Dat had je beter moeten plannen!
‘Waarom ben je daar niet eerder aan begonnen’ klinkt bekend in de oren. ‘Ik had mijn project planning niet op orde’ is een vaak gegeven antwoord. Dit zijn veel voorkomende zinnen binnen organisaties. Zinnen die tijd en uiteindelijk geld kosten. Het plannen van taken en werkzaamheden kan het individu gestructureerd laten werken maar ook geld opleveren. Door het beter plannen van projecten gaat een organisatie effectiever en efficiënter werken. Het gevolg hiervan is dat de informatiestroom verbetert, de projecten beter beheerd kunnen worden en de interne processen verbeteren. Het resultaat? Meer winst door effectiever en efficiënter project planning! Maar hoe plan je het best een project?
Dit is een vraag die lastig te beantwoorden is. Elke organisatie plant door bedrijfsregels en samenstelling de projecten anders. Waar anderen gebruik van projectmanagement software maken, gebruiken anderen Post-it velletjes. Het moge duidelijk zijn dat de organisatie die van projectmanagement software gebruikt maakt, flexibeler op onvoorziene situaties kan reageren. Met één druk op de knop kan de informatie namelijk gewijzigd en gedeeld worden. Ook is er een verschil in de soort planning; gaat het om een personeelsplanning, taken indeling of wederkerende werkzaamheden? Zoals er geen twee gelijke organisaties zijn, zijn er geen gelijke projecten. Daar komt bij dat de capaciteit en beschikbare resources niet alleen per organisatie maar ook per individu verschillen. Door het nieuwe werken is een werkweek van 40 uur op locatie niet bij iedereen van toepassing. Om een project goed te plannen en te managen zijn interne en externe kennis van de resources essentieel. Zonder deze kennis is het effectief en efficiënt plannen onmogelijk.
Desondanks zijn er een aantal algemene handelingen die het succes van een project mede bepalen. Deze stappen zullen in dit artikel worden behandeld. De allereerste is de helikopterview van de projectmanager. De manager dient het overzicht over het project te kunnen bewaren. Het tweede is het onderverdelen van een project in taken. Hierdoor kunnen de voortgang en de kosten van het project beheerst worden. Het derde is het daadwerkelijk managen van het project. Door een goede planning en management kunnen risico’s en ad-hoc reactie vermeden worden.
Helikopterview over de projecten
Tijdens het plannen van projecten zijn er veel vragen die een projectmanager zich moet stellen. Welke personeel zet ik in, hoeveel uren zal het project in beslag nemen en hoe vang ik onvoorziene gebeurtenissen op? Omdat een project door zowel interne als externe factoren beïnvloed kan worden is een helikopterview nodig. Een overzicht van de actualiteiten zoals de situatie op de markt en interne beschikbaarheid van werknemers is voor het plannen van projecten essentieel. Als eerste kan een organisatie door het overzicht te houden tijdig het project aansturen. Zijn er medewerkers ziek dan kunnen de taken herverdeeld worden of medewerkers aan het project worden toegekend. Als tweede kan er zo ruimte voor een nieuwe order worden ingecalculeerd. Als er plotseling een extra order binnen komt kan door goede personeelsplanning de opdracht toch worden uitgevoerd.
Om zo efficiënt mogelijk te werken dienen projecten zoveel mogelijk op elkaar te worden afgestemd. De projectmanager dient dan ook zowel centraal als decentraal zijn projecten te plannen. Enerzijds kan de projectmanager door de interne kennis het project efficiënter laten verlopen. Zo kunnen de medewerkers met de vereiste kennis en middelen aan het project worden toegevoegd. Anderzijds kan de projectmanager beter reageren op de veranderende situatie in de markt. Door de interne kennis kan het proces beter worden aangestuurd en een ad-hoc reactie worden voorkomen.
Beginnen met project planning
Om een project goed te plannen is een takenverdeling nodig. De takenverdeling geeft exact aan welke taken er binnen het project uitgevoerd moeten worden. De taken planning biedt een overzicht van alle project die het succes van het project bepalen. Projectplanning omvat dan ook de volgende onderdelen:
- takenplanning
- personeelsplanning
- projectmanagement
1: Takenplanning
Bij het uitvoeren van een project is een goede takenplanning doorslaggevend. Zonder een goede takenplanning kan een project niet worden aangestuurd. Een gevolg hiervan is dat bij een eventueel probleem een ad-hoc reactie zal plaatsvinden. Een taak moet dan ook een duidelijke doelstelling bevatten. Met andere woorden een handeling die binnen een bepaalde tijd afgerond moet zijn. Het opsplitsen van een project in taken biedt een organisatie de volgende voordelen:
- Beter tijdmanagement van personeel.
- Realtime kostenoverzicht van een projectonderdeel.
- Facturatie specifiek per werkzaamheden.
- Beter aansturen van het project door extra capaciteit aan de taak toe te kennen of juist overcapaciteit elders benutten.
- Medewerkers weten wanneer en binnen hoeveel tijd ze een taak moeten afronden.
- De werknemers kunnen op die manier enigszins hun eigen werkdag indelen.
- Takenplanning vergemakkelijkt de urenverandering en uitdraaien van werkbonnen.
