Met Invantive Cloud is het eenvoudig mogelijk om meerdere administraties te consolideren in Excel tot een kolommenbalans volgens eigen opmaak. Dit artikel legt u uit hoe u een geconsolideerde kolommenbalans voor meerdere SnelStart-administraties maakt in Excel met behulp van Invantive Cloud, Snelstart en Power Query in Excel.
Alle stappen uit dit artikel kunt u uitvoeren met de gratis SnelStart-connector van Invantive (het zogenaamde “Free Plan”) (zie Beheers gratis gegevens op SnelStart).
Zodra u de onderstaande formules gemaakt heeft, hoeft u alleen nog op “Alles vernieuwen” te drukken om de kolommenbalans volledig te actualiseren met real-time financiële gegevens uit SnelStart.
Deze stappen kunt u ook volgen als u maar 1 SnelStart-administratie wilt rapporteren.
Het samenstellen van de geconsolideerde kolommenbalans bestaat uit drie stappen:
- voorbereidingen om gegevens via Power Query te kunnen ophalen;
- gegevens in Power Query laden in Excel;
- formules maken.
De saldi komen uit de view KolommenBalansPerPeriode.
Voorbereidingen
Indien er meerdere administraties geconsolideerd moeten worden, dan volgt u de instructies in Data uit meerdere SnelStart-administraties real-time consolideren en legt u bijvoorbeeld voor 3 administraties een view vast bij de database startup SQL zoals:
create or replace force view KolommenBalansPerPeriodeAll
as
select 'NOORD' Administratie
, t.*
from KolommenBalansPerPeriode@snt_wmynoord t
union all
select 'ZUID' Administratie
, t.*
from KolommenBalansPerPeriode@snt_wmyzuid t
union all
select 'BEHEER' Administratie
, t.*
from KolommenBalansPerPeriode@snt_holding t
Gegevens in Power Query laden in Excel
Vervolgens start u Microsoft Excel en gaat u naar het lint “Gegevens” en kiest u een OData-feed:
Vervolgens kopieert u de URL die achter “Bridge Online URL” staat in Invantive Cloud bij de database naar Excel:
Na 30 tot 120 seconden zijn alle saldi van alle jaren geladen in Excel’s Power Query:
Plaats de gegevens in een Excel-tabel, daar te kiezen voor “Laden naar…”:
en dan “Tabel”:
De gegevens verschijnen in het werkboek. Plaats de cursor in de tabel en ga naar het lint “Tabelontwerp”. Verander de naam in iets korters zoals “Saldi”:
De saldi van alle administraties zijn nu beschikbaar om te verwerken met formules.
Wilt u de saldi bijwerken? Kies dan in het lint “Gegevens” voor “Alles vernieuwen”:
Formules maken
In deze laatste stap gaat u de saldi volgens uw eigen wensen verwerken tot bijvoorbeeld een geconsolideerde kolommenbalans. Hiervoor gebruiken we de Excel-formules SUMIFS (in de Nederlandse Excel-versies: SOMMEN.ALS).
De eerste parameter van SUMIFS is de kolom in de salditabel met de saldo’s. Die gaat Excel optellen. De waarde is “Saldi[Saldo]”.
Gedurende het invoeren van de tekst toont Excel ook automatisch de mogelijke velden:
De formule SUMIFS heeft daarnaast een veelvoud telkens twee parameters om een dwarsdoorsnede te maken.
Wilt u bijvoorbeeld zoals in onderstaande afbeelding voor rij 6 de saldi van alle administraties van de grootboekrekening 1300 in C6 optellen per periode, dan gebruikt u:
=SUMIFS(Saldi[Saldo]; Saldi[PERIODE]; F$5; Saldi[GrootboekRekeningNummer]; $C6)
Of in de Nederlandse versie:
=SOMMEN.ALS(Saldi[Saldo]; Saldi[PERIODE]; F$5; Saldi[GrootboekRekeningNummer]; $C6)
Wilt u echter het saldo per administratie weten zoals in rijen 7 t/m 10, dan gebruikt u:
=SOMMEN.ALS(Saldi[Saldo]; Saldi[PERIODE]; F$5; Saldi[GrootboekRekeningNummer]; $C7; Saldi[Administratie]; $D7)
U hoeft niet perse met een kolommenstructuur te werken. U kunt ook rustig deze formules naar eigen inzicht verspreiden in het Excel-werkboek.
Zo maakt u in drie stappen eenvoudig een geconsolideerde kolommenbalans in Excel met real-time data uit SnelStart, waarbij u enkel nog op “Alles vernieuwen” hoeft te drukken om de rapportage volledig te actualiseren.