatie hierover is te vinden in:
Real-time downloads
De basis van Invantive Cloud is real-time toegang tot de data. Dat is niet altijd handig en nodig voor grote volumes, maar bijvoorbeeld voor Power Automate weer wel handig. De cachelevensduur kan afwijkend ingesteld worden van de standaard 16 uur zoals beschreven in:
Exact Online
Specifiek voor Exact Online raden we het gebruik aan van de zogenaamde “incrementele” tabellen. Deze zijn tot 1.000x sneller. Meer informatie hierover is te vinden in:
Ook raden we voor accountants op Exact Online aan om initieel met kleinere aantallen administraties te beginnen, bijvoorbeeld 5 of 10, zoals beschreven in:
Veelgebruikte tabellen
Een overzicht is beschikbaar voor een aantal connectors qua meestgebruikte tabellen. Dit helpt bij het vinden van de juiste tabel. Deze overzichten zijn te vinden op:
Accountancy en Klantspecifieke Rapportages
Client ID per klant
Voor accountancygebruik worden voor intern gebruik meerdere eindklanten verwerkt. Echter, bij het bedienen van meerdere losse eindklanten met klantspecifieke dashboards en rapportages vanuit één Invantive Cloud-omgeving (stem dit altijd af met de security officer voor het toepasselijke beveiligingsbeleid) is het verstandig om per eindklant een aparte database te maken in Invantive Cloud zoals beschreven in:
Voorkom itgenscr590-melding over enkelvoudige authenticatie identifier
Bij het registreren van twee of meer databases met dezelfde Exact Online gebruiker met de standaard Invantive Cloud-app of een eigen client ID, zal een foutmelding optreden:
itgenscr590
Er kan maximaal één datacontainer zijn in alle databases in alle organisaties met de enkelvoudige authenticatie identifier ‘…#…’.
Dit wordt voorkomen door het advies uit het vorige punt op te volgen om een eigen client ID te registreren voor elke database.
Het repareren van een dergelijke itgenscr590 na registratie van meerdere dezelfde databases, mogelijkerwijs verspreid over meerdere organisaties, vereist enige aandacht. Meer achtergrond en tips zijn te vinden in: