Versheid data in Power BI

Inzake (het verversen van) de dataset van Exact. Dit wel ik graag weten om de juiste interpretatie te kunnen doen hoe actueel de gegevens in Power BI zijn.

De data wordt geladen als volgt:

Exact <==> Invantive (dataset) <==> Power BI

Stel, ik heb zojuist enkele boekingen gedaan in Exact Online, en ik ga daarna de gegevensset vanuit Exact Online via Invantive in Power BI verversen. Staan deze boekingen er dan ook bij? Of komen deze boekingen dan de volgende dag mee, als de verversing tussen Exact Online en Invantive heeft plaatsgevonden?

Als dit laatste namelijk het geval is, dan weet ik in ieder geval dat meerdere keren verversen op dezelfde dag dus geen aanpassingen zal opleveren.

Vragen:

  • De koppeling tussen Exact en Invantive is een ander proces dan de koppeling tussen Invantive en Power BI?
  • De koppeling tussen Exact en Invantive wordt één keer per etmaal ververst? De koppeling tussen Invantive en Power BI ook, maar is door gebruikersorganisatie zelf aan te sturen?

De basis is dat Invantive Cloud werkt met een pull principe: de gegevens worden pas dan uit Exact Online (indien nodig) opgehaald als via OData gegevens uit Invantive Cloud opgevraagd worden uit Exact Online.

Meer details hierover zijn te lezen op Invantive Cloud Structure.

De gegevens vanuit Exact Online kunnen in principe real-time geïmporteerd worden in Microsoft Power BI. Echter, de combinatie van grote datavolumes en hoge verversingsfrequentie vragen veel van het onderliggende platform qua resources. Om de kosten overzichtelijk te houden wordt gebruik gemaakt van “caches”: de data uit Exact Online wordt hierin gebufferd. Indien dezelfde data nogmaals opgevraagd wordt, dan wordt de data niet ververst maar wordt nogmaals de data van voorheen aangeboden.

Er kunnen meerdere caches zijn. Niet alleen binnen Invantive Cloud, maar ook binnen PowerBI.com, Azure Data Factory of SQL Server. Voor Invantive Cloud is de standaard duur ingesteld op 4 uur. Vaker verversen dan eens in de 4 uur leidt dan niet tot nieuwe data, maar werkt wel flitsend snel.

Meer over de instelmogelijkheden van de caches binnen Invantive Cloud is te lezen in Invantive Cloud Structure en Binnenhalen Exact Online via Invantive Bridge Online naar Microsoft Azure Data Factory - #4 door guido.leenders.

Voor de instelmogelijkheden van andere caches zoals op Power BI web kan de consultant die deze heeft ingericht mogelijk meer vertellen.

Algemene tips:

  • voor opname in het periode afsluitingsproces biedt de Excel add-in Invantive Control de mogelijkheid voor real-time cijfers via Excel formules.
  • Gebruik BalanceLinesPerPeriod in plaats van TransactionLines waar mogelijk. De tabel BalanceLinesPerPeriod is vooral bij grote omgevingen soms duizenden keren sneller.