Kostenboekingen uren voor Exact Online Uren & Projecten

Sturen op Projectresultaat

Met de projectenmodule van Exact Online kunnen uw medewerkers uren registreren op projecten. Veel projectorganisaties maken graag de kosten en opbrengsten per project inzichtelijk. Door vanuit goed projectmanagement te sturen op bijvoorbeeld het Onderhanden Werk (OHW) kunnen de financiële resultaten significant verbeterd worden.

Voor het Onderhanden Werk is het nodig om alle kosten en opbrengsten in beeld te hebben, ook uit de urenregistratie. Echter, de waarde van interne uren qua kosten blijkt niet automatisch uit de financiële administratie in Exact Online.

Met de app “Maak Kostentransacties voor Uren op Projecten” binnen Get My Report kunt u voor gemaakte uren kosten laten boeken in de financiële administratie als kostenboekingen:

Dankzij deze koppeling tussen de projectadministratie als sub-administratie en het grootboek krijgt u een totaaloverzicht van elk project in Exact Online. Dit totaaloverzicht krijgt u door de kostenboekingen voor de uren te combineren met de rest van de boekhouding:

  • uitgaande facturen voor uren,
  • uitgaande facturen voor termijnen,
  • facturen voor producten, en
  • facturen voor werk derden zoals dienstverleners en consultant.

Met de app “Projecttransacties” kunt u een dergelijk totaaloverzicht downloaden in Excel van onder andere de gemaakte uren, boekingen voor facturen en de kostenboekingen die door door de app aangemaakt zijn.

De app “Projecttransacties” bevat zes Excel werkbladen, met daarop vrijwel alle relevante informatie uit uw projectadministratie. De werkbladen bevatten achtereenvolgens op detailniveau:

  • gekozen parameters;
  • lijst van geselecteerde projecten per administratie en klant;
  • lijst van uren per boekhouding en project, inclusief waarde, artikelgroep en eenheid;
  • lijst van kostenboekingen per administratie en project, inclusief aantallen en kostprijzen;
  • lijst van boekingen per administratie en project uit het grootboek en inkoopboek;
  • lijst van WBS elementen per financiële administratie en project: deliverables, activiteiten en kostenposten.

Kostenboekingen voor Uren

Het koppelen van Get My Report met uw Exact Online administratie(s) gebeurt door aan te melden op Get My Report. Na het invullen van de gebruikersnaam en wachtwoord geeft u de verificatiecode in. Daarna staat u toegang toe voor de gewenste administraties.

De boekingen voor de uren uit de projectadministratie worden als volgt verwerkt in de administratie.

De verwerking gebruikt aanvullende informatie over inkoopcontracten uit het werkblad “Contracts” van het Excel-bestand voor een flexibele boekingsgang. In het werkblad staan achtereenvolgens na de kopregel:

  • divisiecode van de financiële administratie;
  • relatiecode;
  • projectcode;
  • artikelcode;
  • nummer van de medewerker;
  • startdatum;
  • einddatum;
  • leverancierscode;
  • uurtarief.

Een voorbeeld van een dergelijk Excel-bestand met inhuurcontracten is te vinden in

https://documentation.invantive.com/2017R2/get-my-report/webhelp/gmr-eol-create-cost-transaction-project-time.html

Voor elke urenregistratie tussen de twee datums en de opgegeven status wordt een boeking aangemaakt. De boeking bestaat uit een boeking op de opgegeven grootboekrekening tegen de grootboekrekening van het artikel en anders van de artikelgroep.

De kostenboekingen voor de Exact Online uren kunnen in elke administratie verwerkt worden. De synchronisatie tussen de projecturen en de boekhouding kost hoogstens enkele minuten.

De boeking wordt gemaakt in het opgegeven dagboek op de dag waarop de uren geschreven zijn en bevat in de notities een verwijzing naar de bron en Get My Report. Een eventueel opgegeven kostenplaats en/of kostendrager worden overgenomen in de boekingen. De kostenboeking wordt gekoppeld aan de klant van het project, aan het project zelf en het artikel van de uren. Daarnaast wordt de boeking gekoppeld aan de medewerker zoals opgegeven in het spreadsheet.

Het bedrag van de boeking is gelijk aan het uurtarief maal het aantal uren.

Zodra de synchronisatie klaar is, wordt een Excel werkboek gedownload. Dit Excel-werkboek bevat de volgende drie werkbladen:

  • basis van de kostenboekingen op detailniveau, per administratie, datum en medewerker;
  • gebruikte contractinformatie;
  • verwerkingsverslag, met eventuele foutmeldingen.

Indien er geen contract bekend was voor een boeking, dan zal de eerste kolom van de basis kostenboekingen dit vermelden.

Voor flexibiliteit en herleidbaarheid wordt het gebruik van aparte memoriaal dagboeken (een per administratie) voor de mutaties aangeraden.

Get My Report voor Exact Online

Get My Report is onderdeel van Invantive Office for Entrepreneurs. Binnen Invantive Office for Entrepreneurs zitten ook de Power BI en Power Query connector Invantive Cloud, de Exact Online Excel add-in Invantive Control. Ook gebundeld zijn drivers voor circa 70 andere platformen waaronder Loket, NMBRS, Twinfield, Yuki en AFAS. De eerste 180 dagen is een abonnement gratis en vrijblijvend. De maandelijkse kosten daarna bedragen bij gebruik tot 100 administraties en 2 gebruikers op de Invantive interactieve producten EUR 49.

Afwijkende Kostenboekingen?

De boekingsgang voor uren in uw administratie is variabel. Neem contact op mochten de gemaakte boekingen op de grootboekrekeningen niet passen bij wat u wilt bereiken.