Middels een reeks van topics op deze forums worden lezers geïnformeerd over de wedervaringen bij de stap naar Odoo door Invantive. Dit topic is de eerste in deze reeks. Doel is om met deze topics de keuzes, geluksmomenten en teleurstellingen te delen. Ongetwijfeld is deze informatie ook elders te vinden, maar specifiek binnen de eigen bubbel in het bedrijfsleven merken we dat er weinig praktische toepasbare achtergrondkennis over Odoo te vinden is.
Andere topics zijn momenteel (gesorteerd van meest recent naar ouder):
- Experiences trying to replace Calendly with Odoo Appointments
- Experiences trying to replace Brevo and/or Crisp with Odoo LiveChat
- Hoe wijzig ik massaal de kostprijs van artikelen in Odoo via Excel?
- Eerste ervaringen met data-integratie op Odoo via Invantive UniversalSQL
- Considerations for running SQL across Odoo Accountancy environments with large numbers of databases (alleen Engels)
- Odoo SQL-driver prestatieverbeteringen voor zeer grote Odoo-omgevingen
- Niet altijd liefde op eerste gezicht: de relatie Odoo-database en Odoo-abonnement
- Waar kan ik mijn huidige Odoo database naam vinden in Odoo zelf?
- Configureer een externe e-mailserver op Odoo.com met Amazon Simple Email Service en Route53
- Hoe meld ik me aan op Odoo voor SQL-queries?
Het valt niet uit te sluiten dat de teleurstellingen op enig moment de overhand krijgen en Odoo vroegtijdig op de lijst van af te bouwen systemen komt. Ook dan zal dat aangegeven worden. Dat zegt niks over Odoo, maar meer over onze manier van systemen implementeren: met beetje verstand een project starten zonder alles vooraf uitgebreid te testen, waarbij risico’s en snelheid gebalanceerd worden.
Deze topic legt uit waarom er bedrijfsredenen waren om afscheid te gaan nemen van het huidige boekhoudpakket.
Waarom overstappen op Odoo?
Invantive gebruikt een groot aantal systemen om de gebruikers van haar softwareproducten te helpen. De kernsystemen zijn eigenbouwsel, vaak geschreven in Invantive SQL of aanverwante producten (de “make” producten). Maar sommige systemen zijn dusdanig algemeen van aard dat er in de markt prima oplossingen te vinden zijn (de “buy” producten).
Ook buy-producten hebben elk een eigen life cycle. Zo’n life cycle voor een softwareproduct is niet heel anders dan die voor bijvoorbeeld een CT-scanner of een auto: de eerste modellen zijn zo vernieuwend dat ze ondanks hun slechte kwaliteiten toch verkopen (de “baby’s”), daarna worden ze sterker en stabieler (de “volwassenen”), en uiteindelijk volgt een fase waarin het allemaal niet meer zo lekker gaat en het steeds duurder wordt per jaar (de “bejaarden”).
Een van de buy-producten is het boekhoudpakket. Dit pakket wordt al meer dan 15 jaar gebruikt en Invantive zat bij de eerste paar promille gebruikers uit de huidige installed base. In verband met verhuizingen binnen Nederland en de behoefte om bestaande zakelijke relaties zoveel mogelijk in stand te houden is lang geleden gekozen voor een online boekhoudpakket, zodat samenwerking met de accountant mogelijk is zonder telkens grote afstanden te moeten afleggen met documenten. Dit boekhoudpakket wordt eigenlijk nog steeds ongewijzigd gebruikt: grootboek, bankboek, verkoopboek, inkoopboek en activa. Incidenteel wordt een keer een offerte gemaakt. Het boekhoudpakket is in de loop van de jaren volwassen geworden. Een aantal relevante verbeteringen zoals het kunnen hernummeren van relaties zijn mogelijk geworden. Leuke sidenote: door crashes van SQL Server dat onder het boekhoudpakket ligt hebben relaties bij Invantive historisch een hoog nummer; SQL Server verliest bij gebruik van een zogenaamd “identity kolom” een fors percentage van de mogelijke volgnummers.
Administratief groeien van persoonlijke relaties naar real-time en massaal
Invantive heeft zich in de jaren enigszins ontwikkeld en momenteel worden vijf administraties gevoerd. De voornaamste verbeteringen betreffen het meer real-time worden van het boekingsproces; werden inkoop- en verkoopfacturen soms maar eens in de paar maanden nagelopen op betalingen en openstaande posten, tegenwoordig verwachten gebruikers dat hun factuurbetaling direct na het overmaken al verwerkt is. Ook is door het veel sneller en met minder direct contact groeien van het aantal zakelijke relaties de behoefte groot om elke nieuwe gebruiker liefst meteen te informeren en te kunnen helpen, ook boekhoudkundig of met die incidentele offerte.
Om meer real-time te kunnen samenwerken is de boekhouding geïntegreerd in andere systemen zoals voor marketing en de primaire processen. Een nieuwe relatie moet liefst meteen al bij start van een proefperiode te vinden zijn in de boekhouding.
De voornaamste wijzigingen in al die jaren in de boekhouding waren:
- meer real-time verwerken van betalingen,
- meer real-time verwerken van relatiemutaties.
