Invantive Estate en Invantive Vision kunnen samenwerken met Microsoft Exchange. Het toevoegen van Microsoft Exchange aan een bestaande Invantive Estate of Invantive Vision installatie stelt je in staat om ook voor andere medewerkers dan jezelf uren te schrijven via hun agenda. Ook kun je hiermee de draaiuren van machines vastleggen.
Als je overstapt op een andere installatie van Microsoft Exchange, dan dien je rekening te houden met het gebruik van Invantive Estate of Invantive Vision. Een migratie kan namelijk op twee manieren gebeuren:
- Een upgrade van de bestaande installatie.
- Een verhuizing van de mailboxen naar een andere of nieuwe installatie.
Invantive maakt namelijk gebruikt van “custom properties” op een afspraak om de relatie te leggen naar Invantive. En andersom vanuit een urenregistratie van een GUID die correspondeert met een agenda afspraak. Op deze wijze kunnen we talrijke soorten van storingen elegant oplossen.
Echter, bij het tweede scenario (verhuizing van de mailboxen bijvoorbeeld met ADMT) verdwijnt de koppeling van afspraken in de agenda’s met Invantive Estate of Invantive Vision. In de nieuwe Exchange omgeving zijn de custom properties en hun waarden niet meer aanwezig. En de verwijzing vanuit Invantive op basis van een GUID verwijst naar de oude Exchange installatie.
Daarom zijn extra maatregelen nodig om er voor te zorgen dat er geen uren tussen wal en schip vallen. Er zal sowieso sprake zijn van een verlies van informatie over oude agenda items. De reeds geregistreerde uren in Invantive blijven ontkoppeld van oude agenda items in Microsoft Exchange. Dat is meestal geen probleem als ze administratief en financieel vallen in een afgesloten periode. In alle andere gevallen is ondersteuning door een Invantive consultant noodzakelijk.
Ik adviseer de volgende werkwijze rondom de verhuizing van mailboxen naar een andere of nieuwe Exchange installatie (met bijvoorbeeld ADMT):
- Boek alle uren tot een bepaalde datum via Outlook in.
- Verwerk de uren en factureer waar mogelijk uit.
- Alle uren daarna alleen maar in de agenda zetten maar NIET synchroniseren met Vision.
- Migreer de mailboxen van de oude naar de nieuwe Exchange installatie.
- Vervolgens kan iedereen weer de uren synchroniseren.
Aangezien iedere omgeving zijn eigen eigenschappen heeft, is de werking van deze procedure niet gegarandeerd. Test de procedure altijd eerst met de hulp van een test-installatie van Exchange en Invantive Vision.