Raadsinformatie deel je, maar niet dankzij iBabs

Samenvatting

Openbaar betekent nog niet publiekelijk gemaakt. Het raadsinformatiesysteem iBabs maakt het vinden en toegankelijk maken van raadsstukken en de behandeling daarvan vrijwel onmogelijk. Op deze wijze wordt het democratische proces gehinderd.

Reacties

Ik was verbaasd dat op de eerste versie van dit artikel zowel vanuit raadsfracties, griffies, leveranciers en burgers veel reacties kwamen waaruit een grote mate van betrokkenheid bleek. Blijkbaar raakt het betrekken en informeren van inwoners veel mensen en is dit artikel ondanks het hoge technische gehalte maatschappelijk relevant. Een aantal leveranciers van raadsinformatiesystemen hebben ook hun reactie gegeven, die ik hieronder samenvat.

iBabs

iBabs biedt sinds zomer 2019 het via Google vindbaar maken voor gemeentes als standaardfeature zonder meerkosten. Dit is momenteel ingeschakeld bij de gemeente Utrecht; je kunt bijvoorbeeld zoeken in de gemeente Utrecht via https://cse.google.com/cse?cx=006358463309888111131:spnr4wopt1o [zoekterm zoals “kinderrechtenstad” invoeren en op knop drukken, kan uiteraard ook via normale Google].

Vanuit meerdere zijden heb ik begrepen dat in ieder geval de gemeente Harderwijk gaat bespreken of het vindbaar maken op Google mogelijk gemaakt wordt. Mocht dat net zo gemakkelijk gaan als verwacht, dan zal ik het artikel bijwerken.

Gebruikt uw eigen gemeente iBabs en heeft uw eigen gemeente het vindbaar maken via Google nog niet mogelijk gemaakt? U kunt raadsfracties of de griffie benaderen met verzoek om het vindbaar maken te laten inschakelen. U kunt dan ook gemakkelijk Google Alerts toevoegen voor onderwerpen die u boeien.

GO (GemeenteOplossingen)

GO biedt zonder verdere inspanning al ondersteuning voor crawlers van Google en andere zoekmachines:

GO en haar klanten hebben het vinden van openbare informatie hoog in het vaandel staan.

Er zijn een aantal aspecten van belang bij een zoektocht naar de gewenste informatie. Een deel ligt bij leveranciers van raadsinformatiesystemen zoals als GO is. De informatie dient gemakkelijk beschikbaar te zijn voor zoekmachines. Daarnaast dienen gemeenten informatie op de juiste manier in het systeem te plaatsen met goede omschrijvingen. Zo worden de zoekmogelijkheden maximaal benut. GO bied bijvoorbeeld uitgebreide mogelijkheden om informatie te metadateren via bijvoorbeeld thema’s.

Via de thema’s wordt informatie toegankelijker. Om de juiste informatie te vinden is er geen noodzaak exacte documentnamen te kennen en inwoners kunnen zich zelfs abonneren op specifieke thema’s en / of organen. Zo worden ze automatisch op de hoogte gehouden van ontwikkelingen betreffende het thema en /of orgaan.

Onderdeel van GO. raadsinformatie is GO. search. Deze zoekmachine is geïntegreerd in het RIS en biedt uitgebreide zoek- en filtermogelijkheden. Voordelen van GO. search zijn onder andere dat het kan worden geconfigureerd volgens de wensen van de gemeente en dat stukken worden meegenomen in de zoekresultaten onmiddellijk na plaatsing op het RIS.

Openbare informatie komt, zonder verdere inspanning, beschikbaar via zoeken met Google en andere zoekmachines; Google werkt met crawlers, zodra deze langs de site van de gemeenteraad is geweest zijn de openbare stukken vindbaar via Google.

Stukken zijn dus vindbaar via de interne zoekmachine op het RIS en via Google en andere zoekmachines.

Naast de uitgebreide zoekmogelijkheden participeert GO sinds de start in het Open Data initiatief om informatie op brede wijze te delen en ter beschikking te stellen. Een groot deel van onze klanten maakt gebruik van de Open Data API. Daarmee bieden deze klanten hun openbare informatie aan voor hergebruik door derden.

GO biedt de mogelijkheid tot automatische transcriptie van vergaderingen. De vergadering wordt daarbij, na afloop van de vergadering, volledig geautomatiseerd ondertiteld met een hoge accuratesse.

