Is Exact Online consolidatie met Power BI mogelijk?

Consolidatie van meerdere Exact Online administraties, eventueel uit meerdere landen of abonnementen, is eenvoudig mogelijk met Power BI.

Uniformering

Voor een boekhoudkundige consolidatie van meerdere administraties is het handig als de volgende instellingen gelijk zijn in alle administraties:

  • grootboekschema,
  • financiële kalender,
  • munteenheid.

Als alternatief voor een afwijkend grootboekschema kan bij consolideren gewerkt worden met RGS (binnen Nederland) of een eigen rapportageschema in Exact Online.

Alle administraties bij elkaar

Bij het importeren in Power BI van de Exact Online administraties met de Power BI connector staan alle administraties van een Exact Online onder elkaar in dezelfde tabel. Het maakt niet uit of het gaat om 5 administraties of 500 administraties. Of om maar een enkele administratie.

Handige tabellen voor consolideren

Voor consolidatie worden vaak de volgende tabellen gebruikt:

  • BalanceLinesPerPeriod: saldi uit balans en W&V per grootboekrekening, periode en administratie. Extreem snel, ook bij bijzonder grote administraties en veel administraties.
  • TransactionLinesIncremental: alle individuele boekingen. Merk op dat regelnummer 0 een bijzondere betekenis heeft.
  • AROutstandingItems en APOutstandingItems: de openstaande posten per peildatum voor debiteuren en crediteuren.
  • GLAccountsIncremental: het grootboekschema.
  • FinancialPeriods: de financiële kalender.

Een gratis voorbeeld Power BI template voor consolidatie is te downloaden in Exact Online Power BI Rapid Deployment Template.

Deze tabellen zijn allemaal bijzonder vlot in het gebruik, waardoor het mogelijk is real-time te consolideren, voor meerdere administraties maar ook voor honderden.

Alle ruim 1.000 voorgedefinieerde Exact Online tabellen zijn te vinden in:

Slim administraties selecteren

De selectie van te consolideren administraties kan op verschillende manieren gemaakt worden. Het eenvoudigste is een filterstap die de administraties kiest. De Invantive Cloud Power BI connector haalt dan alleen die administraties op.

Merk op dat het gebruik van Invantive Cloud met Exact Online Power BI Connector gratis is voor ANBI Stichtingen en onder de volgende voorwaarden met Free Plan: 100.000 regels per dag, maximaal 5 administraties, groepsomzet maximaal EUR 3 miljoen per jaar.

Voor complexe consolidaties op echt grote aantallen administraties zijn er nog meer mogelijkheden, zie bijvoorbeeld Improved Very Large Company Volume Performance on Exact Online en Filteren op Division in OData voor Power Query op Exact Online XML tabel.

Uniek Administratiekenmerk

Het veld Division (of DIVISION_CODE voor XML-tabellen) bevat het unieke nummer van de administratie in het Exact Online land. Zie voor meer uitleg over administraties in Exact Online de rechterkolom in:

Niet alle administraties zichtbaar?

Door de flexibele mogelijkheden van Exact Online voor het beperken van rechten kan het zijn dat niet alle administraties zichtbaar zijn in de connector voor Exact Online.

Een aantal tips voor het instellen van de rechten op administraties is te lezen in Nieuwe Exact Online administratie niet zichtbaar in Invantive Cloud voor Power Query/BI.

Operationele Consolidatie

Behalve het consolideren van financiële cijfers is het ook mogelijk om operationele cijfers te consolideren over meerdere administraties heen, bijvoorbeeld in het geval van meerdere productielocaties of een gesplitst handels- en productielicentie.

Aangezien de consolidatie in Invantive Cloud op alle gegevens werkt, werkt de operationele consolidatie van Exact Online in Power BI helemaal hetzelfde als de financiële consolidatie.

Consolidatie met Excel?

Zocht u niet naar consolidatie met Power BI, maar met Excel? Meer uitleg over consolidatie van meerdere administraties met de Excel add-in voor Exact Online van Invantive is te vinden op: