Zoals beschreven in een andere bijdrage over BTW verandert het BTW percentage per 1 oktober 2012 van 19% in 21%. Als je werkbonnen, vastgoed, uren of producten factureert vanuit Invantive Estate of Invantive Vision, dan zul je hiermee rekening moeten houden. In deze bijdrage staat beschreven hoe de BTW werkt in het facturatieproces. Op basis hiervan kun je de inrichting van het facturatieproces bijstellen.
Als je factureert vanuit Invantive Estate of Invantive Vision, dan gebeurt dit meestal in twee stappen na facturabel stellen van de werkbonnen, projecten of leveringen:
- Facturatieproces: in het facturatieproces wordt o.a. de prijs bepaald. Eindresultaat van het facturatieproces is een conceptfactuurregel.
- Inlezen in boekhouding: bij het inlezen worden conceptfactuurregels gecombineerd tot facturen in je boekhouding. Dit kan Twinfield, Reeleezee, Exact Online, Exact Globe, ENIAC, Unit4 Multivers of een ander boekhoudpakket zijn.
Deze twee stappen worden onderstaand beschreven.
BTW verhoging en BTW bepaling in het facturatieproces
In het facturatieproces wordt de toepasselijke BTW bepaald per conceptfactuurregel. De BTW code die als eerst in onderstaande lijst voorkomt wordt gebruikt:
- Een klant die specifiek een BTW code heeft. Dit wordt vaak gebruikt voor bijvoorbeeld buitenlandse klanten waarbij de BTW verlegd kan worden.
- Een procesunit die specifiek een afwijkend BTW code heeft. Dit wordt vaak gebruikt om bijvoorbeeld delen van het termijnschema van een woning met of zonder BTW te factureren omdat bijvoorbeeld het product deels maar met BTW belast mag worden.
- Een unit die specifiek een BTW code heeft. Dit wordt vaak gebruikt om bijvoorbeeld van hetzelfde product (bijvoorbeeld “Ford Focus”) sommige serienummers/kentekens te leveren als marge auto en sommige als BTW auto.
- Een product dat specifiek een BTW code heeft. Dit wordt gebruikt om als de meeste producten hetzelfde BTW code kennen alleen bij de uitzonderingen het BTW code te hoeven opgeven.
- De systeembrede standaard BTW code.
Binnen Invantive Estate en Invantive Vision worden in het algemeen BTW codes gebruikt die hetzij verwijzen naar het toepasselijke percentage, bijvoorbeeld “19%”, of de systematiek, bijvoorbeeld “Hoog”.
Als je gebruik maakt van een codering op basis van het toepasselijke percentage, dan kun je overwegen om per 1 oktober de code aan te passen in bijvoorbeeld “21%” en het bijbehorende percentage eveneens te wijzigen in het scherm “BTW Codes”. Als je bijvoorbeeld “Hoog” gebruikt, dan hoef je alleen het BTW percentage aan te passen in het scherm “BTW Codes”.
Omdat er na de doorvoering van de BTW verhoging er geen wijziging is in welk percentage op welk product van toepassing is (6% blijft 6% en 19% wordt altijd 21%), is dat een relatief kleine moeite.
Toch moet je rekening houden met het BTW percentage van leveringen die rondom 1 oktober spelen. In Verhoging van de BTW - de regeltjes zie je voorbeelden waarin de levering van het artikel voor of na 1 oktober anders behandeld wordt. Het maakt daarbij niet uit wanneer je de factuur verstuurd. Binnen de Invantive software kun je voor leveringen wel vastleggen wanneer een product geleverd is, maar dit heeft uitsluitend invloed op de prijs, niet op het BTW percentage.
Bij deze BTW wijziging is het daarom verstandig om:
- Alle leveringen van artikelen en diensten zoveel mogelijk voor 1 oktober af te ronden. Je doet hiermee je (particuliere) klant een plezier door een lagere prijs en je hoeft minder facturen te corrigeren.
- Vermijd vooraf factureren van artikelen en diensten zoveel mogelijk. Als je toch vooraf wilt factureren, gebruik dan een percentage van 21% als je verwacht dat de levering pas op of na 1 oktober plaatsvindt. Op die manier hoef je minder te corrigeren achteraf.
- Als je werkt met gecombineerde nota’s voor de volgende periode van een abonnement en het verbruik achteraf, maak dan gebruik van de mogelijkheid om per procesunit een andere BTW code te hanteren. Je kunt dit ook aanpassen in je sjablonen voor de facturatie; geef bij het abonnement dan bijvoorbeeld de BTW code “21%” op en gebruik je normale BTW code (“19%” of “Hoog”) tot 1 oktober. Na 1 oktober pas je je sjablonen weer opnieuw aan.
- Controleer alle facturen zodra je ze ingelezen hebt in de boekhouding voor het toepasselijke BTW percentage en corrigeer dat indien nodig.
BTW verhoging en het inlezen in de boekhouding
In de conceptfactuurregels zie je alle nog te verzenden facturen staan nadat alle bedragen en BTW codes bepaald zijn door het facturatieproces. Afhankelijk van het gekozen boekhoudpakket lees je vervolgens de conceptfacturen in. Ook na het inlezen kun je de facturen nog aanpassen binnen het boekhoudpakket. De aangepaste bedragen en factuurregels komen via een andere koppeling weer terug als factuurregels. Deze factuurregels weerspiegelen de realisatiecijfers binnen een project.
In onderstaande lijst lees je per boekhoudpakket op welke wijze je de BTW code uit de conceptfactuurregel verwerkt wordt in je boekhoudpakket:
- Exact Online: in Exact Online wordt de BTW code uit de conceptfactuurregel overgenomen. De code van je BTW percentage in Exact Online moet 100% identiek zijn aan de code van de BTW in Invantive.
- Exact Globe: in Exact Globe wordt de BTW code uit de conceptfactuurregel overgenomen. De code van je BTW percentage in Exact Globe moet 100% identiek zijn aan de code van de BTW in Invantive.
- Reeleezee: in Reeleezee wordt de BTW code uit de conceptfactuurregel overgenomen. De code van je BTW percentage in Reeleezee moet 100% identiek zijn aan de code van de BTW in Invantive.
- Twinfield: in Twinfield wordt de BTW code uit de conceptfactuurregel overgenomen. De code van je
BTW percentage in Twinfield moet 100% identiek zijn aan de code van de BTW in Invantive. - Unit4 Multivers: in Unit4 Multivers wordt de BTW code uit de conceptfactuurregel overgenomen. De code van je BTW percentage in Reeleezee moet 100% identiek zijn aan de code van de BTW in Invantive.
- ENIAC: in ENIAC wordt de BTW code uit de conceptfactuurregel overgenomen, maar je kunt hier
een berekening op loslaten. De code van je BTW percentage in ENIAC hoeft dus niet identiek te zijn aan de code van de BTW in Invantive. - King: in King wordt de BTW code uit de conceptfactuurregel niet gebruikt. Je dient zelf in King de juiste BTW code op te geven.