Dit artikel legt uit hoe u gegevens uit meerdere SnelStart-administraties real-time kunt consolideren met Invantive Cloud en bijvoorbeeld de Power BI-connector voor SnelStart. Voor eenduidigheid dienen alle SnelStart-administraties dezelfde betekenis toe te kennen aan bijvoorbeeld grootboekschema of rubriek.
Alle stappen zijn bruikbaar met de gratis SnelStart Power BI-connector (het zogenaamde “Free Plan” van Invantive).
SnelStart kent per 24 augustus 2023 in productie enkel de mogelijkheid om per administratie een aparte koppeling te leggen. Er is geen mogelijkheid momenteel in productie om meerdere administraties in 1x op te vragen voor een eenvoudige consolidatie zoals bijvoorbeeld Twinfield, Odoo of Exact Online.
U kunt echter met een klein handigheidje toch net zo makkelijk data uit meerdere administraties verwerken tot een totaalstaat. De snelheid wordt er niet per se beter van. Een realistische bovengrens is 100 administraties; meer dan 100 administraties real-time consolideren volgens de werkwijze hier beschreven zal dusdanig relatief bewerkelijk en traag worden dat het foutgevoeliger wordt en niet meer als real-time aanvoelt.
Deze handigheid werkt niet alleen voor financiele consolidatie, maar ook om bijvoorbeeld alle verkooporders of artikelen uit meerdere administraties samen te voegen.
Aanpak
Het samenvoegen van gegevens uit meerdere administraties gebeurt in twee stappen:
- registreer per SnelStart-administratie een datacontainer binnen een database
- maak een consolidatie-view die de data uit alle datacontainers samenvoegt met een onderscheidend veld voor de herkomstadministratie.
Registratie SnelStart-administraties
Voer de volgende stappen uit om de administraties te registreren:
- Uitgaande van 3 administraties “Noord”, “Zuid” en “Holding”, begint u met de registratie van een SnelStart-database zoals beschreven in Verbind Power BI met SnelStart voor de eerste administratie.
- Kies de knop “Datacontainers” bij de database.
- Kies de knop “Nieuw” en voeg via “SnelStart” de volgende (tweede) administratie toe.
- Kies de knop “Datacontainers” bij de database.
- Kies de knop “Nieuw” en voeg via “SnelStart” de volgende administratie toe.
- De database toont nu drie datacontainers in het scherm “Datacontainers”.
- Ga naar het databasescherm en klik op de knop “Datacontainers”. Er zijn drie datacontainers; een voor elk van de online administraties. Geef ze een voor u logische code in het veld “alias”, bijvoorbeeld “snt_wmynoord”, “snt_wmyzuid” en “snt_holding”
Consolidatie-view voor Samenvoegen Administraties
Vervolgens kiest u voor welke tabel u een variant wil met alle gegevens over alle administraties. In dit voorbeeld hanteren we de saldibalans in KolommenBalansPerPeriode. Een overzicht van alle SnelStart-tabellen is te vinden in SQL-stuurprogramma voor SnelStart API - SnelStart API Data Model.
Voeg bij de database in het veld “Opstart SQL” een SQL-view toe die de gegevens samenvoegt, waarbij elke rij voorafgegaan wordt door een code naar eigen keuze voor de administratie.
Meer over eigen views leest u in Eigen database-views gebruiken voor SQL en BI-tools.
Bijvoorbeeld:
create or replace force view KolommenBalansPerPeriodeAll
as
select 'NOORD' Administratie
, t.*
from KolommenBalansPerPeriode@snt_wmynoord t
union all
select 'ZUID' Administratie
, t.*
from KolommenBalansPerPeriode@snt_wmyzuid t
union all
select 'BEHEER' Administratie
, t.*
from KolommenBalansPerPeriode@snt_holding t
Gebruik Geconsolideerde Cijfers
De waardes uit KolommenBalansPerPeriodeAll kan via de Power BI-connector OData real-time opgevraagd worden zodat u actuele cijfers heeft. Dit werkt ook voor Microsoft Excel met Power Query, en andere pakketten.
Zoek in de tabellenlijst in Microsoft Power BI, Power Query met Microsoft Excel, Tableau of Qlik in de lijst van tabellen op “All”. U krijgt dan de views te zien met de geconsolideerde gegevens.
Extra Administratie
Wilt u een extra administratie toevoegen? Voeg dan eerst een extra datacontainer toe zoals boven beschreven en pas vervolgens de view-definitie aan door code toe te voegen met de gekozen alias zoals:
union all
select 'NIEUW' Administratie
, t.*
from KolommenBalansPerPeriode@snt_nieuw t
Tips
Heeft u bijvoorbeeld maar twee van de drie administraties nodig? Neem dan een filterstap op in uw rapportage. In Power BI en Power Query kan dat via een “filterstap”.
Wilt u de rapportage niet handmatig verversen in Power BI Desktop, maar dagelijks verversen via PowerBI.com? Volg dan de stappen in Hoe maak ik een Power BI gegevensset op Exact Online met automatisch verversen?.