Er zijn twee veelgebruikte methodes om in 1x alle documenten uit één of meerdere Exact Online administraties te downloaden:
- Door het draaien van een SQL script met Invantive Query Tool.
- Met de module ‘Documenten downloaden’ in de website Get My Report.
De laatste optie wordt aanbevolen voor zakelijke gebruikers. Voor technische gebruikers is SQL aan te bevelen.
Invantive Query Tool
Behalve je financiële gegevens en de gegevens over je productie, handel en projecten kun je met Exact Online ook heel gemakkelijk digitale dossiers aanleggen. Dat begint vaak bij de boekhouding: inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften, etc. Maar het ontwikkelt zich in combinatie met de Exact Online editie van Invantive Composition for Word ook vaak tot het samenstellen en opslaan van offertes, contracten en kwaliteitsdocumenten.
Echter, voor het downloaden van de documenten in je dossiers is er nog geen standaard zoals bijvoorbeeld XAF voor je financiële administratie. Het opbergen van documenten in een lokale map is daardoor een arbeidsintensieve klus. Maar soms moet je alle documenten bewaren buiten Exact Online, bijvoorbeeld in je eigen systeem voor het controledossier of omdat een klant naar een andere accountant overstapt en graag zijn stukken meeneemt.
Met het Invantive Query Tool bieden we een gratis, maar enigszins technische, oplossing aan om massaal uit een paar of uit tientallen administraties de documenten naar een map te downloaden.
Massaal Exact Online Documenten Downloaden
Voer de volgende acties uit om je documenten te downloaden:
- Installeer het Invantive Query Tool for Exact Online.
- Meld je aan als gebruiker met je Exact Online gebruikersnaam en wachtwoord op de Exact Online XML * verbinding voor het land waarin je wilt werken.
- Kies in het menu voor ‘Scripts’, ‘Exact Online XML’ en dan voor ‘Download documents (Exact Online)’.
- Druk vervolgens op de toets F5 om alle documenten te downloaden./
- Na afloop staan alle documenten standaard in een nieuwe map op je bureaublad.
Juiste Administraties Kiezen
Indien nodig kun je de download beperken tot een aantal administraties.
Get My Report
Het massaal documenten van documenten is ook beschikbaar als onderdeel van Get My Report voor Exact Online. De eerste 180 dagen hiervan is het gebruik gratis.
De volgende modules zijn beschikbaar.
Documenten downloaden
Deze download van documenten is beschikbaar voor Nederland en België, inclusief documentatie:
Download Transactiedocumenten
Deze download van documenten over een groep van transacties is beschikbaar voor Nederland en België, inclusief documentatie:
Alle Verkoopfacturen Downloaden uit Exact Online
Vul de vanaf en tot/met in bij het veld “Verkoopfactuurnummer” om alleen de Exact Online PDF en/of XML verkoopfacturen te downloaden.
Snelheid
De duur van de download bestaat grofweg uit twee onderdelen, waarvan de duur kan fluctueren op basis van systeembelasting en specifieke indeling van de administratie:
- transacties selecteren, en
- bijbehorende documenten downloaden.
De eerste keer zal een (versleutelde) cache opgebouwd worden met alle transacties. Dit duurt circa 5 seconden per 1.000 grootboekregels. Als een administratie 1 miljoen grootboekregels bevat, dan duurt het ruim een uur. Een volgende keer is dit tot 100x sneller.
Het downloaden van de documenten kost circa 1 seconde per 5 geselecteerde documenten.
Alle geselecteerde Exact Online documenten worden in een ZIP-bestand geplaatst. De daadwerkelijke download is beperkt tot 2 GB aan documenten in een ZIP-bestand.
Alle documenten van 1 transactie
Deze download van documenten voor een specifieke transactie is beschikbaar voor Nederland en België, inclusief documentatie:
