Vrijgegeven budget en het totale budget van een project
Vaak maak je binnen een project onderscheid tussen het totale beschikbare budget en het budget dat gebruikt mag worden; het zogenaamde “vrijgegeven budget”.
Binnen vastgoedontwikkeling kan het ontwikkelpotentieel van een project bijvoorbeeld ruim 50 miljoen Euro zijn, terwijl je op dit moment binnen de voorstudies hoogstens 125.000 Euro wilt uitgeven voor het planontwerp, manuren en marketing. In dit geval is het projectbudget 50 miljoen Euro voor de kosten, maar is er 125.000 Euro beschikbaar.
Voor onderhoudsprojecten of software-ontwikkelingsprojecten kan er een contractuele afspraak zijn om gedurende tien jaar onderhoud te verlenen voor een gebudgetteerd bedrag van 100.000 Euro, maar dit bedrag mag niet meteen het eerste jaar volledig uitgegeven worden aan het onderhoud. In plaats daarvan is voor het onderhoud het eerste jaar maximaal bijvoorbeeld 15.000 Euro beschikbaar.
Hoe zorg je er voor dat je budget deels kunt vrijgeven binnen Invantive Estate en Invantive Vision, terwijl je het gehele projectbudget ook in beeld hebt?
Contractbudgetten om budget te blokkeren en vrij te geven binnen een project
Er zijn meerdere mogelijkheden om dit te realiseren, maar de meest gebruikte methode is het gebruik van contractbudgetten. Meer informatie over contractbudgetten is ook te vinden in de documentatie over contractbudgetten in de web gebruikersinterface. Uiteraard kun je contractbudgetten ook bijhouden vanuit Microsoft Outlook. Het instellen van de contractbudgetten gaat als volgt:
Maak voor ieder afzonderlijk vrij te geven budget per kostensoort een geblokkeerd contractbudget aan. In onderstaand voorbeeld zie je hoe je dit voor een eenvoudig project doet met maar één kostensoort aan de kostenkant:
- Totale onderhoudsbudget op kostensoort 2000: EUR 100.000
- Voorzien voor 2010: EUR 15.000
- Voorzien voor 2011: EUR 10.000
- Voorzien voor 2012: EUR 5.000
- Voorzien voor 2013 tot/met 2019: EUR 10.000
Als totaal budget voor de kostensoort 2000 geef je dan EUR 100.000 op.
Bovendien maak je in eerste instantie negen contractbudgetten aan:
- BLOK2011: EUR 10.000
- BLOK2012: EUR 5.000
- BLOK2013: EUR 10.000
- BLOK2014: EUR 10.000
- BLOK2015: EUR 10.000
- BLOK2016: EUR 10.000
- BLOK2017: EUR 10.000
- BLOK2018: EUR 10.000
- BLOK2019: EUR 10.000
Hierdoor is er bij projectstart nog maar EUR 15.000 beschikbaar voor de daadwerkelijke kosten. De prognose van het project zal in het rood schieten zodra de daadwerkelijke kosten de EUR 15.000 overschrijden met bijvoorbeeld EUR 1.000. In overleg met de controller kan eventueel een deel van een geblokkeerd contractbudget vrijgegeven worden. In dit geval door bijvoorbeeld de reservering voor 2013 te verlagen van EUR 10.000 naar EUR 5.000. Hierdoor zal de project prognose weer positief worden.
PPS projecten en budgetbeheersing
Vooral bij langdurige projecten (zoals PPS projecten) kan het bijhouden van contractbudgetten arbeidsintensief zijn. Je kunt ook overwegen om in bovenstaand voorbeeld de contractbudgetten BLOK2013…BLOK2019 te vervangen door het volgende contractbudget:
- BLOK2013ev: EUR 70.000