Desgewenst kan de ondertiteling handmatig worden geredigeerd. De gemeente kan dit zelf doen of laten doen door GO.

Notubiz, Parlaeus en GreenValley

Van deze partijen is nog geen reactie ontvangen.

Bestuursorganen

Zoals beschreven in een andere post hecht ik veel waarde aan transparantie door de staat zodat we de huidige vorm kunnen vasthouden en niet vervallen in Trumpiaanse toestanden. Transparantie is belegd bij bestuursorganen op de verschillende niveau’s en er zijn nogal wat bestuursorganen. Een redelijk correct overzicht is verzameld door Open State Foundation. De mate van transparantie tussen de bestuursorganen wisselt nogal. Soms is de core business van een bestuursorgaan zo on-sexy dat niemand wil weten wat men doet totdat het een keer goed fout gaat, soms staat men momenteel volop in de spotlight.

Een deel van de bestuursorganen heeft een bestuur of controlerende structuur die direct of indirect gekozen wordt, zoals de gemeentes, waterschappen en provincies. Anderen, bijvoorbeeld gemeenschappelijke regelingen zoals “Samenwerkingsverband Noord-Veluwe”, hebben geen gekozen structuur, maar werken in opdracht van weer een ander orgaan zoals een reeks van gemeentes. Zij staan dus meer op afstand van de burger en het democratisch controleproces.

De bestuursorganen met een gekozen bestuur of controleorgaan vergaderen vaak in het openbaar. De stukken die hierbij behandeld worden en de besluiten zijn in het algemeen geclassificeerd als “openbaar”.

Fit door telkens door dezelfde hoepels te springen

Echter, het woord “openbaar” wordt op verschillende manieren ingevuld. Een openbare classificatie betekent nog niet “publiekelijk gemaakt”. In een ideale wereld betekent “openbaar” ook vlot vindbaar en toegankelijk voor de belanghebbenden zonder afhankelijk te zijn van medewerkers van het bestuursorgaan. Echter, door verschillende mechanismen wordt de vindbaarheid en toegankelijkheid onnodig beperkt vergeleken met het gedrag dat een bedrijf zou vertonen die de informatie wil verspreiden (bijvoorbeeld een reclamefolder):

  • Ter inzage legging: registers met nevenfuncties en andere stukken worden niet online gepubliceerd, maar zijn alleen in te zien gedurende openingsuren op de locatie van het bestuursorgaan. Dit vereist reistijd, reiskosten en verlenging van de duur om aan de informatie te komen. Dit geldt extra als het gaat om informatie die bij meerdere organen opgevraagd moet worden om bijvoorbeeld verbanden te leggen.

  • Opvragen: openbare stukken zoals het integriteitsbeleid of het Bibob-beleid worden niet actief online gepubliceerd, maar moeten met een informatieverzoek opgevraagd worden. Het is niet ongebruikelijk dat het weken of zelfs maanden duurt totdat de openbare stukken beschikbaar komen voor de aanvrager.

  • Openbaar maken: als openbaar te classificeren stukken worden voorbehouden aan bestuurders en raadsleden omdat men niet bij ieder stuk overweegt het actief openbaar beschikbaar te maken. Sommige groepen documenten worden wel actief openbaar gemaakt, maar voor concrete stukken moet men eerst voor bellen als men het bestaan er van al kent doordat er momenteel geen registers bijgehouden worden van beschikbare stukken.

In alle drie de gevallen geldt dat elke aanvrager opnieuw door dezelfde hoepels moet gaan bij gebrek aan automatisch vindbaar en publiek houden van de openbare stukken, zodat de maatschappelijke kosten maximaal zijn zowel voor de bestuursorganen als voor de burgers. Zeker bij een gemeenschappelijke regeling kan het nodig zijn om dezelfde oefening bij meerdere gemeentes te herhalen totdat je de nodige informatie hebt.

Dit staat uiteraard los van beroepen op de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) met de taalkundige verrijking “Wobstructie” omdat praktisch zelden de juiste informatie tijdig geleverd wordt.

iBabs a.k.a. “wel openbaar, niet vindbaar of toegankelijk”

De drie genoemde voorbeelden van hoe openbare informatie niet publiekelijk gemaakt kan ik nog volgen. Mijn verbazing was echter groot toen ik leerde hoe bijvoorbeeld het online informatiesysteem iBabs voor raadsvergaderingen standaard zo geconfigureerd wordt dat openbare stukken over het gevoerde beleid door een gemeente niet vindbaar zijn en ook niet toegankelijk. Ik voelde me als Arthur Dent in The Hitchhiker’s Guide to the Galaxy die in deel 1 te horen krijgt dat intergalactische ambtenaren na het jaren ter inzage leggen van de plannen ruimtelijke ordening in een kelder ver weg nu eindelijk de aarde gaan vernietigen om plek te maken voor een mooie intergalactische snelweg.

Die kelder ver weg uit The Hitchhiker’s Guide? Die kennen we ook op aarde en heet dan “iBabs”.

Wat is het probleem?

iBabs zal ongetwijfeld ooit bedacht zal als systeem voor vertrouwelijke vergaderingen zoals de RvC van een bedrijf of intern sparren over het beleid door ambtenaren en bestuurders. Maar voor het toezicht op het gevoerde beleid door raadsleden, journalisten en Nederlandse kiezers is maximale transparantie gewenst.

Eigenlijk zijn er twee problemen met de manier waarop iBabs gebruikt wordt:

  • Onvindbare documenten: de als openbaar gekenmerkte stukken (voornamelijk PDF’s) zijn alleen via de iBabs website op te vragen, waarbij je door de door iBabs bedachte user interface hoepels heen moet springen en deze actie per gemeente moet herhalen. Soms zijn ze daarnaast op te vragen via een beperkte zoekfunctie op de website van de individuele gemeente.

  • Onvindbare en ontoegankelijk behandeling: de behandeling van de stukken in een vergadering wordt overwegend als video geregistreerd en op basis van jurisprudentie zijn transcripties meestal niet meer aanwezig. Je moet dus individueel alle video’s bekijken om de behandeling van de onderwerpen die je interesseren terug te vinden.

Onvindbare documenten

Voor casus 1 is het voor een bedrijf ondenkbaar dat men de reclamefolders aanbiedt door ze goed te verstoppen. Dan kun je net zo goed de folders weggooien; je krijgt er geen cent extra omzet door terwijl het klauwen vol geld en bomen kost.
Toch is dit wat de meeste gemeentes realiseren door het gebruik van iBabs voor raadsvergaderingen. Een mooie test is om te zoeken op de zoekterm “Harmonisatie arbeidsvoorwaarden EHZ-Meerinzcht Wat gaan wij ervoor” in Google, zoals getoond in plaatje. Dit is een zoekterm die rechtstreeks hoort te leiden naar de kadernota Meerinzicht 2020-2023 van de gemeente Harderwijk. Dit stuk is echter alleen te vinden op een zelfgemaakte replica van iBabs op een site die ik zelf neergezet heb:

Je kunt met goede wil dit stuk ook terugvinden in iBabs als volgt als je weet dat je in de gemeente Harderwijk moet zoeken:

Merk op dat je maar liefst 3.662 zoekresultaten uit de pakweg 10 a 20 duizend geïndexeerde documenten krijgt doordat de ranking en opname in zoekresultaten door iBabs ronduit beroerd is, terwijl Google het weet te beperken tot twee documenten uit dezelfde hoeveelheid documenten, maar dan geïndexeerd met de blijkbare slimmere engine van Google. Voor raadsleden is dit op enig moment gesneden koek, maar de meeste inwoners zullen niet eens weten welk “merk” raadsinformatiesysteem de gemeente gebruikt, laat staan dat ze het willen weten.

Zoeken via de gemeentelijke website levert 1274 hits op; hier zal de kadernota ongetwijfeld tussen staan maar de sortering is wat onhandig:

Gemeente-overstijgend zoeken en op hoogte blijven

Een bijkomend voordeel van Google en andere zoekmachines is het eenvoudig mogelijk is om zogenaamde “alerts” te definieren. Geef op bijvoorbeeld https://www.google.com/alerts een zoekterm op die je interesseert, zoals je straat- en plaatsnaam. Google mailt je dan dagelijks relevant nieuws met alle nieuwe hits op die zoektermen. Eventueel kun je hier ook meer geavanceerde zoekoperaties gebruiken zoals “site:WEBSITE”.

