Nieuwe Excel consolidatiemogelijkheden voor Exact Online bedrijven en grootboekrekeningen

Met Invantive Control consolideert en rapporteert u gemakkelijk grootboekrekeningen en meerdere Exact Online bedrijven. Dit kan met de honderden extra Excel formules voor Exact, maar ook via massale downloads uit de meer dan 1.000 gekoppelde Exact API’s. Deze consolidatie en rapportage gebeurt in Excel, maar wel real-time en volgens de toepasselijke auditrichtlijnen. Voor EUR 49 per maand kunt u tot 1 administratie tot 100 administraties consolideren met 2 gebruikers, inclusief Power BI koppeling. In dit artikel leert u meer over de nieuwe mogelijkheden om met Excel functies geconsolideerde cijfers te maken.

De nieuwe mogelijkheden voor consolidatie zijn beschikbaar vanaf de Invantive Control Excel add-in versie 20.1.325.

Consolidatie van Exact Bedrijven

Met de Excel add-in Invantive Control kon u al cijfers consolideren uit meerdere administraties per grootboeknummer of verdichting. Deze consolidatie werkt voor alle rekeningschema’s, zowel volgens traditionele rekeningschema’s volgens Brouwer, het Nederlandse standaard RGS-stelsel en ook volgens buitenlandse schema’s zoals in Belgie. U kunt ook kostenplaatsen en kostendragers opgeven bij de consolidatie. Hiervoor worden Excel formules gebruikt zoals I_EOL_BAL_PDE_CLOSE zoals beschreven in bijvoorbeeld Cumulative Profit/Loss per Period en De meest populaire Exact Online Excel add-in formules.

De genoemde I_EOL_BAL_PDE_CLOSE Excel formule haalt het saldi op van bijvoorbeeld een grootboekrekening op per ultimo van een periode voor de opgegeven administratie, inclusief eventuele openingsbalans. De I staat voor “Invantive” en de afkorting EOL voor “Exact Online”. Alle Exact Online formules beginnen daarom met I_EOL_. Voor NMBRS, Visma Net Financials en anderen zijn er andere Excel formules.

Het unieke kenmerk van de Exact Online administratie is altijd de eerste waarde van de Excel formule. Deze “DivisionCode” ziet u bijvoorbeeld in de URL als in u in Exact Online tussen administraties wisselt. Na de wisseling van administratie staat deze in de URL achter

_Division_=

Meerdere Grootboekrekeningen

De nieuwe versie voegt aan deze financiele consolidatiemogelijkheden standaard de mogelijkheid toe om met Excel formules op de financiele saldi niet alleen 1 specifieke grootboekrekening te kunnen opgeven, maar ook meerdere grootboekrekeningen en zelfs reeksen. U kon bijvoorbeeld al met I_EOL_BAL_PDE_CLOSE het saldi opvragen voor 2020 van de grootboekrekening 8000 met:

I_EOL_BAL_PDE_CLOSE(; 2020; 1; 12; “8000”)

maar voortaan kunt u de cijfers van de grootboekrekening 8001 en 8015 uit de standaard gekozen Exact Online administratie ook ophalen met:

I_EOL_BAL_PDE_CLOSE(; 2020; 1; 12; “8001,8015”)

Dat ziet er in de praktijk als volgt uit:

exact online meerdere grootboekrekeningen in excel formule.xlsx (20,4 KB)

Een reeks van grootboekrekeningen uit het rekeningschema van de desbetreffende Exact Online administratie vraagt u op met behulp van “wildcards”: het sterretje “*” voor een willekeurige reeks tekens en/of de “_” voor een specifiek teken. Het saldi van alle omzetrekening krijgt u met:

I_EOL_BAL_PDE_CLOSE(; 2020; 1; 12; “8*”)

of indien u een 4-cijfers rekeningschema heeft met:

I_EOL_BAL_PDE_CLOSE(; 2020; 1; 12; “8___”)

Wilt u een specifieke grootboekrekening uitsluiten, dan kunt u het saldo daarvan er weer van aftrekken:

I_EOL_BAL_PDE_CLOSE(; 2020; 1; 12; “8*”) - I_EOL_BAL_PDE_CLOSE(; 2020; 1; 12; “8999”)

De saldi gegevens worden real-time opgehaald uit het bedrijf zodra u de formule uitrekent. U kunt meerdere reeksen met wildcards ook combineren zoals in:

I_EOL_BAL_PDE_CLOSE(; 2020; 1; 12; “4*,7*”)

Deze specificatie van grootboekrekeningen werkt ook bij Excel formules waar u kostenplaatsen en/of kostendragers kunt opgeven. Voor alle formules, inclusief deze formules met kostenplaatsen en/of kostendragers, geldt dat u geen reeksen met wildcards of combinaties kunt gebruiken voor administraties, kostenplaatsen of andere selectiecriteria. Voor elk individueel Exact Online bedrijf moet u dus nog steeds een optelling doen zoals in deze formule voor de twee bedrijven 123 en 456:

I_EOL_BAL_PDE_CLOSE(123; 2020; 1; 12; “4*,7*”) + I_EOL_BAL_PDE_CLOSE(456; 2020; 1; 12; “4*,7*”)

Project, artikel en andere Exact Online Dimensies

De financiele cijfers in Exact Online administraties kennen ook andere dimensies zoals projectcode, artikel of klant. Een voorbeeld hiervan is het saldo van een project op alle grootboekkaarten in de kosten. Exact Online biedt geen snelle manier om de saldi te bepalen van tientallen of honderden projecten. Met de Excel formule I_EOL_TXN_AMOUNT_DC is dat wel mogelijk:

Deze formule bepaalt het saldo in de valuta van de administratie van het Exact bedrijf over een reeks van dimensies:

  • bedrijf
  • boekdatum van/tm
  • grootboekrekening(en)
  • relatiecode
  • artikelcode
  • projectcode
  • activumcode
  • kostenplaats/kostendrager
  • munteenheid
  • dagboek
  • BTW-code
  • relatie referentie
  • rapportagejaar
  • rapportageperiode van/tm
  • boekstuknummer van/tm

Hiermee kunt u dus ook de totale omzet van een artikel of een relatie opvragen uit het grootboek.

Merk echter op dat voor de berekening soms veel mutaties opgehaald moeten worden uit Exact Online. Het gebruik van tienduizenden formules op een grote administratie raden we daarom niet aan; u kunt dat beter gebruik maken van de “blokken” in Invantive Control of de Power Query connector van Invantive voor Exact Online.