Invantive Estate en Invantive Vision hebben uitgebreide mogelijkheden om je relaties vast te leggen en bij te houden. Dat kan handmatig, maar dat kan ook automatisch. Bijvoorbeeld door ze op te halen uit je ERP systeem en je CRM oplossing. Deze relaties verschijnen ook in je Microsoft Outlook in een map naar keuze door te kiezen voor ‘Contactpersonen bijwerken’. De relaties verschijnen dan - als je telefoon gekoppeld is aan Outlook - ook in je telefoon of Apple iPad. Heel handig, want als je collega het nieuwe centrale nummer van een leverancier vastlegt dan krijg jij het vanzelf in je telefoon.
Help, ik kan geen gesprekken meer aannemen
Hartstikke handig, maar een organisatie heeft vaak veel relaties: klanten, leveranciers, medewerkers bij de leveranciers, prospects. Tienduizend of meer is niet ongebruikelijk, en rijp en groen loopt door elkaar heen. En een Apple iPhone of HTC heeft veel moeite om tienduizend contactpersonen te verwerken. Dat kan tot relatief onschuldige problemen leiden zoals een iPhone die eerst een kop koffie moet nadenken over welke naam je zojuist ingesproken hebt. Maar kan ook ernstig zijn zoals een Windows Mobile telefoon die geen gesprekken meer wil aannemen.
Alle relaties overnemen in je Microsoft Outlook of telefoon is dus niet altijd handig. Je zult je moeten beperken. Je doet dat door de profiel optie bubs-ola-maximaal-aantal-contactpersonen in te stellen op het maximale aantal contactpersonen dat je wilt bijwerken. Standaard zijn dat er 1.000, de meer krachtige toestellen kunnen 5.000 contactpersonen aan.
Met wie heb ik de komende tijd contact?
Invantive Estate en Invantive Vision helpen je hierbij. Want je wil wel graag dat ene nummer dat je morgen gaat opzoeken bij je hebben. Invantive Estate en Invantive Vision houden bij welke relaties betrokken zijn bij je projecten en workflows zoals de verkoopkansen en storingen. Dat houden ze ook bij voor jezelf. En ze gaan er van uit dat je nog vaak contact zult hebben met mensen waarmee je al jaren intensief samenwerkt. Maar ze denken ook dat je vaak contact zult hebben met mensen waarmee je de afgelopen maand veel contact hebt gehad.
Tijdens het bijwerken van je contactpersonen met personen en organisaties voegen ze daarom je relaties toe in een volgorde van afnemende intensiteit van recent en/of langdurig contact. De kans dat je de juiste relaties in je Microsoft Outlook hebt staan neemt daarmee sterk toe.
Ik bel mijn schoonmoeder vaak
Voor zakelijk gebruik is het ideaal als je relaties vanzelf in je telefoon verschijnen. Maar wat nu als jij je schoonmoeder vaak belt, maar haar naam staat niet in Invantive Estate of Vision? Voor de iPhone is dat erg gemakkelijk: je maakt gewoon een extra map met Contactpersonen waarin jij je persoonlijke relaties zet. Die verschijnen dan ook in je iPhone.
Sommige telefoons zoals Windows Mobile ondersteunen maar één map met contactpersonen. Maak in dergelijke gevallen ook een extra map met Contactpersonen voor je persoonlijke relaties. En kopieer die regelmatig naar de map waarin je zakelijke relaties staan.
Met deze tips grijp je ondanks minder contactpersonen in je telefoon vrijwel altijd raak bij je zoektocht naar een telefoonnummer.