Dergelijke mogelijkheden kennen gemeentelijke websites vaak niet of ze zijn minder krachtig of wijken af van de zoektermen die Google, Yahoo, BING en anderen gebruiken.

Andere Aanbieders

Deze problematiek speelt niet alleen bij iBabs. Ook bijvoorbeeld Notubiz heeft hier last van. Een mooie test is om te zoeken op de zoekterm “recente ontwikkelingen omtrent afstand fruitboomgaard <-> woonomgeving” in Google, zoals getoond in het plaatje:

Onvindbare en ontoegankelijke behandeling

De behandeling door een commissie of raad van stukken wordt tegenwoordig vastgelegd op video. Voordeel is dat je dan ook precies de context van specifieke momenten achteraf kunt vaststellen: wie stond waar en zei wat op welke wijze. Een voorbeeld is te vinden in deze video vergadering.

In een recent voorval werd ik door buurtgenoten geattendeerd op de inhoud van een uitzending die ze maanden daarvoor gezien hadden van een bepaalde vergadering. Ik wist dus al ongeveer welke periode, welk gremium en welke strekking. Zelfs toen lukte het niet ondanks de nodige uren bladeren door video-uitzendingen om de behandeling van het onderwerp te achterhalen. Uiteindelijk wist een welwillend raadslid van Harderwijk Anders met een excellent geheugen me te attenderen welke vergadering het betrof. Superhandig, maar afhankelijk van het netwerk dat je hebt en dus niet eerlijk voor degenen die zwakker staan.

Hoe kan iBabs zich verbeteren?

Zeuren over de wijze waarop de raadsinformatie door iBabs naar de burgers gebracht wordt is gemakkelijk. Maar hoe verder?

Onvindbare Documenten

Het probleem van de onvindbare documenten kan eenvoudig opgelost worden tegen lage kosten. Echt laaghangend fruit.

iBabs maakt momenteel bij iedere site kenbaar dat de informatie voor spiders van Google, Yahoo etc. overgeslagen dient te worden. Ook is de site dusdanig gestructureerd dat het lastig is voor een spider om alle documenten te vinden. De site is dus niet goed indexeerbaar, bijvoorbeeld doordat Javascript gebruikt wordt om achteraf links toe te voegen aan lijsten.

Het zou echter slechts enkele dagen duren voor raadsinformatie om beschikbaar te komen als iBabs voor Google, Yahoo, etc. een zogenaamde sitemap met daarin de lijst van openbare stukken zou aanbieden.

Een eventuele tegenwerping zou kunnen zijn dat iBabs hiervoor extra rekenkracht beschikbaar moet stellen. Dat zou een drogredenering zijn; door een juiste vulling van de sitemap kun je Google vertellen welke stukken veranderd zijn en dit kost vrijwel 0 extra rekenkracht.

Een andere tegenwerping zou kunnen zijn dat iBabs hierdoor mogelijkerwijs vertrouwelijke stukken zou lekken door gebruikersfouten bij het instellen van de beveiliging. Dat is een drogredenering; security by obscurity is achterhaald als principe voor openbare stukken. Beter is een adequate invulling van het informatiebeveiligingsbeleid.

Onvindbare en Ontoegankelijke Besprekingen

Het probleem met onvindbare en ontoegankelijke besprekingen kan verbeterd worden tegen significant hogere kosten aan arbeid door weer handmatig een transcriptie te maken en uit te werken. Het automatisch maken van transcripties in het Nederlands is geautomatiseerd mogelijk, maar hiervoor is technologie nodig.

Notubiz is naar verluidt wel al bezig met automatische transcriptie.

GO biedt naar verluidt al een automatische transcriptie die eventueel handmatig bijgewerkt kan worden.

VNG en Open State Foundation

VNG en de Open State Foundation faciliteren het beter vindbaar zijn met een webschil over alle raadsinformatiesystemen heen. Deze schil biedt geen Google-indexatie maar wel een betere indexatie op basis van Elasticsearch vanuit de web user-interface.

Helaas zijn momenteel nog pas pakweg 100 gemeentes en provincies hierin opgenomen. Men wil dit aantal graag verhogen in de loop van dit jaar.

Persoonlijk vind ik echter dat dit een pleister is over een structureel gebrek; bestuursorganen hebben in hun inkoopproces voor raadsinformatiesystemen blijkbaar onvoldoende eisen opgenomen voor transparantie en het juist en tijdig informeren van burgers.