Crisis in de bouwsector
Het is crisis, dat kan u niet ontgaan zijn. Er vallen ontslagen, er wordt bezuinigd en er gaan veel bouwbedrijven failliet. Het ene na het andere bericht verschijnt op het internet. Vastgoedconcerns en bouwbedrijven vallen om. Ook de grote jongens. Verschrikkelijk, maar had dit misschien voorkomen kunnen worden?
Alles lijkt goed te gaan, nieuwe opdrachten stromen binnen, er is weinig verzuim onder het personeel en ook uw leveranciers doen het goed. Totdat een klein onderdeel binnen een project fout gaat. Uw klant betaalt niet en de medewerkers registreren de gewerkte uren niet goed. Na grondig onderzoek blijkt dat de situatie al langere tijd ernstig is. Conclusie: uw projectmanagement is niet goed. Maar waar ligt het aan en hoe gaat u dit oplossen? Beter nog: hoe kunt u een situatie zoals deze voorkomen?
Via de achteruitkijkspiegel de toekomst tegemoet
Een klant die niet betaalt lijkt op het eerste gezicht misschien niet zo erg, maar als dit blijvend is zal dit weer invloed hebben op de rest van de projecten. Want als een klant u niet betaalt, kunt u zelf niet aan uw betalingsverplichtingen voldoen. Met als gevolg dat een derde partij ook in moeilijkheden komt. Het is een soort kettingreactie.
Veel bedrijven blijven ondanks fouten in de projectmanagement het liefst bij het oude vertrouwde. Veranderingen kunnen immers negatief uitpakken. Maar wat als zij stil blijven staan, of zelfs geen keuze hebben? Stilstaan is overlijden, veranderingen doorvoeren is misschien een risico, maar zal altijd nog beter zijn dan stilstaan.
Bedrijven dienen daarom hun processen en de markt om zich heen beter in de gaten te houden. Door real time monitoring en informatievoorziening kunnen zij beter op veranderingen inspelen. Een bedrijf kan wel stoïcijns denken dat ze het goed doen en dat alles op rolletjes loopt. Maar wat als de markt onderhevig is aan veranderingen en er niet tijdig kan worden gereageerd? Neem bijvoorbeeld Nokia, zij zagen de Touch Screen en Apps revolutie niet aankomen. Zij bleven bij het oude vertrouwde, terwijl de concurrentie inspeelde op deze revolutie, waardoor Nokia flink ging achterlopen. Om het tij te keren is er snel een overeenkomst met Microsoft gesloten. Nokia zal voortaan onder het Windows 8 platform mobiele telefoons uitbrengen. Voor beide partijen brengt deze ad-hoc beslissing risico’s met zich mee. Aan de ene kant komt Microsoft wellicht met de klompen op het ijs. Aan de andere kant kiest Nokia, in tegenstelling tot het merendeel van de markt, niet voor het in marktaandeel grotere Android platform. Al probeert Nokia nu een inhaalslag te maken, de concurrenten die tijdig reageerden blijven een groter marktaandeel houden. Zij hebben onder Android immers al een behoorlijk aandeel verworven. Nokia dient daarentegen met een relatief nieuw en minder bekend platform marktaandeel te veroveren. De vraag blijft of deze samenwerking het tij nog kan keren. Bij een multinational als Nokia zal het woord “faillissement” niet zo snel spelen. Maar denk eens aan kleinere bedrijven; indien zij zich niet goed positioneren in de markt en inspelen op de vernieuwing, blijven zij hulpeloos achter.
Een overzicht van de volledige project planning, externe en interne factoren zijn daarom essentieel voor het tijdig reageren op verandering en het aansturen van projecten. Alle informatie die onder projectmanagement valt, zoals monitoring van het eigen bedrijf en de markt, dient beschikbaar en toegankelijk te zijn. Het lijkt voor velen simpel en onder controle. Maar voor bedrijven die projectmatig werken is het geordend beschikbaar hebben van project informatie een heikel punt. Veel bedrijven houden alles netjes bij in Excel spreadsheets of soms zelfs met gele Post-it blaadjes. Voor de individuele werknemer overzichtelijk, voor het interne overzicht verschrikkelijk. Voor de werkgever een goedkope vorm van projectmanagement, maar uiteindelijk een dooddoener. Zonder een goede projectadministratie neemt de kans toe op een ad-hoc beslissing die verkeerd kan uitpakken. Met een goede projectadministratie vergroot je de kansen op het overleven van iedere crisis.
Beter projectmanagement of bezuinigen?
Voor de meeste bedrijven is een investering in software voor projectmanagement niet aan de orde. Het gaat toch goed, alles loopt op rolletjes en ach, er is wel eens een miscommunicatie. Tot het moment dat ze merken dat er heftige miscommunicaties zijn, dat het projectproces niet vloeiend verloopt zoals werd gedacht. Dit is ook bij bedrijven die failliet zijn gegaan het geval. Geen controle op het projectmanagement. En dat terwijl ze dachten dat het allemaal goed ging. Het probleem hoeft niet altijd intern te zijn; zoals eerder benoemd kan er een kettingreactie ontstaan.
Neem bijvoorbeeld de bouw: de prijzen van grondstoffen fluctueren. Kan iemand vandaag met zekerheid zeggen wat de bouw van een project over een jaar kost? Dat kan niet, maar met de juiste interne informatie en marktinformatie kan er wel degelijk op geanticipeerd worden. De verwachtte financiële situatie kan worden vastgesteld waardoor lopende en toekomstige projecten tijdig kunnen worden bijgestuurd. In welke branche dan ook, de markt ‘werkt’ en is aan veranderingen onderhevig, wellicht zelfs dagelijks. Het maakt niet uit in welke branche een bedrijf opereert, bouw, ICT, service of advies. Al deze bedrijven zijn afhankelijk van één ding: de opdrachtgevers en de bijbehorende orders. Van kennismaking, offerte, facturatie, urenregistratie tot het eindstation. Alles moet goed en overzichtelijk verlopen. Voor ieder aspect is weer iemand anders verantwoordelijk. Verloopt de interne, externe communicatie en vastlegging hiervan niet op juiste manier? Reageer hier tijdig op en voorkom problemen in de toekomst. Zorg voor de juiste projectnotities, bewaak de projectadministratie en voorkom ernstige reorganisatie maatregelen zoals ontslagen.
Want met minder mankracht wordt er minder werk verricht. Dan hebben we het niet alleen over bijvoorbeeld bouwvakkers, maar ook minder mensen op kantoor die het project managen. Als hier kennis en visie uitstromen, heeft dit weer grote gevolgen voor de projectbeheersing. En u raadt het al, dit heeft gevolgen voor het gehele proces. Zo worden er hierdoor hele bouwprojecten in Nederland stilgelegd, bouwbedrijven failliet verklaard en onder curatele gesteld. Wederom een kettingreactie hier, want denk maar eens aan alle betrokkenen rondom zo’n project. Ook hun interne projectmanagement loopt vast. Bezuinigen is soms een goede oplossing, maar vaak realiseert het meer externe problemen dan dat het structurele problemen oplost.
Investeren in een softwarepakket om het projectmanagement optimaal te beheersen en structurele problemen op te lossen is voor bedrijven een ‘no go’. Want de werknemers zijn immers al bekend met het huidige pakket, zij moeten dan tijd en energie investeren in de nieuwe software, terwijl die tijd en energie nu hard nodig is voor lopende projecten. De kosten voor zo’n pakket zijn vast heel erg hoog, en dat kan het bedrijf nu niet lijden, want wie zegt dat het straks echt werkt?
Maar wat als zo’n pakket een bedrijf juist op weg helpt? Ervoor zorgt dat ieder project an sich inzichtelijk is en blijft. Dat er grip is op de kosten, op de planning waardoor een bedrijf tijdig kan inspelen op een situatie? Zodat belangrijke zaken niet als een verrassing komen met alle gevolgen van dien. Wat als een investering in dit soort software ervoor zorgt dat een bedrijf niet ad-hoc hoeft in te grijpen om dan alsnog ten onder te gaan?
Daarom: projectmanagement is vooruitzien!