Een ERP-systeem werkt niet altijd zoals het hoort. Dat ondervond plasticproducent Hyplast aan den lijve. Onder meer de traagheid van hun systeem leidde tot grote ergernis bij de medewerkers. Hyplast besloot daarom samen met softwarehuis Invantive een performance tuning uit te voeren. Daarbij kunnen in een relatief korte tijdsspanne fouten uit het systeem worden gefilterd. Na een systeemcrisis bij Hyplast in 2004, staat de Invantive-oplossing, Invantive Melba, ook in voor het bewaken van het systeem. Louis Thirion, IT-manager bij Hyplast, is erg opgetogen over de systeemoptimalisering, maar beseft tegelijkertijd dat de performance tuning voor Hyplast slechts een pleister op de wonde is.
Hyplast maakt deel uit van de Rijnlandse Plastic Groep, waaronder ook het recyclingbedrijf KPR NV en het Amerikaanse verkoopkantoor KPPM ressorteren. Het bedrijf, gevestigd in Hoogstraten, vervaardigt polyethyleen plasticfolies voor toepassingen in de land-en tuinbouw, de bouw en de industrie. De productiecapaciteit bedraagt ongeveer 35.000 ton per jaar en de organisatie draait met zo’n 140 mensen een omzet van ongeveer 35 miljoen euro. Om alles in goede banen te leiden, schafte Hyplast in 1997 Oracle Financials aan voor het financiële luik, in combinatie met OPM (Oracle Process Manufacturing), voor het productiegedeelte. Hyplast liet daarenboven een eigen formulesysteem ontwikkelen. Louis Thirion: “Wij sturen onze productie op basis van massa- en volumepercentages. Er wordt natuurlijk wel naar kilogram omgerekend, maar voor onze mensen is het cruciaal om met percentages te kunnen werken. Het formulesysteem zit nu ook voor een deel in OPM, wat vroeger niet het geval was. Met onze upgrade naar versie 11.5i hebben we er trouwens heel wat functionaliteit bij gekregen. Wel vinden onder andere de productieplanning, de material resource planning (MRP) en het stockbeheer nog volledig in Microsoft Access plaats. Dus naast onze drie hoofdsystemen – twee standaardpakketten en één op maat ontwikkelde oplossing – die alledrie in een Oracle-omgeving functioneren, hebben we nog eens twintig tot dertig subsystemen in Access.”
Ondermaatse performance
Toen Louis Thirion vijf jaar geleden werd aangenomen om een management informatie systeem (MIS) op te zetten, merkte hij dat het ERP-systeem van Hyplast erg slecht presteerde. Het bedrijf dat de software had geïmplementeerd, had zich niet aan de standaard implementeringsregels van Oracle gehouden. Invantive ging daarop na of het, mits enkele kleine aanpassingen, een performantiewinst kon realiseren. En dat kon. Zo duurt het aanmaken van een nieuw artikel nu slechts één minuut en krijgen we een rapport in tien tot twintig minuten in plaats van na een halve dag. Vroeger moesten de rapporten ook ’s nachts worden gedraaid, omdat het systeem anders overbelast werd. Het gevolg was dat we alle beslissingen uitstelden tot het einde van de maand. Nu zijn de rapporten direct ter beschikking. Beslissingen kunnen daardoor veel sneller worden genomen, zodat we korter op de bal kunnen spelen. We hebben ook twee medewerkers minder nodig voor de orderinput. Die mensen hebben nu tijd om zich op andere zaken te focussen.” Vanaf september 2004 staat Invantive ook in voor de bewaking van het ERP-systeem van Hyplast. Na het vervangen van een netwerkkaart, ging de plasticproducent 23 uur uit de lucht met zijn systeem. Door de netwerkkaart te vernieuwen werd een groot deel van de data op de harde schijven gewist en toen eveneens bleek dat de back-up niet degelijk was, nam Hyplast opnieuw contact op met Invantive. Het softwarehuis slaagde erin een reconstructie van de data te maken. “We wilden absoluut vermijden dat ons systeem opnieuw zou crashen en hebben toen aan Invantive gevraagd de bewaking van ons ERP-systeem op zich te nemen. We hebben nu een VPN-verbinding met het softwarehuis, zodat zij op elk ogenblik in ons systeem kunnen. Dit jaar hebben ze zo al proactief twee mogelijke calamiteiten opgespoord”, aldus Louis Thirion.
L. Thirion:
“Wanneer je een MIS moet opstarten, is het noodzakelijk dat de onderliggende gegevens juist en snel ter beschikking zijn. Daarom besloot ik eerst een oplossing te zoeken om de performantie van het ERP pakket te verhogen, want die was ronduit slecht. Om een statistiek uit het systeem te halen, had je een halve dag nodig en om een nieuw product in het systeem in te voeren moest je twintig minuten uittrekken. Op basis van mijn vroegere ervaring wist ik dat dit helemaal niet kon."
Tijdens een Oracle User Conference maakte Louis Thirion kennis met de techniek van performance tuning en met Invantive. Hij nodigde Invantive uit voor een demonstratie, waarop het management van Hyplast besloot een systeemoptimalisering te laten uitvoeren. De performance tuning nam ongeveer twee weken in beslag.
L. Thirion:
“Invantive liet Invantive Melba, een door het bedrijf ontwikkelde oplossing voor systeemoptimalisering, los op ons ERP-systeem. Het Oracle-systeem bleek oorspronkelijk niet goed geïmplementeerd te zijn."