Hoe combineer ik administratiecijfers uit meerdere Exact Online landen in Excel?

We hebben meerdere bedrijven in Nederland en Belgie, en we willen de controllers binnen 1 Excel rekenmodel zowel cijfers van de Nederlandse administratie als de Belgische administraties laten verwerken?

Kan dat? Zo ja, hoe regel ik dat in?

Met alle producten die gebaseerd zijn op Invantive SQL kun je binnen een gebruikssessie maximaal 1 (virtuele) database tegelijk open hebben.

Echter, die ene database kan gelijktijdig meerdere verbindingen hebben naar verschillende platformen, bijvoorbeeld naar een abonnement op Exact Online Nederland en een abonnement op Teamleader. Je kunt ook twee of honderd verbindingen open hebben binnen die database naar verschillende Exact Online abonnementen binnen een land. Elke verbinding binnen de database noemen we een “data container”.

In relatie tot jouw vraag kun je inderdaad ook een database hebben met daarin zowel een verbinding naar Exact Online Nederland als een verbinding naar Exact Online België.

Standaard maakt Invantive Control for Excel een lijst van ongeveer 75 databases. De definities daarvan staan in het bestand %USERPROFILE%\invantive\settings-discovery-VERSIE.xml. Het opvoeren hiervan gebeurt tijdens de “Discovery” of “Ontdekkingstocht”. De discovery draait tijdens het eerste gebruik en daarna na bij elke upgrade of elke drie maanden.

Niet alleen dit settings-discovery-VERSIE.xml bestand wordt gebruikt door Invantive SQL, maar alle bestanden met een naam die begint met settings en eindigt op xml worden gebruikt.

Daarom vind ik het het prettigst om per gebruikersgroep een bestand te maken met daarin alle databasedefinities, bijvoorbeeld %USERPROFILE%\invantive\settings-acmecorp.xml. Vervang hierbij acmecorp door je bedrijfsnaam.

<?xml version="1.0" encoding="utf-16"?>
<!-- Voorbeeld bestand Exact Online Nederland met Belgie
-->
<settings xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
  version="5"
  VersionUpdateDate="2020-11-27T12:09:59.0756754Z">
  <group
    iconResourceName32="exact_online_32.png"
    sortingOrder="0"
    name="ACME"
    id="a9a1a317-f173-4410-8447-298fa4344a9a">
    <connection
      IconResourceName16="exact_online_16.png"
      sortingOrder="10"
      id="c149becf-01d3-4a58-9ee7-7369f34bdff5"
      name="Exact Online NL plus BE"
      authentication="Default">
      <database
        order="10"
        alias="be"
        provider="ExactOnlineAll"
        connectionString="api-url=https://start.exactonline.be"
        AllowConnectionPooling="false" />
      <database
        order="20"
        alias="nl"
        provider="ExactOnlineAll"
        connectionString="api-url=https://start.exactonline.nl"
        AllowConnectionPooling="false" />
    </connection>
  </group>
</settings>

Ik zit met dezelfde vraag maar dan voor NL en UK. Bovenstaand voorbeeld gebruikt en iets aangepast maar dan gebeurt er helemaal niets meer. Hoe pak ik dat aan en hoe kan ik dan schakelen tussen twee landen?

Zou je wat je hebt qua instellingen in een nieuwe post willen zetten (geanonimiseerde instellingen) en daarbij vermelden wat de foutmelding is?

Qua instellingen is er niets veranderd. Ik heb in het XML voorbeeld de BE verwijzingen gewijzigd in uk en co.uk en los opgeslagen. Excel start op en na het inloggen lijkt het wel of er geen enkele connectie meer is met een database

@guido.leenders

Ik heb dit bestand aangemaakt zoals hierboven beschreven.
Na het ingeven van de verificatiecodes voor EOL BE en EOL NL krijg ik deze foutmelding met code itgengpr012: “Kan actieve partities niet wijzigen in …”:

Kan u mij hiermee verder helpen?

Waarschijnlijk komt dit doordat de app Invantive Control for Excel op Exact Online niet voldoende rechten op de administraties heeft gekregen.

Zie Itgeneor228 / itgenoda060: Forbidden - User division is not within division scope

Een vergelijkbaar probleem van andere gebruiker met vergelijkbaar aantal administraties is te lezen op Zie niet alle Exact Online administraties in Excel.

Anders biedt Foutmelding itgengpr012 bij het selecteren van Exact Online administraties waarschijnlijk hulp.

We adviseren met klem om in bedrijfsmatige omgevingen met veel administraties altijd rechten te geven op alle huidige en toekomstige administraties. Dit is securitytechnisch minder chique, maar gezien het grote aantal storingsmeldingen die we op deze nieuwe functionaliteit krijgen adviseren we dit voorlopig toch zo te doen totdat iedere Exact Online gebruiker de “division scoping” begrijpt qua mogelijkheden.

Voor zowel Exact Online BE als NL heb ik bij de appmachtiging ‘Toegang tot alle huidige en toekomstige administraties’ staan. Toch krijg ik een gelijkaardige melding als hierboven.

Ook heb ik de divisiecodes nagekeken en deze kloppen voor elke onderneming.

De divisiecode 2654043 in Nederland kan niet gevonden worden lijkt het. Is het mogelijk om via Teamviewer contact op te nemen met onze support? Er zijn nog een aantal minder vaak voorkomende issues, die helaas niet uit elkaar te houden zijn.