Ken je grenzen
“In der Beschränkung zeigt sich der Meister”, is een essentieel onderdeel van de Invantive cultuur. Invantive kiest er bewust voor om niet alle processen van een projectontwikkelaar te automatiseren. Wij automatiseren alleen hetgeen dat wij beheersen en waarmee we onze relaties wereldwijd blij kunnen maken. Dat is veel. Maar de volgende gebieden beheersen we onvoldoende om er fantastische software voor te maken:
- grootboek,
- debiteuren en crediteuren,
- vaste active, en
- salarisadministratie.
Het is veel werk om deze boekhoudingprocessen wereldwijd in al zijn lokale varianten te ondersteunen. Dat niet alleen, er zijn talrijke bedrijven die automatisering van boekhouding beter beheersen dan Invantive en dit al jaren succesvol doen.
In plaats van zelf het wiel opnieuw uit te vinden, zorgt Invantive ervoor dat haar software voor vastgoedontwikkeling gemakkelijk en goed integreert met gangbare boekhoudpakketten, zoals KING, Unit 4 Multivers, Exact Online en Exact Globe. Exact Globe ondersteunen we zelfs al sinds 2004!
Hierdoor kunnen wij ons concentreren op unieke eigenschappen van Invantive Estate, zoals:
- Integraal beeld over alle projecten vanuit Microsoft Outlook maar ook vanuit een browser. In alle juridische entiteiten, of dat nu dochterbedrijven of combinaties zijn.
- Consolidatie van de prognose einde werk vanaf het niveau van een contract via projecten, plangebieden tot over alle juridische entiteiten heen.
- Kasstroom- en omzetprognoses over meerdere jaren.
- Tijdreizen dankzij het geïntegreerd real-time datawarehouse.
Open standaarden voor integratie van de boekhoudingen met projecten
De integratie van de boekhoudingen met Invantive Estate is gebaseerd op open standaarden. We gebruiken hiervoor open standaarden zoals SQL, webservices en Unicode.
Hoe werkt dat? Financiële gegevens worden uitgewisseld tussen bijvoorbeeld Exact Globe en Invantive Estate. Een projectontwikkelaar werkt vaak met meerdere juridische entiteiten, soms zelfs meerdere per vastgoedontwikkeling. Een projectontwikkelaar heeft dus vaak veel boekhoudingen. Invantive Estate haalt uit de boekhoudingen de realisatiecijfers op die betrekking hebben tot projecten: inkoop- en verkoopfacturen en memoriaalboekingen. Bij de memoriaalboekingen zullen - afhankelijk van de grondslag voor de verslaglegging - verschillende soorten resultaatnemingen naar voren komen. Al deze financiële gegevens worden als realisatie cijfers zichtbaar binnen Invantive Estate. Hiervoor moet elke betrokken boeking voorzien zijn van een aantal kenmerken:
- project;
- kostensoort;
- eventueel contract.
De kostensoort is een essentieel element. Deze maakt projecten onderling vergelijkbaar; ook over bedrijven heen.[G1] Het is daarom noodzakelijk dat de gebruikte kostensoorten over alle project entiteiten heen tot een eenduidige kostensoorten-structuur te herleiden is. Het maakt echter niet uit als een deel van de boekhoudingen in een ander pakket verwerkt wordt, bijvoorbeeld in KING of Exact Online in plaats van Exact Globe.
Binnen Invantive Estate kun je de realisatiecijfers completeren met de verplichtingen, prognoses en forecasts, verkopen van vastgoed en contractbudgetten. Op basis van de mix van harde en zachte cijfers wordt de prognose einde werk bepaald, samen met de kasstroom- en omzetprognoses.
Zojuist heb ik beschreven hoe realisatiecijfers vanuit de boekhouding in Invantive Estate terechtkomen. Andersom kun je realisatiecijfers aanbieden vanuit Invantive Estate aan de boekhoudingen zoals: concept facturen maar ook winstnemingen en verbijzonderingen van de cijfers. Een goed voorbeeld is de winstneming op de verkoop van woningen. Onder IFRS kan de maandelijkse bepaling van de winstneming een arbeidsintensief en gevoelig proces zijn. Vanuit Invantive Estate kun je echter gemakkelijk de voortgang van het werk en bijvoorbeeld de leveringen van woningen identificeren. Op basis van de actuele prognose einde werk, de voortgang van het werk en de winstnemingen tot en met de vorige periode kun je snel en gedetailleerd de winstneming bijstellen.
Invantive Estate en de boekhoudingen samen: inzicht voor de vastgoedontwikkelaar
Door gegevens uit verschillende boekhoudingen te combineren met gegevens over projecten die handmatig ingevoerd worden in Invantive Estate of uit andere systemen worden opgehaald, krijg je als vastgoedontwikkelaar een geweldig inzicht in de status van je projecten. Niet de status van weken geleden, maar de status van vandaag. Zonder extra overhead, zonder het huidige boekhoudpakket te vervangen.