Hoe maak ik een Power BI gegevensset op Exact Online met automatisch verversen?

[forums]

Go to English version

Power BI kan gegevenssets gebruiken van powerbi.com. De gegevenssets kunnen automatisch bijgewerkt worden met actuele gegevens.

Hierbij is geen Power BI-gateway nodig; de koppeling gaat rechtstreeks vanuit Power BI naar Invantive Cloud (zie Heeft Invantive Cloud Power BI Gateway nodig?). Er hoeft dus geen PC aan te blijven staan om de data te verversen; dit is slecht voor het milieu en bovendien tegenwoordig relatief duur qua stroomverbruik (de stroomkosten kunnen rustig meer dan 50 euro per maand zijn).

Dit geldt voor alle ondersteunde platformen zoals AFAS Profit, Loket, Twinfield, maar ook Exact Online.

In dit artikel lees je hoe een gegevensset voor Power BI maakt en hoe je die instelt zodat hij automatisch bijgewerkt wordt. De stappen werken voor alle platformen en alle ruim 1.000 beschikbare Exact Online tabellen. Net zoals bij Invantive Cloud worden alle geselecteerde administraties in 1x ingelezen en per tabel in één gegevensset bewaard.

Voor het maken van een Power BI gegevensset is toegang noodzakelijk tot de Power BI Desktop applicatie. Het is niet mogelijk op dit moment (maart 2021) op powerbi.com om een OData feed binnen de website aan te maken en/of aan te passen. Mac-gebruikers zullen dus kortstondig een Windows PC moeten opzoeken. Power BI Desktop is te downloaden via bijvoorbeeld de Microsoft Store in het Windows startmenu.

Het instellen van de gegevensset in het tweede deel van dit artikel werkt op alle platformen, inclusief Mac OSX via bijvoorbeeld Safari.

Exact Online Gegevensset Samenstellen

Voer de volgende stappen uit om een PowerBI.com gegevensset te maken voor Exact Online:

1. Maak een verbinding met Exact Online zoals beschreven.
2. Om de gegevensset middels PowerBI.com te kunnen benaderen, is het nodig een ‘*’ te gebruiken in de Bridge Client IP-adreslijst. Meer uitleg is hier te vinden: Corrigeer itgenboe031 en itgenboe030 melding bij Power BI Verversen (Bridge Online toegang is niet geautoriseerd vanaf IP-adres ...)).
3. Open Power BI en kies bij ‘Get Data’ voor OData feed.
   
   
4. Plak de Bridge Online URL van de gewenste Invantive Cloud database:
   
   
5. Kies en laad de gewenste tabellen zoals hier Exact Online dagboeken:
   
   
6. Ga naar “File” en kies “Publish”, selecteer vervolgens “Publish to Power BI”.
   
   
7. Bewaar het bestand en selecteer de gewenste workspace.
   
   
8. Publiceer de gegevensset.
   
   
9. Sluit Power BI Desktop af.
   
   

Exact Online Gegevensset Automatisch Bijwerken

De gegevensset met Exact Online gegevens is nu gedefinieerd op PowerBI.com. Vervolgens gaan we de gegevensset zo instellen dat hij regelmatig bijgewerkt wordt:

1. Open in uw browser de website https://www.powerbi.com en kies links in het menu voor ‘Gegevenssets’. Daar zou de zojuist gepubliceerde dataset terug te zien moeten zijn. Klik op de drie puntjes naast de gegevensset en kies ‘Instellingen’
   
   
2. Stel vervolgens de gewenste verversingsfrequentie in.
   
   
3. In het gepubliceerde bestand kan er rapportage worden gemaakt via Power BI Desktop. Dit rapport kan op powerbi.com worden bekeken (deze is boven de dataset terug te vinden) en met de gewenste vernieuwingsfrequentie worden bijgewerkt.

Een Power BI gegevensset delen

Een handige downloadgrootte besparing die je kunt gebruiken is een gedeelde dataset. Dit betekent dat je één datamodel en één dataset gebruikt voor meerdere rapporten. Het delen van een dataset vermindert de onderhoudstijd van rapportage en vermindert de hoeveelheid te downloaden gegevens bij het verversen van de rapporten. In plaats van dezelfde gegevens meerdere keren te downloaden voor meerdere rapporten, hoef je alleen de gecentraliseerde dataset te verversen en alle rapporten die deze set delen hebben de meest recente gegevens.

Om een gegevensset te delenvolg deze stappen:

1. Open in uw browser de website https://www.powerbi.com en kies links in het menu voor ‘Gegevenshub’. Daar zou de zojuist gepubliceerde dataset terug te zien moeten zijn. Klik op de drie puntjes naast de gegevensset en kies ‘Delen’
   
   
2. In het dialoogvenster dat verschijnt selecteert u de specifieke personen of groepen waaraan u toegang wilt verlenen en specificeert u de typen toegang.
   
   
3. Klik op ‘Toegang verlenen’

[kws]

Super! Nog een kleine aanvulling hierop:

De Gatewayverbinding dient ingesteld te worden. De gegevensbronreferenties dienen ook ingesteld te worden; hier dienen de gebruikersnaam en het wachtwoord van Invantive ingevoerd te worden om de OData feed te vernieuwen.

Is dit veilig ?

[forums]

Dat is een goede vraag. Het eerlijke antwoord is dat het varieert. Formeel antwoord is altijd checken bij security officer. Die meestal alleen bij de grotere bedrijven actief is…

Daarom toch wat praktische tips, zonder enige pretentie op kloppend of volledig:

Eerste stap is vaststellen wat het ambitieniveau is. Voor tot personen herleidbare gegevens (contactpersonen bijvoorbeeld) en niet-terugdraaibare financiële transacties (facturen inschieten en betaling accorderen) geldt vaak een hoog niveau, bijvoorbeeld met twee van de drie: kennis (bijvoorbeeld wachtwoord), locatie (bijvoorbeeld LAN achter gesloten deur) en bezit (bijvoorbeeld telefoon met TOTP-app of tokenreader).

Daarna kijken of dit ambitieniveau gerealiseerd kan worden en welke waarborgen er zijn. Denk aan de pilaren uit Basel 2 inclusief markttucht. Hebben ze zaakjes op orde bestaande uit functiescheiding, user controls (let er iemand op wat er gebeurt?), process controls (wordt software code nagekeken voordat die uitgeleverd wordt) en application controls (worden er automatisch acties uitgezet als er rare dingen gebeuren)? En als een partij iets erg doms doet, doet dat hun dan geen pijn (Exchange Server bug op dit moment) of juist veel pijn (Arthur Anderson of Diginotar).

In dit specifieke geval met vastleggen van credentials in Azure heb ik gemengde gevoelens.

Vrijwel iedere Power BI gebruiker legt credentials vast in Azure waarmee toegang te krijgen is tot bedrijfsvertrouwelijke gegevens. En aangezien Microsoft voor Azure zo’n pakweg 250.000 IP-adressen (locaties) opgeeft, is het ondoenlijk en ook zinloos om die nog te beschouwen als een gesloten deur: er zitten te veel andere partijen op.

De Nederland BI-markt zegt blijkbaar dat het voldoende is. Vanuit Invantive ben ik er als eindverantwoordelijke niet tevreden mee, maar we hebben de markt te volgen en proberen in ieder geval te zorgen dat onze oplossingen in ieder geval boven marktnorm liggen. Dat lijdt af en toe tot afhaken van prospects; dat accepteren we tot op gewisse hoogte als gevolg van wat strikter in de leer zijn.

Tenslotte: merk op dat Invantive Cloud geen Power BI-gateway nodig heeft (zie Heeft Invantive Cloud Power BI Gateway nodig?).

[btv2]

Beste,

Na het publiceren van het bestand krijg ik helaas niet de mogelijkheid om een Scheduled refresh in te stellen. Dit komt waarschijnlijk omdat ik mijn credentials niet geverifieerd heb. Maar dit kan ik niet omdat de optie Data Source credentials greyed-out is.

Doet ik iets verkeerd bij het uploaden van de gegevensset?

[forums]

Krijg je nog ergens foutmeldingen? Bijvoorbeeld in Power BI zelf?

Kun je eens kijken of je wel kunt verbinden via https://access-odata.com?

[btv2]

Geen foutmeldingen in Power BI zelf, verversen gaat daar goed. Via de link die je stuurde kan ik verbinden, ook daar geen problemen.

[jes]

Hi @btv2,

Ik gebruik de parameters voor de Invantive Bridge Online URL.

(censored)

Hierbij krijg ik een melding onder data source credentials wanneer die niet goed zijn. Dan kan je op “Edit credentials” klikken om de gegevens in te voeren: