Rapportagetool Exact Online

Voor Exact Online biedt Invantive meerdere rapportagetools zodat elk soort gebruiker goed geholpen wordt met relevante business intelligence. Er zijn grofweg drie soorten rapportage te onderscheiden:

  • vast-gedefinieerde rapportage: een vaste lijst voor bijvoorbeeld een dagelijks overzicht van verzonden artikel in Exact Online of om een draaitabel mee te maken in Excel.
  • flexibele dashboards: overzicht over KPI’s met de mogelijkheid om in te zoomen op de onderliggende details uit Exact Online, zoals bijvoorbeeld met Power BI of Tableau.
  • ruwe business data uit Exact Online: voor verdere verwerking in een eigen datawarehouse en bestaande rapportagetool of BI-software.

Exact zelf biedt vrijwel geen rapportage tool naast een paar rapportages, maar dit gemis heeft gezorgd voor een levendig en breed aanbod van rapportagetools. Een rapportagetool moet vaak ook breder kijken dan alleen een rapport over alle verschillende Exact Online administraties uit een of meerdere Exact Online landen. Denk bijvoorbeeld aan de integratie van gewerkte uren, verlof en verzuim uit NMBRS of Loket, en koppeling van financiële transacties aan marketingactiviteiten op Facebook, HubSpot, ActiveCampaign of Salesforce.

Power BI

Power BI is er in een versie voor Windows Desktops en in een web versie. De webversie van Power BI werkt eveneens op een mobiele device. De afkorting “BI” geeft al aan dat het gaat om “business intelligence”. Invantive biedt bij Invantive Cloud een Power BI connector voor Exact Online. Met deze oplossing heeft uw organisatie binnen enkele minuten de keuze uit informatie uit meer dan 1.000 tabellen.

De maandelijkste kosten hiervan bedragen voor ondernemers EUR 49 voor maximaal 100 administraties. Zijn er meer dan 100 administraties, dan stijgen de maandelijkse kosten tot EUR 98 voor 200 administraties.

Naast Invantive’s Power BI connector voor Exact Online kunnen alle andere platformen die Invantive Cloud ondersteund meegenomen worden in Power BI. Bijvoorbeeld 50 NMBRS administraties plus 50 Exact Online administraties kosten nog steeds EUR 49 per maand bij gebruik. Het gebruik is gratis en vrijblijvend gedurende de eerste 180 dagen.

De Invantive connector voor Power BI is geschikt voor gebruik tot maximaal 500 administraties. Voor grotere aantallen wordt Invantive Data Replicator aangeraden.

De inrichting bestaat uit twee stappen. Eerste stap is het aanmaken van een account op Invantive Cloud:

Tweede stap is het koppelen van een cloud platform met Power BI zoals hier op Exact Online:

Get My Report voor Exact Online

Get My Report is een eenvoudig te bedienen website die werkt op alle platformen: telefoon, tablet, Windows, Mac en Linux. Tientallen rapportages staan standaard ter beschikking. Elke rapportage kan opgevraagd worden voor een of alle Exact bedrijven. Daarnaast kunnen voor enkele honderden euro’s bedrijfs-specifieke rapportages toegevoegd worden. Get My Report biedt geen mogelijkheden om gegevens uit andere cloudplatformen te verwerken. Hiervoor is bijvoorbeeld de Excel add-in Invantive Control, Power BI of Invantive Cloud een beter alternatief.

Get My Report voor Exact Online is onderdeel van dezelfde bundel als de Power BI driver voor Exact Online; het totale aantal geraakte administraties wordt ontdubbeld en leidt tot het aantal geraakte administraties. Het gebruik is gratis en vrijblijvend gedurende de eerste 180 dagen.

Het gebruik is eenvoudig: ga naar https://get-my-report.com en meld u aan met het Exact Online wachtwoord:

Invantive Control for Excel met Exact Online formules

Met deze Exact Online Excel add-in is het gemakkelijk om rapportages samen te stellen voor tientallen tot honderden administraties. Bijvoorbeeld de consolidatie van cashflow prognoses of realisatiecijfers is gemakkelijk te doen. Enerzijds biedt de Excel add-in veel Exact Online formules waarmee rekenformules met real-time cijfers uit Exact gemaakt kunnen worden, anderzijds biedt deze Excel plugin gebruikers ook alle tabellen uit Exact en ruim 70 andere platformen zoals Loket, NMBRS en Simplicate om een coherente rapportage te ontwikkelen over uw organisatie.

Evenals Get My Report vormt Invantive Control for Excel onderdeel van dezelfde software bundel als de Power BI drivers. Het gebruik is gratis en vrijblijvend gedurende de eerste 180 dagen.

Invantive Control biedt veel mogelijkheden. Het vinden van de weg is niet altijd evident. Laat bij twijfel een post achter of volg het Invantive Control videokanaal:

Invantive Cloud

Invantive Cloud is een online oplossing die naast Exact Online tientallen andere platformen beschikbaar stelt voor Power BI, Microsoft Power Query, Azure Data Factory en andere OData-gebaseerde platformen. Invantive Cloud is geschikt tot maximaal 500 administraties. Meestal wordt gewerkt met gegevens die tot enkele uren oud zijn, maar voor actuele dashboards kan door optimalisatie ook voor veel KPI’s de vertraging teruggebracht worden tot enkele seconden. Als rapportagetool biedt Invantive Cloud ook de mogelijkheid van web apps: kleine modules die gemakkelijk gegevens uit Exact Online en andere platformen zoals Chargebee of ActiveCampaign verwerken tot eenvoudige lijsten, rapportages maar ook bijwerkmogelijkheden voor bijvoorbeeld het verevenen van rekening courant-saldi.

Ook Invantive Cloud vormt onderdeel van de totaaloplossing voor rapportage op Exact Online samen met alle voorgaande producten. Het gebruik is gratis en vrijblijvend gedurende de eerste 180 dagen.

Invantive Data Replicator

Een rapportagetool voor honderden tot duizenden Exact Online administraties wordt vaak gebruik gemaakt van Invantive Data Hub en het grote broertje Data Replicator.

Vanaf EUR 49 per maand is het mogelijk om gegevens uit Exact te kopiëren naar relationele databases (on-premise of in de cloud zoals Aure). Ter indicatie: de kosten van het kopiëren van 100 administraties bedragen EUR 100 per maand. Invantive Data Hub en Invantive Data Replicator staan los van de bundel met de Power BI driver voor Exact Online, Get My Report, Invantive Cloud en Invantive Control for Excel, en worden afzonderlijk in rekening gebracht.

Deze snelle kopieerslag van Exact Online naar SQL Server, PostgreSQL, Oracle of MySQL betekent dat een rapportage tot een dag na de registratie van transacties door gebruikers in Exact Online pas de nieuwe gegevens bevat. Door stukje kennis te gebruiken is deze vertraging te reduceren tot enkele uren of zelfs seconden.

De gekopieerde gegevens worden vaak gebruikt voor operationele processen zoals real-time lijstwerk, maar ook complexe dashboards en operationele efficiency bij het voeren van grote aantallen Exact administraties.

Rapportage Voorbeelden

Zowel voor Get My Report, de Excel add-in, Invantive Cloud en de Power BI connector zijn er talrijke voorbeelden te download op de forums.