Tweede Exact Online administratie toevoegen aan Power BI

Kan ik makkelijk een tweede administratie van eenzelfde Exact toevoegen aan Power BI?
Moet ik hiervoor een nieuwe datacontainer aanmaken in Invantive? Of zitten de gegevens sowieso al in de reeds aangemaakt datacontainer van de eerste administratie?

Meestal is er sprake van één abonnement, waarbinnen meerdere Exact Online administraties zitten. Per Exact Online abonnement (en eventueel gebruiker) is een datacontainer nodig. Een datacontainer kan duizenden administraties verwerken, zolang ze maar zoals gezegd binnen hetzelfde abonnement (en gebruiker) zitten.

Als er meerdere Exact Online abonnementen zijn of meerdere Exact Online gebruikers waarmee gewerkt moet worden, dan is het nodig voor elk een datacontainer te definiëren.

Standaard adviseren we om op alle lagen alle administraties te selecteren, maar soms wordt daar van afgeweken.

Er zijn op Exact Online meerdere lagen waar een administratie weggefilterd kan worden. Een uitgebreide uitleg voor het weer toevoegen is te vinden in Filteren op Division in OData voor Power Query op Exact Online XML tabel - #2 door guido.leenders en Nieuwe Exact Online administratie niet zichtbaar in Invantive Cloud voor Power Query/BI - #2 door guido.leenders.

De standaardniveau’s zijn:

  • Administratie moet in het abonnement zitten: aanmelden als hoofdgebruiker en administratie kiezen.
  • Exact Online gebruiker moet rechten hebben op administratie: aanmelden als gebruiker en administratie kiezen.
  • Appmachtiging moet rechten hebben op administratie: Import/Export men en Appmachtigingen controleren.
  • Invantive Cloud databasedefinitie gebruikt use all@eol.
  • Power BI rapport heeft geen filterstap op administratie.

Let ook op dat de gebruiker en het abonnement voorzien in de soort gegevens. Projecturen zijn bijvoorbeeld niet zichtbaar (0 rijen) als het abonnement geen PSA-module meer heeft en/of de Exact Online gebruiker onvoldoende rechten om alle uren te zien.

Er is inderdaad sprake van één abonnement met meerdere Exact Online administraties. Appmachtigingen zijn ingesteld. Wat moet ik nog meer doen?

Als alles ingesteld is zoals beschreven, dan zouden de extra administratie(s) moeten verschijnen. Hou hierbij rekening mee dat afhankelijk van gebruikte benaderwijze caches dit feit pas met enige vertraging laten zien.

Hoe lang kan dit duren?
Kan u zien in ons abonnement hoeveel partities er actief zijn?

De cacheduur hangt af hoe de gegevens en welke gegevens benaderd worden. Voor een algemeen overzicht zie Invantive Cloud Structure.

Bij gebruik met bijvoorbeeld SQL Editor in Invantive Cloud is dit normaliter meteen zichtbaar bij het vers openen van de SQL Editor. Alleen indien het aantal gelijk blijft maar de lijst wijzigt qua samenstelling kan een cache voor grote accountants met duizend+ administraties enkele uren vertraging veroorzaken.

Bij gebruik met bijvoorbeeld Invantive Bridge Online duurt dit normaliter de levensduur van de caches zoals ingesteld op de database, zie Differentiate OData4 for Power BI Cache Behavior.

Het aantal administraties geregistreerd bij de laatste keer openen is voor Invantive Support zichtbaar bij de datacontainer en is hoger dan 1.

Dus als ik het goed begrijp zal dit 4 uren duren?
image

Met deze instellingen zal het via Invantive Bridge Online en Invantive App Online pakweg 4 uur duren totdat de nieuwe administratie(s) zichtbaar worden. Via de SQL Editor is dit vlotter. Er is op dit moment geen mogelijkheid om de cache te wissen, er ligt wel een wens voor: zie Ability to empty Bridge Online OData response cache.

Hoe kan ik dit vlotter instellen via SQL Editor?
image

De cache van de SQL Editor kan geleegd worden via “Verbinding verbreken”. Daarna opnieuw openen. Als goed is, dan is nieuwe situatie meteen zichtbaar.