Tips bij administratie toevoegen
De drie lagen waar de rechten ingesteld kunnen worden staan beschreven in Filteren op Division in OData voor Power Query op Exact Online XML tabel - 2 van forums.
Omdat gebruikers het use statement niet kunnen aanpassen op dit moment (redactie: dit kan inmiddels weg) en de vraag niet specifiek over een Power BI rapport of query praat, ga ik er van uit dat de nieuwe administratie niet zichtbaar wordt doordat de “division scoping” deze administratie volledig afschermt.
Meer tips hierover staan in Forbidden - User division is not within division scope (Itgeneor228 / itgenoda060) - 2 van forums
Over de tijd heen zijn er verschillende varianten van de user interface voor het instellen van “division scoping” in gebruik geweest. De situatie op 2 april is:
Varianten
Dit is een recent geïntroduceerde nieuwe en verbeterde variant. Als je kiest voor alle administraties, dan adviseren we om in geval van twijfel te kiezen voor “Alle huidige en toekomstige administraties” (rode 1).
Tot voor kort was alleen de functionaliteit beschikbaar van de rode 2 en rode 3. Die variant had als nadeel dat nieuw toegevoegde administraties niet zichtbaar werden in de apps.
In de eerste weken na het beschikbaar komen van division scoping (ongeveer januari 2021) waren alleen rode 1 en rode 3 beschikbaar, waarbij rode 3 voorgeselecteerd was, de huidige administratie geselecteerd en de keuze visueel op maximale afstand stond van de bekende knop “Toestaan”. Die variant had als nadeel dat vrijwel niemand de instellingen zag en zoals gewenst instelde.
Ik verwacht dat deze nieuwe en verbeterde variant leidt tot vermindering van vragen over het toevoegen van Exact Online administraties aan de Power BI rapportages.
Appmachtigingen
Aangezien het initiële scherm niet 123 op te roepen is, raad ik aan om via het menu linksboven te kiezen voor “Import/Export”, dan “Appmachtigingen”, dan “Invantive Cloud” en dan helemaal onderaan “Administraties beheren”. Voeg de ontbrekende administraties toe of maak instellingen zoals gewenst.
Sinds begin april kan ook gekozen worden voor “Toestaan: Alle huidige en toekomstige administraties” als een specifieke lijst geselecteerd is. Als het toch gewenst is om het initiële app autorisatieschermscherm voor administratierechten op te roepen, trek dan de rechten in op de gebruikte app zoals beschreven in Hoe trek ik de app rechten in voor Exact Online?.
Het zichtbaar worden van mutaties in de lijst van administraties zoals het toevoegen van administraties in de Invantive-producten kan enige tijd duren. De tijdsduur hangt af van het Invantive-product en de gebruikte cache-instellingen. Om het frequent uitvoeren van zware queries op de Exact Online API’s voor de lijst van administraties op te halen te voorkomen worden de lijsten enige tijd vastgehouden. Dit issue speelt vooral bij grote accountants.
In het algemeen raden we aan om altijd alle administraties te koppelen waar een gebruiker rechten op heeft. Deze zogenaamde “division scoping” werkt niet altijd optimaal en leidt tot veel vragen van gebruikers.
Op Invantive Cloud worden alle gekoppelde Exact Online omgevingen langzamerhand omgezet waarbij het verplicht wordt om alle administraties waar een gebruiker rechten op heeft zichtbaar te maken.