Beperken lijst Exact Online dossiers geladen in Power BI

Op dit moment worden bij de Exact Online database alle klantdossiers opgehaald in Power BI. Dit duurt een tijdje voor pakweg 400 dossiers. Gaarne zou ik dit beperken tot bijvoorbeeld 10 dossiers met Invantive Cloud.

Hoe kan ik dat inregelen?

Invantive Cloud (en alle andere Invantive SQL-gebaseerde producten) zetten data uit meerdere Exact Online dossiers onder elkaar. Het is dus mogelijk om meerdere dossiers in 1x te verwerken waardoor consolidatie eenvoudig wordt.

Het selecteren van de dossiers kan op verschillende wijzen. In de Excel add-in gaat dit via een menu, in Invantive SQL met het zogenaamde use statement en in Invantive Cloud zijn er meerdere mogelijkheden.

Voor Invantive Cloud is de eerste aanbeveling om alle dossiers te koppelen waar de gebruikte Exact Online gebruiker rechten op heeft. Dit vermijdt interne verwarring als de gegevens door veel accountants gelijktijdig verwerkt worden.

De filtering kan gebeuren zoals beschreven in de opties bij Filteren op Division in OData voor Power Query op Exact Online XML tabel :

  • per query
  • voor alle queries
  • via de user

Invantive Cloud (of eigenlijk Invantive SQL) zorgt er automatisch voor dat alleen de geraakte dossiers geraakt en geïmporteerd worden in Power BI.

Voor vlotte eerste ervaringen binnen accountancy raden we aan om een aparte Exact Online gebruiker aan te maken en die te gebruiken voor de Power BI koppeling. Deze gebruiker kent men dan de lijst van dossiers toe (interne Exact Online dossiers of van zelfboekende ondernemers) die men ├╝berhaupt wil verwerken.

Voor grote volumes (duizenden Exact Online dossiers) raden we aan om data te laden via Invantive Data Replicator of Azure Data Factory (uitleg).

Meer tips zijn te vinden in: