Invantive Control for excel versie 20.0.107-PROD+1291 *32
We maken gebruik van meerdere Excelbestanden die gekoppeld moeten worden aan verschillende Exact Online administraties.
Bijvoorbeeld:
Voor het creëren van overzicht met specifieke BTW inzichten, hebben we een Excel bestand nodig dat gekoppeld moet worden aan een 18-tal administraties.
Voor een groep willen we een intercompany matrix kunnen opvragen waarin 3 administraties gekoppeld zijn.
Met de menu optie Invantive Controle en vervolgens de button voor het selecteren van administraties kiezen we de administraties die we nodig hebben. Voor het eerste voorbeeld betekent dit dat we 18 administraties hebben geselecteerd. Na het sluiten van dit bestand en ook Excel openen we van het bestand van het 2e voorbeeld. In dit intercompany bestand zijn dan alle administraties geselecteerd die gekoppeld waren aan het eerste bestand.
Dat betekent dat eerst alle verbindingen ongedaan gemaakt moeten worden (wat het snelst gaat door te kiezen voor de optie standaardadministratie aangezien er dan nog maar 1 administratie gekoppeld is). Vervolgens moeten 1-voor-1 alle administratie weer geselecteerd worden, waarbij het me niet lukt om de alle administratie in 1x te selecteren, maar dat voor iedere administratie selectie de menustappen doorlopen moeten worden.
Is het mogelijk om aan een specifiek Excel-bestand vaste administraties te verbinden? Zodat bij openen van het bestand uit het eerste voorbeeld alle 18 administraties zijn geselecteerd en dat na wisselen naar het bestand uit het tweede voorbeeld meteen de 3 administraties zijn geselecteerd.
Dit zou ook gebruikers onafhankelijk moet zijn, aangezien meerdere gebruikers gebruik maken van dezelfde Excelbestanden.
Uit je verhaal maak ik op dat jullie al werken met versie 20.0.105 of hoger die de gekozen administraties onthoudt. In 20.0.117 zit hierin een kleine verfijning voor gebruikers met meerdere databases voor Exact Online of wisselen tussen verschillende aanmeldcodes zoals Exact implementatieconsultants.
Het verhaal van een probleem bij het wisselen herken ik. Dit speelt vooral bij accountants met tussen 10 en 500 administraties. Mogelijk ervaar je de volgende foutmelding als je klikt op een groep van administraties, zoals alle administraties van een zelfboekende ondernemer of alle administraties van een filiaal:
itgenouy003: Unsupported partition chooser type ‘System.String’.
Dit probleem (interne referentie ITGEN-5297) zal tussen nu en enkele weken opgelost worden. Het is gevolgschade van de aanpassing om de gekozen partities (administraties op Exact Online) te onthouden.
Echter, dat lost jullie probleem nog niet op.
De meeste accountants kunnen op enig moment voor “Alle” administraties en passen hun modellen daarop aan, bijvoorbeeld door op elk werkblad een algemene of werkbladspecifieke naam (“Named Range” via Name Manager) op te voeren in Excel. Maak dan namen aan zoals “eoldivision1”…“eoldivisionn” waar je de divisiecode van administratie 1…n Je kunt dan bijvoorbeeld de gekozen administraties vastzetten in je formules, zoals in dit voorbeeld voor het ophalen van een cumulatief geldstroom door het Exact Online grootboek:
=i_eol_bal_pder(eoldivision1, pars...)
Maar je behoudt het gemakkelijk wisselen: even de waardes van de cellen aanpassen waar “eoldivision1”…“eoldivisionn” naar verwijzen.
Omdat de instelling meereist met het Excel werkboek nemen je collega’s het automatisch over.
Lost de werkwijze met kiezen van alle administraties en daarna sturen via de Excelformules je probleem op?
Of gebruiken jullie een Excel werkboek voor meerdere groepen van klanten, telkens vergelijkbare functionaliteit maar dan voor een andere cluster van bedrijven?
Of zijn er andere dwarsdoorsnedes die je vaak maakt?