UBL = meer waar voor je geld
Binnen Invantive maken we steeds meer facturen aan voor relatief kleine bedragen. Vroeger stuurden we zo’n factuur per post of als PDF per e-mail naar de afnemers van onze software. Echter, het afdrukken en versturen kost best veel tijd, terwijl de ontvanger alles nog eens groots overdoet: envelop openen, inboeken, routeren, goedkeuren en betalen. Al met al veroorzaakt dit heel veel arbeidskosten buiten het primaire proces om bij jezelf als leverancier. Terwijl de afnemer nog eens een onbeschoft veel meer werk op zijn bordje krijgt om bij jou klant te mogen zijn; een consument zie ik het nog niet accepteren dat hij zelf een kassabon bij de Lidl moet gaan overtypen.
Simpel gezegd: facturatie en betaling maakt het gebruik van producten duurder zonder dat er iets tegenover staat voor de afnemer.
Een aantal slimme koppen heeft daarom bedacht dat je dus meer product kunt leveren voor hetzelfde geld als je de overhead van de boekhouding vermindert. En dat kun je doen door de afhandeling van ontvangen facturen te automatiseren: de leverancier stuurt alle relevante factuurinformatie op een gestructureerde wijze naar de afnemer, die vervolgens met minder kosten de factuur kan ontvangen, boeken en betalen. En je hoopt natuurlijk dat dat betalen daardoor sneller gaat.
Er bestaan verschillende methodes voor, soms branchegebonden zoals in de bouw, soms algemeen. Een brede standaard hiervoor is UBL.
UBL werkt met XML-berichten. In zo’n bericht voor een factuur zit de factuurinformatie, maar ook het document (een PDF).
Facturen in UBL-formaat inlezen in Exact Online
Binnen Exact Online kun je je verkoopfacturen naar een klant sturen als PDF en in UBL-formaat. Invantive doet dit zoveel mogelijk, want het scheelt kosten en werkt ook prima voor afnemers die geen Exact hebben maar een ander product zoals Axapta. Echter, het inlezen en verwerken van zo’n factuur door de afnemer in Exact Online is even wennen en ik was verbaasd dat ik er eigenlijk geen werkinstructie voor kon vinden (tips welkom!).
Daarom bij deze een kleine instructie hoe je snel en goedkoop je inkoopfacturen in UBL-formaat kunt inlezen:
Stap 1: UBL factuur ontvangen
Invantive stuurt de factuur in PDF en UBL-formaat per e-mail. De factuur in UBL-formaat heeft (helaas) de extensie ‘xml’. Sommige e-mailproducten blokkeren bijlages met de extensie ‘xml’; in dat geval zou ik gewoon de PDF inboeken.
Het xml-bestand sla je ergens op. In dit voorbeeld als ‘h:\inlezen\inv16700112.xml’.
Stap 2: Bestand inlezen in de digitale brievenbus
Je kunt het xml-bestand inlezen in de digitale brievenbus van Exact Online door de e-mail door te sturen naar Exact Online, maar je kunt het xml-bestand ook handmatig inlezen in Exact Online als volgt:
Zie plaatje. Ga naar ‘Activiteiten’ (1) en klik op ‘Digitale brievenbus’ (2):
Vervolgens voeg je een inkomend stuk toe, zie plaatje, door op ‘Nieuw’ (1) te drukken (als de knop ‘Nieuw’ ontbreekt, maar je ziet wel een zoekveld ‘Digitale Brievenbus’, kies dan de juiste digitale brievenbus eerst en druk dan op ‘Nieuw’):
Je geeft optioneel een ‘Onderwerp’ (1) op, voeg het xml-bestand toe (2) en drukt op ‘Sluiten’ (3):
Na het bevestigen van het toevoegen, zie je in de lijst van ingekomen stukken dat het xml-bestand eigenlijk een verpakkingsmethode is voor twee bestanden (1):
- NL81260377B01_160716_Inv_16700112.pdf: dit is het document,
- inv16700112.xml; alle factuurinformatie.
Via een klik op het ingekomen stuk (2) kun je de factuur met een paar keer klikken inboeken:
Stap 3: UBL-factuur inboeken in Exact Online
Je krijgt nu het scherm om een inkoopfactuur in te boeken. Exact Online heeft al heel veel velden voor je ingevuld (1). Daarnaast heeft Exact Online ontdekt dat het een nieuwe leverancier met de naam ‘Invantive’ is (2) en zal hij automatisch alle gegevens invoeren. Dat scheelt lekker!
Daarnaast ziet Exact dat de gewenste betalingstermijn van 30 dagen het beste lijkt op de beschikbare betalingstermijn van 21 dagen (3).
Je hoeft alleen nog de grootboekrekeningen op te geven, want die is nog niet bekend voor een nieuwe leverancier (4):
Na een klik op ‘Bewaren’ wordt de leverancier opgevoerd evenals de boeking. Exact Online sluit tenslotte af met de vraag welke standaardwaarden voor de nieuwe leverancier gebruikt moeten worden zodat een volgende factuur in UBL-formaat nog sneller verwerkt kan worden:
De leverancier ziet er na afloop als volgt uit: NAW (1), zelfs BTW-nummer en KvK nummer (2) beschikbaar en het document van de factuur staat er netjes bij (3):
