Door je doelgroep goed te bepalen qua omvang, regio, branche, enzovoorts kun je frustratie voorkomen en tijd spenderen aan die bedrijven die je ook echt kunt bedienen. Het handelsregister helpt hierbij. Niet alleen zorgt het handelsregister ervoor dat hetzelfde bedrijf niet drie keer gebeld hoeft te worden omdat het drie handelsnamen heeft, maar je kunt het handelsregister ook gebruiken om jouw doelgroep te bepalen. In het handelsregister staan niet alleen het naam- en adresgegevens, maar ook een codering van de economische activiteiten van het bedrijf en de omvang. Momenteel gebeurt dat op basis van de zogenaamde SBI-codes (Standaard Bedrijfsindeling). Het is heel gemakkelijk om jouw doelgroep samen te stellen en voor een klein bedrag te bestellen. Dat kan bij de KvK maar ook bij andere toeleveranciers. Voor een kleine extra vergoeding kun je vaak ook nog de naam van een functionaris meebestellen, al is de kwaliteit daarvan soms beperkt.
Maar ook in bijvoorbeeld accountmanagement kun je plezier hebben van het handelsregister. Omdat je een rechtspersoon precies kunt achterhalen, kun je gemakkelijk je accountmanagers toewijzen aan jouw relaties. En het handelsregister helpt ook om te kunnen achterhalen welke bedrijven niet meer bestaan, welke bedrijven verhuisd zijn en welke bedrijven samengevoegd zijn, zodat jouw accountmanager minder tijd hoeft te besteden aan administratie en meer tijd heeft voor de klant. En dan is het natuurlijk heel handig dat je via een paar klikken de laatste gedeponeerde jaarcijfers kunt opvragen voordat je aanschuift bij je klant voor een gesprek over hoe je hem verder kunt helpen.
Dat is mooi, maar waar vind ik het KvK-nummer?
Dat is heel gemakkelijk tegenwoordig. Bijna alle rechtspersonen zijn verplicht het KvK-nummer te vermelden op uitgaande brieven en e-mails, orders, facturen en offertes (op de KvK-website staan de volledige regels voor bedrijfscorrespondentie). Mochten ze er niet op staan, dan kun je op de site van KvK tegenwoordig gemakkelijk zoeken in het handelsregister. Helaas is het handelsregister niet 24/7 bereikbaar. Als alternatief kun je gebruik maken van OpenKvK. Alhoewel OpenKvK niet de primaire bron is van gegevens uit het handelsregister, is het wel 24/7 bereikbaar en kun je gemakkelijk en gratis geautomatiseerd gegevens opvragen. Voor een automatische koppeling kun je ook gebruik maken van www.webservices.nl. Deze laatste biedt bovendien een uitgebreide mix van gegevens bovenop het handelsregister.
Heb je nog tips voor het inrichten van mijn administratie?
Ja, uit de implementaties van onder andere Invantive Vision en Invantive Estate hebben wij veel geleerd. Als je hier behoefte aan hebt, laat dan alsjeblieft hieronder een reactie achter en geef aan waar jij jouw relaties (klanten, leveranciers en prospects) in administreert. Bij voldoende vraag beloof ik je een blog hierover te schrijven.