Als de taken bekend zijn kunnen ze onder de professionals worden verdeeld en in de agenda’s worden gepland.
2: Personeelsplanning
Om een project effectief in te plannen is kennis over het personeel en organisatie belangrijk. Welke professionals heb ik tot mijn beschikking, wat zijn hun capaciteiten, welke werkzaamheden zouden zij kunnen delegeren of opvangen? Dit zijn vragen die tijdens het plannen van de agenda’s bekend moeten zijn. Het plannen van het personeel moet zo efficiënt mogelijk zijn. De voortgang van het project mag niet onder afwezigheid of vakantie van een specialist lijden. In dat geval zal het project vertraging oplopen en komt de winst onder druk te staan. Het is daarom van belang dat een projectmanager voor zichzelf de volgende vragen kan beantwoorden.
- Welke medewerker kan bij afwezigheid extra taken uitvoeren of overnemen?
- Kunnen alle medewerkers goed met het registratiesysteem om gaan?
- Is er altijd toegang tot de agenda van de medewerkers?
- Kunnen agenda’s gemakkelijk gewijzigd en gedeeld worden?
Nadat de taken verdeeld en de agenda’s ingepland zijn kan het plannen van een project worden voltooid en kan het managen beginnen.
3: Projectmanagement
Projectmanagement is niets anders dan het aansturen van het project en vermijden van risico’s. Door de juiste keuzes en afwegingen te maken kunnen de risico’s zoveel mogelijk worden beperkt. Tijdens deze fase houdt de projectmanager toezicht op de lopende werkzaamheden; loopt alles volgens planning? Zo niet: welke handeling moet hij verrichten om alles vlekkeloos te laten verlopen? In de fase van het project is het van belang dat elke actor zich aan de eerder gemaakte planning houdt. De helikopterview van een projectmanager komt hier tot zijn recht. Hij of zij bewaakt de voortgang en stuurt indien nodig het project aan.
Projectmanagement valkuilen voorkomen
- Voorkom het gebruik van Post-it velletjes. Een project staat of valt met de projectadministratie. De projectinformatie moet gemakkelijk toegankelijk en beheersbaar zijn. Zorg voor een goed inzicht in de planning en deling ervan. Door gebruik van projectmanagement software te maken kan een organisatie niet alleen effectiever en efficiënter werken maar ook de concurrent een stap voor zijn.
- Betrek de medewerkers bij het plannen. Laat de medewerkers vrij in het bepalen van de volgorde waarop ze binnen het toegekende project taken uitvoeren. Zo kan met bijzondere omstandigheden van de afdeling of individueel rekening worden gehouden.
- Voorkom ad-hoc reacties door inventarisatie van de organisatie en markt. Welke onverwachte omstandigheden kunnen zich voordoen en hoe kan ik hierop het beste reageren? Zoals in ons eerder artikel gelezen kan worden is het nemen van een ad-hoc beslissing een voorbode tot het falen van een project.
- Leer uit eerdere ervaringen. Een van de pijlers van projectmanagement is geschiedenis. Wie de toekomst wil bepalen moet naar het verleden kijken.
- Voorkom cultuurproblemen binnen de organisatie. Door gewoonte en routine gebeurt het plannen van projecten per afdeling op een eigen manier. Probeer niet direct hiervan af te wijken en motiveer de verandering bij het personeel. Oud en nieuw kunnen heel goed samengaan.
- Kies voor de nodige projectmanagement software. Let op de interne wensen en mogelijkheden die het softwarepakket voor projectmanagement biedt. Kan de organisatie hiermee meer grip op projecten krijgen en kan de organisatie er mee groeien?
Projectmanagement begint bij eerste kennismaking
De bedrijfsregels die zowel intern als extern gehanteerd worden bepalen de uiteindelijke project planning. Project planning begint daarom al bij de eerste kennismaking. Alle overwegingen die het succesvol afronden van een project bepalen dienen bij deze kennismaking te worden meegenomen. Of het nu om een leverancier van onderdelen, personeel, opdrachtgever of software leverancier gaat: allen zijn meebepalend voor het succesvol afronden van een project. Als eerste vanwege de capaciteiten van een leverancier. Als een leverancier niet aan een vraag kan voldoen dan heeft dat gevolgen voor de planning van het project. De keuze van een leverancier is erg belangrijk. Als tweede het personeel; het personeel moet niet alleen professioneel zijn maar ook op een extra verzoek kunnen ingaan. Als derde de opdrachtgever; de opdracht moet helder en duidelijk geformuleerd zijn. Zonder goede formulering is een takenplanning lastig. Als vierde de software leverancier. De geleverde software moet gemakkelijk te integreren zijn en alle aspecten van projectmanagement beslaan. Voordeel hiervan is dat bijvoorbeeld personeelsplanning, takenplanning, werkbonnen en facturatie in één systeem geregeld kunnen worden.
Project planning is erg belangrijk voor de voortgang en bewaking van lopende projecten. Het verkrijgen van inzicht in de werkzaamheden zal zich uiteindelijk in tijdwinst en groei uitbetalen. Automatisering van de project planning laat organisaties efficiënter en effectiever werken. Het resultaat is een verhoogde winst en waarborging van de continuïteit.