In een reeks van topics worden de ervaringen in de eigen implementatie van Odoo.com gedeeld als vervanging van meerdere corporate applicaties. In dit topic gaat het over de uitdagingen om als first-time user een abonnement te verwerven en activeren.
Odoo databases en abonnementen
Op Odoo.com (de SaaS-versie) is per database een abonnement nodig. Met 10 databases zijn er blijkbaar ook 10 abonnementen nodig. Een abonnement op de online variant odoo.com en odoo.sh kan geladen worden door bij deze melding het vetgedrukte “Registreer je abonnement” te selecteren:
Je gratis proefperiode verloopt over … days. Registreer je abonnement of koop een abonnement.
Merk op dat voor boekhouders en accountants een speciaal programma bestaat dat hierin deels afwijkt. Hierbij kan ook gebruikt gemaakt worden van template-databases. Een introductie hierover is te vinden in https://www.youtube.com/watch?v=-k8th0IBBQM.
Vertaalkwaliteit laat ruimte voor verbetering
Merk tussendoor op dat de kwaliteit van de vertalingen over Odoo heen matig is, zelfs voor vertalingen die 100% volledig zouden moeten zijn; lees daarom “dagen” in plaats van “days”. De reden waarom teksten maar deels vertaald zijn, is niet vlot duidelijk. In het gebruikte Transifex staat in het vertaalgeheugen wel een tekst voor “days”:
Tip: zorg er voor dat alle gebruikers van Odoo voldoende beheersing van het Engels hebben om zelf stukjes Engels te kunnen vertalen of om te werken met de Engelstalige versie.
Daar staat tegenover dat Odoo voor veel talen een vertaling meelevert; alleen niet altijd volledig of kwalitatief hoogstaand. Om onbekende redenen worden de handmatige vertalingen niet automatisch gecompleteerd met de output van een machinevertaler.
Abonnement instellen
Voor koppelen van een abonnement aan een database is een “abonnementscode” nodig. Een abonnementscode heeft een formaat zoals “M23022…123”. In ons geval was de abonnementscode te vinden onder “Abonnementen” op https://www.odoo.com/nl_NL/my/subscription. Er is gekozen voor een Odoo “Gepersonaliseerd” abonnement van EUR 37,40 per gebruiker per maand (eerste jaar EUR 29,90 per gebruiker per maand) omdat hiermee ook de externe API gebruikt kan worden.
Het was als onnozele first-time user niet meteen duidelijk dat de abonnementscode die ingevuld wordt uitsluitend betrekking heeft op de geselecteerde database. Daarom is per abuis het abonnement door het invullen van de abonnementscode geactiveerd op een testdatabase.
Op zich niet erg, ware het niet dat gedurende de trialperiode van Odoo een aantal lagere limieten gelden, in ieder geval voor e-mails. Door over te stappen op AWS SES voor e-mails vanuit Odoo is dit probleem weggehaald als implementatiehindernis.
Toen duidelijk werd dat de abonnementscode verkeerd geladen was, is een ticket geopend en contact gezocht. Het omhangen van het abonnement van de testdatabase naar de productiedatabase is nog niet gelukt na 14 kalenderdagen (peildatum 6-3-2023).
Tip: de Odoo support kent voor ERP vrij lange doorlooptijden tot eerste reactie van 7 kalenderdagen of meer. Deze lange doorlooptijden gelden ook voor standaardvragen. De antwoorden zijn vaak ook niet helemaal relevant. Zorg er daarom voor om met een gecertificeerde Odoo-partner in zee te gaan voor de implementatie of steek voldoende tijd in het consumeren van het lesmateriaal en reserveer genoeg doorlooptijd om dergelijke problemen geen invloed op de doorlooptijd te laten hebben.
Het is inmiddels wel gelukt om de gebruikte abonnementscode zelf te ontkoppelen met persoonlijke hulp van een Odoo-medewerker. Deze was ook zo aardig om de proefperiode te verlengen. Voor het ontkoppelen van een abonnementscode aan een database zit helemaal onderaan in het scherm Abonnementen een voorziening.
Het koppelen van het aangeschafte abonnement met de productiedatabase is nog niet gelukt doordat het blijkbaar niet mogelijk is het abonnement op te voeren omdat er al een ander abonnement gekoppeld is:
Deze database hangt al gekoppeld aan een abonnement.
Het maakt enigszins nerveus, maar het verkrijgen van een werkend abonnement is nog niet gelukt binnen 2 weken. Omdat we over enkele weken alsnog risico hebben op een productiestop als Odoo de proefperiode niet wil verlengen hebben we voorlopig de implementatie van nieuwe Odoo-onderdelen stilgelegd. Het topic wordt aangevuld zodra de voortgang van de abonnementscode dusdanig is dat er een keus gemaakt kan worden voor de verdere implementatie.
Peildatum 15-3-2023
In de periode na 6-3-2023 zijn geen updates ontvangen op de open tickets voor het activeren van het abonnement. Na een aantal belletjes en contactpogingen via verschillende kanalen is de aangewezen account manager gevonden en die heeft het kunnen laden van de abonnementscode in de productiedatabase binnen een half uur gerealiseerd.
De alternatieven voor het verkrijgen van commerciële, licentie, technische en functionele support naast de officiële support om zijn een idee voor een toekomstig onderwerp.