De faciliteiten waren 15 jaar geleden ook al beschikbaar in de boekhoudsoftware, maar de invoering vereiste veel verbeteringen in het proces.
In al de jaren zijn de kosten van de boekhoudsoftware geleidelijk opgelopen met circa een factor 1,5 (prijzen factor 3, maar de inflatie compenseert dit grotendeels).
Avondrood
De laatste jaren werd het gebruik van het boekhoudpakket steeds problematischer en leidt het vasthouden aan de eis van meer real-time verwerking tot forse bijkomende kosten, voornamelijk in arbeid en steeds langere periodes van crisis. De kwaliteit en bruikbaarheid van de interfaces werd steeds moeizamer. Gelukkig wordt het platform ook ondersteund door Invantive SQL, dus de investeringen voor de nodige aanpassingen snijden aan twee kanten: we helpen de eigen organisatie maar ook gebruikers om deze problemen te omzeilen.
De laatste jaren waren kostbare en frustrerende jaren boekhoudkundig gezien door het verder uiteengroeien van onze steeds hogere eisen qua real-time boekhouden en afnemende prestaties in functionaliteit en service van het boekhoudpakket. Achteraf gezien was dat eigenlijk ook het teken dat de “Villa Avondrood”-fase begonnen was voor het huidige boekhoudpakket. Discussies daarover met de fabrikant hebben dan ook niet zoveel nut.
Na positieve ervaringen qua ontzorging en kostenverlaging door de overstap van de oude scansoftware naar momenteel Basecone moesten we op enig moment ook concluderen dat doorgaan op de huidige weg niet zinvol is.
Recente verdere en niet vooraf aangekondigde beperkingen in de functionaliteit van het boekhoudpakket verhogen - zoals het hoort bij de End of Life-fase - de kosten met op korte termijn circa een factor 10 laten stijgen om de bestaande mogelijkheden te behouden.
En weer vooruit
De life cycle van software is een mooi gegeven. Zowel vanuit kosten als functionaliteit en service is het moment gekomen om een alternatief voor de boekhouding te vinden in de jong-puberale fase: beetje ruw, maar met potentie en stabiel op cruciale onderdelen.
Binnen de Nederlandse markt valt dat niet mee; raar genoeg zitten de meeste veelgebruikte pakketten allemaal tegelijk aan het einde van hun life cycle: superstabiel, soms kostbaar, niet innovatief en uitpondend. De blik is daarom naar buiten gewend. Vanuit meerdere mensen met grijze haren door hun ervaring in de boekhoud- en ERP-wereld kwam het advies om Odoo in overweging te nemen. Een beperkt aantal andere pakketten werd ook genoemd, maar minder frequent.
Odoo heette vroeger OpenERP en daarvoor tinyERP. En tien jaar geleden hebben we er ooit een proef mee gedaan; de conclusie was toen: een “baby”. Maar deze baby lijkt uitgegroeid naar een knappe krachtige jonge puber die vooruit wil en gaat. Qua technische architectuur lijkt het weinig “technical debt” mee te slepen en goed modulair opgebouwd op basis van metadata. Meestal niet belangrijk, ware het niet dat daardoor veel huidige frustraties niet meer spelen: de user interface is flexibel, snel en reflecteert de interne werking.
Qua functionaliteit zijn t.o.v. het huidige pakket grote verbeteringen zichtbaar; denk aan een betere integratie van tools voor samenwerken op afstand en nette structuur voor het uitbreiden met extra modules. Ook qua interfaces is het enorme stap vooruit: weinig beperkingen qua snelheid, documentatie, volledigheid (CRUD) en structuur.
Strategische Keuze
Binnen de 80 platformen die ondersteund worden door Invantive SQL en bijvoorbeeld de Power BI-connectoren zit een grote spreiding van functionaliteit en gebruik. Regelmatig worden drivers toegevoegd, maar ook regelmatig worden drivers in de uitloopfase gezet, bijvoorbeeld omdat ze End of Life zijn. Veel producten kennen we goed, maar er zit spreiding tussen. Op basis van kennis van het huidige boekhoudpakket hebben we duizenden koppelingen gemaakt voor dat boekhoudpakket.
De verwachting is dat de Nederlandse markt qua boekhoudpakketten ergens de komende jaren opgeschud zal gaan worden omdat er zoveel producten in de End of Life-fase zitten. Als Invantive kiezen we er daarom voor om te kijken of Odoo een groot marktaandeel zal gaan verwerven. Door de meer dan een miljoen bedrijven waar het al voor gebruikt wordt, is het ook internationaal voor Invantive een nieuwe grote deelmarkt.
In de Odoo-drivers van Invantive zal daarom in combinatie met de front-ends relatief veel geïnvesteerd worden.
Belofte?
Of deze puber onze behoeftes kan invullen voor minder dan 10% van de huidige kosten? Dat gaan we in de loop van 2023 ervaren. De eerste stappen zijn om voor productiedoeleinden de kennisdatabank op basis van Atlassian Confluence en de marketingtool van Dlvr.it te migreren, samen met een uitgebreide Invantive SQL-driver voor Odoo.