Wat is het nu: projectadministratie of projectbeheersing?
Een van de vaak gehoorde vragen bij de verkoop en implementatie van Invantive Vision en Invantive Estate is: “Ons boekhoudpakket (vul willekeurige naam zoals Exact Globe of Microsoft Axapta in) heeft al een module voor projectadministratie. Waarom zouden we dan toch Invantive Vision of Invantive Estate moeten gebruiken?”
Deze vraag is een leuke inleiding naar de twee verschillende aanpakken voor het omgaan met projecten:
- projecten administreren versus
- projecten beheersen.
Software voor projectadministratie
Een administrateur zal (terecht) een administratie willen voeren van projecten. Zo’n administratie bevat meestal een lijst van projecten, de inkoop- en verkoopfacturen, en soms nog zaken zoals geboekte uren en inkoop- en verkooporders. Een projectadministratie geeft snel inzicht in welke projecten lopen in de organisatie en wat de financiële status is volgens de boekhouding.
Een projectmatig werkend bedrijf heeft hiermee een goede basis, maar het is en blijft een statische vastlegging van de financiële kant van een project, meestal beperkt tot de kostenbewaking. Voor projectmatig werkende bedrijven vormen projecten echter geen kostenpost, maar een hulpmiddel om inkomen te verwerven. Met alleen een projectadministratie of kostenbewaking kun je niet goed sturen op een optimaal rendement.
Laat staan dat je goed kunt omgaan met de dynamiek van een projectenorganisatie: de ene dag rent iedereen het ene doel na, de andere dag is het doel weer bijgesteld en ten slotte vraagt de afnemer toch weer om het oorspronkelijke doel te realiseren. Je kunt je hierdoor gefrustreerd voelen. Maar juist een projectmatig werkende organisatie levert betere resultaten als ze in staat is zich snel en professioneel aan te passen aan gewijzigde omstandigheden, zonder dat de kwaliteit van het resultaat zwaar in het gedrang komt. Sommige mensen vinden die dynamiek juist hartstikke leuk en die mensen kom je dan ook vaak tegen bij een projectmatig werkend bedrijf.
Meer resultaat met software voor projectbeheersing
Om die dynamiek te beheersen dient software voor projectbeheersing niet alleen de gegevens uit de projectadministratie te kunnen verwerken (of inlezen uit een boekhoudpakket, zoals bijvoorbeeld uit Exact Globe of KING). Goede software voor projectbeheersing kan naar mijn mening bovendien vier andere zaken goed organiseren:
- Operationele gegevens zoals activiteiten, risico’s en betrokkenen verwerken.
- Omzet en opbrengsten registreren, ook voordat een order gerealiseerd is, bijvoorbeeld een subsidieaanvraag of potentieel meerwerk.
- Processen op een gecontroleerde maar vooral flexibele manier laten aflopen, zodat je met behoud van grip kunt inspelen op de waan van de dag. Bijvoorbeeld met flexibele workflows en waar nodig handmatig ingrijpen.
- De gegevens verwerken in rapporten en beschikbaar stellen aan de betrokken personen in hun dagelijkse werk via bijvoorbeeld Microsoft Outlook, browser of mobiel.
En dat allemaal zo flexibel mogelijk, zodat iedere betrokkene bij een project de informatie krijgt die hij of zij nodig heeft. En ook alleen die informatie, want je wilt dat je flexwerkers niet zoals mijnheer Lopez een hutkoffer vol gegevens naar je concurrent brengen.
Het is mijn overtuiging (en inmiddels ook ervaring) dat een projectmatig werkend bedrijf met software voor projectbeheersing in staat is om zijn medewerkers te helpen om betere resultaten te leveren. De grootste voordelen zijn de flexibiliteit en transparantie. Medewerkers en andere betrokkenen werken minder aan herhalende geestdodende activiteiten. En met de software Invantive Vision en Invantive Estate kun je die flexibiliteit bereiken met behoud van grip.