‘‘Zo, en nu eerst eens kijken hoe snel hij kan!’’ waren de legendarische woorden van een collega nadat zijn nieuwe Toyota Auris was afgeleverd door de leasemaatschappij. Jaarlijks staan er enkele duizenden mensen in Nederland, net als mijn collega, vol spanning te wachten op hun nieuwe Toyota.
Maar hoe is het bedrijf dat voor 1966 in Europa nog geen auto verkocht had, in een relatief korte tijd uitgegroeid tot de marktleider? Naar mijn mening niet alleen door een goed lange termijn beleid, maar ook door het continu controleren en streven naar verbetering van zelfs het kleinste detail. Dit streven naar perfectie heeft tot op heden al tot veel procesverbeteringen geleid die door Toyota geïntroduceerd zijn waaronder het Kanban-systeem en de ‘QR code’.
Een QR code is een klein vierkantje met witte en zwarte blokjes. Deze kleine vierkantjes kom je tegenwoordig overal tegen, van krantenartikelen tot groot bouwmateriaal. Maar wat is het en hoe werkt het precies? En belangrijker, hoe kan ik QR codes gebruiken om mijn bedrijf sneller en efficiënter te laten werken?
Hoe werkt die grote berg kleine blokjes in een QR code nu eigenlijk?
De meeste mensen die naar een QR code kijken zullen hetzelfde denken als mij als wanneer ik naar moderne kunst kijk: ‘hoe hard ik ook mijn best ook doe, dit zal ik nooit begrijpen’. Terwijl een QR code in eigenlijk niet veel meer is dan de streepjescode die op alle producten in de winkel terug te vinden is. Een QR code wordt gelezen door een scanner, net zoals een streepjescode op een product. De scanner geeft de gelezen gegevens door aan een computer. De computer zet de gegevens om in iets wat jij en ik ook kunnen lezen.
Een QR code heeft onder andere de volgende elementen:
- grote vierkante blokken, als referentiepunt voor de scanner;
- versie en het gebruikte formaat waar de gegevens in vastgelegd zijn;
- een wirwar aan blokjes, dit is de daadwerkelijke informatie.
Deze wirwar kan maximaal 4.296 alfanumerieke tekens bevatten (ongeveer twee bladzijdes met tekst). Wat in de praktijk betekent dat je na een druk op de knop alle gegevens hebt over een bepaald product of artikel die jij je maar kunt wensen. Zelfs als een QR code beschadigd is, blijft deze door een ingebouwd reparatie systeem nog leesbaar.
Oké, maar wat heb ik aan een QR code voor mijn bedrijf?
‘Natuurlijk, het is leuk dat het allemaal kan, maar wat heb ik hier eigenlijk aan?’ hoor ik je denken. De QR code kan op veel verschillende vlakken iets betekenen voor een bedrijf.
In de eerste plaats is de QR code zakelijk te gebruiken, waar hij voor gemaakt is: het controleren van de processen. Een QR code geeft een veelvoud van de informatie in vergelijking met een streepjescode zonder dat de scantijd langer wordt. Als je een QR code op een document of product toevoegt kun je de gegevens altijd real-time opvragen als je hier een goed systeem aan koppelt. Zo weet je op elk moment van de dag waar een object zich bevindt, bij welk project het hoort, welke werknemer er toezicht op heeft, naar welke klant het moet en ga zo maar door.
Hiernaast is de QR code een uitstekende aanvulling op het arsenaal van elke marketeer gebleken. Niet lang na de ontwikkeling van deze code vond je de QR code overal terug in Japan op reclamemateriaal, van bushokjes tot advertenties in tijdschriften. Via de QR code kan een consument met zijn telefoon een relevante website openen met daarin extra informatie. Door het toevoegen van QR codes wordt het reclamebudget dus efficiënter besteedt. Niet alleen wordt de consument geconfronteerd met de reclame-uiting, maar met één druk op de knop kan de consument meteen door naar meer relevante informatie, bijvoorbeeld op een website. De tijd tussen het opwekken van interesse en het overgaan tot actie wordt dus verkort tot enkele seconden en de consument hoeft er bijna geen moeite meer voor te doen. Een hogere conversieratio van geïnteresseerde tot koper is het gevolg.
Wat is mijn ervaring met QR codes?
Ik heb gemerkt dat ik mijzelf uiteindelijk een hoop werk bespaar door QR codes te gebruiken voor het digitale projectendossier. Aan alle nieuwe documenten binnen Invantive voeg ik een sticker toe met daarop een QR code: facturen, contracten, offertes, pakbonnen en tekeningen. Vervolgens scan ik de documenten in; zie bijvoorbeeld deze voorbeeld scan van een factuur. Ons procesbewakingssysteem Invantive Vision koppelt de documenten dan automatisch aan de daarbij behorende processen en projecten. Het papieren exemplaar verdwijnt in de kast.
De verkoopafdeling gebruikt QR codes om snel de bezoeker op beurzen via hun badge te registreren en achteraf nogmaals persoonlijk te kunnen benaderen.
Jouw ervaring?
Natuurlijk ben ik niet de enige met ervaringen of ideeën op het gebied van het gebruik van QR codes. Ik ben erg benieuwd naar jullie ervaring met het gebruik van QR codes en hoe je bedrijf sneller is geworden door QR codes. Ik lees graag deze ervaringen hieronder in het commentaar terug.