Ik wil een lijst ophalen uit een Exact Online administratie met de adressen en de gegevens van de gekoppelde contactpersoon.
Hoe doe ik dat?
Er zijn twee queries die je zou kunnen gebruiken om de locatiegegevens plus contactpersoon op te halen. De eerste is:
select ads.contactname
, ads.accountname
, ads.addressline1
, ads.postcode
, ads.city
, ads.state
, ads.country
, ads.main
, ads.phone
from addressesbulk ads
Deze query haalt alle adressen op en drukt die af, inclusief de naam van de contactpersoon. Je kunt vervolgens de gegevens exporteren naar bijvoorbeeld Excel. De manier waarop is beetje wisselend; in Invantive Query Tool zit bijvoorbeeld een knop ‘Exporteren’ en in Invantive Cloud een knop ‘Export to Excel’. Je kunt het spreadsheet ook met een Invantive Script statement maken:
local export results as "BESTANDSNAAM" format xlsx include headers
Echter, je hebt maar weinig extra informatie over de contactpersoon. Wil je bijvoorbeeld het e-mailadres, dan kun je de contactpersonen koppelen met:
select ads.contactname
, ctt.email contact_email
, ads.accountname
, ads.addressline1
, ads.postcode
, ads.city
, ads.state
, ads.country
, ads.main
, ads.phone
from addressesbulk ads
left
outer
join contacts ctt
on ctt.division = ads.division
and ctt.id = ads.contact
Wil je eventueel alleen adressen waar ook een contactpersoon op bekend is, voeg dan aan de query toe:
where ads.contact is not null
Mocht je honderdduizenden adressen hebben en wil je maar een deel van de gegevens (wat vaak significant sneller) is, voeg dan toe:
limit 1000
In onze situatie moeten we uit een groot bestand van relaties alleen de B2B-klanten exporteren, met contactpersonen en adressen. Het type klant staat in de eerste classificatie. De queries zijn:
use 259630@eol
create or replace table act@inmemorystorage
as
select *
from exactonlinerest..accounts@eol
where classification1 = to_guid('b45de7e9-e3af-4ffd-bb81-d92dbd99ef09') /* B2B */
select act.code
, act.name
, ads.*
from act@inmemorystorage act
join addressesincremental@eol ads
on ads.account = act.id
select act.code
, act.name
, ctt.*
from act@inmemorystorage act
join contactsincremental@eol ctt
on ctt.account = act.id
Inmiddels is een module beschikbaar gekomen binnen Get My Report waarmee alle relaties (klanten, leveranciers, prospects, etc.) uit Exact Online gedownload kunnen worden in Excel-formaat. Er kan gekozen worden tussen een specifieke administratie of alle gekoppelde administraties.
In deze download zijn ook aanwezig:
- contactpersonen uit Exact Online,
- adressen uit de Exact Online administraties,
- bankrekeningen van de relaties.
De bankrekeningen worden standaard niet meegenomen omdat dit een relatief trage opvraging is. De andere drie onderdelen (relaties, adressen en contactpersonen) worden standaard wel opgevraagd. De naam van de module in Get My Report is: “Download Relaties” (Engels: “Download Parties”).
De download is te vinden op https://app.get-my-report.com/eol/nl/menu.html#preset=gmr-eol-download-parties
Vrijwel alle beschikbare kolommen zijn opgenomen in de download, inclusief bijvoorbeeld BTW-code, de grootboekrekening gekozen voor de verschillende doelen en het e-mailadres uit Exact Online.
Financiële informatie zoals alle verkoopfacturen, alle inkoop facturen, alle boekingen en alle openstaande posten zijn te exporteren vanuit Exact Online administraties middels de overige modules van Get My Report.
Via de standaard draaitabel-functionaliteit van Excel kunnen zelf de kolommen eenvoudig in de juiste volgorde gezet worden.