Een van de minder bekende functies van Invantive Control for Excel is het beschermen van je vertrouwelijke informatie en formules in Microsoft Excel werkboeken. In deze blog vertel ik je hier meer over.
Natuurlijk is Invantive Control primair bedoeld om gegevens uit databases te verwerken en mutaties terug te schrijven. Maar toch… eindelijk heb je dan op basis van een voorgeschreven standaard rekenmodel en gegevens uit je ERP-systeem een kloppend Excel werkboek. Toch wil je niet alle informatie delen naar bijvoorbeeld partners in een combinatie. Het Excel werkboek bevat tenslotte het veelgebruikte bedrijfseigen rekenmodel en de formules. En dankzij het gebruik van Invantive Control is het geen spaghetti qua formules, maar een helder en goed controleerbaar Excel sheet.
Voor deze laatste fase in het gebruik van Excel om beslissingen te onderbouwen heeft elke editie van Invantive Control een “Publiceer” functie. Dit is een knop in het Invantive Control lint. Als je deze knop gebruikt, dan verschijnt een venster zoals:
Je kunt alle elementen van je Excel werkboek kopiëren naar een nieuw Excel werkboek, maar waarschijnlijk zul je delen willen weglaten. Je kunt per onderdeel van het Excel werkboek opgeven of het wel of niet aanwezig moet zijn in het nieuwe Excel werkboek:
-
Waardes: alleen indien aangevinkt worden de getallen en teksten in de cellen overgenomen in het nieuwe Excel werkboek.
-
Opmaak: alleen indien aangevinkt wordt de opmaak overgenomen.
-
Commentaar: alleen indien aangevinkt wordt het commentaar overgenomen (die kleine rode driehoekjes aan de rand van een cel).
-
Validaties: alleen indien aangevinkt worden de validatie overgenomen.
-
Documenteigenschappen: alleen indien aangevinkt worden de eigenschappen van het Excel werkboek overgenomen.
-
Formules: alleen indien aangevinkt worden de formules overgenomen. Anders blijven alleen de waardes zichtbaar indien die wel aangevinkt zijn.
-
Namen: alleen indien aagevinkt worden de namen voor bereiken en formules overgenomen.
Met het gebruik van de publiceerfunctie van Invantive Control for Excel stel je niet alleen de integriteit van de gegevens zeker, maar regel je ook nog eens dat formules en andere vertrouwelijke informatie uit je Excel werkboek niet op de verkeerde plekken komen.