De Davista Power BI connector is een van de connectoren in de markt waarmee u eenvoudig gegevens uit Exact Online kunt inlezen als Power BI dataset. Na het importeren kunt u hiermee in een Power BI dashboard alle aanwezige data visualiseren.
In dit artikel leest u hoe u na configuratie van de Exact Online connector op Invantive Cloud een bestaand Power BI dashboard kunt omzetten van de Davista Power BI connector voor Exact Online naar Invantive Cloud. U kunt natuurlijk ook gebruik maken van de gratis voorbeelden zoals de Power BI template voor een dashboard met Exact Online resultatenrekening.
Exact Online documentatie
Voor toelichting op de Exact Online tabellen en velden gebruikt u de grafische weergave van het datamodel:
en de doorzoekbare veldenlijst zoals voor grootboekrekeningen:
Op Verbind Power BI met Exact Online vindt u video’s en een stappenplan voor het registreren van uw Exact Online database.
Werking Davista Power BI Connector
De connector van Davista vereist installatie van een lokale custom connector voor Power BI, samen met certificaten om foutmeldingen in Power BI te voorkomen.
De Davista connector voor Exact Online is beschikbaar in een versie met Nederlandse tabel- en veldnamen, en een versie met Engelse tabel- en veldnamen. Als een dashboard gebouwd wordt met een bepaalde taal, dan vereist het gebruik van de andere connectortaal het omzetten van het dashboard.
De Power BI add-in bevat een stukje code in de taal M. Deze add-in wordt geïnstalleerd in de map Power BI Desktop\Custom Connectors onder de Documenten. Dit is vergelijkbaar met de oude Invantive Bridge Connectors for Power BI. Voor Invantive Cloud zijn geen custom connectors nodig; de standaard door Microsoft meegeleverde OData4 feed voldoet. Deze OData4-connector ondersteunt ook query folding, waardoor filters over de hele keten doorgegeven kunnen worden, vergelijkbaar met voordelen van “Direct Query”.
Op de Power BI connector website van Davista worden de omgevingen geconfigureerd, bijvoorbeeld Exact Online. Hier wordt ook een token gegenereerd voor authenticatie vanuit de Power BI connector. Het token wordt in Power BI ingesteld:
De connector legt contact met een proxy die draait op https://data.powerbiconnector.nl. Een standaard Open API definitie is online beschikbaar:
Dankzij het gebruik van de Open API definitie kan de opvraging ook online geconfigureerd worden zoals bijvoorbeeld met:
De “Try it out” knop zal een GET request uitvoeren. De header ConnectorKey dient ook het Davista Power BI connector token te bevatten, dus gebruik van Postman is handiger:
https://data.powerbiconnector.nl/index.html
Als antwoord komt JSON terug die door de Power BI connector verwerkt wordt:
{
"ExternalCode":"123123",
"CompanyCode":"1",
"Result":[
{
"__metadata":{
"uri":"https://start.exactonline.nl/api/v1/123123/bulk/logistics/Items(guid'58c390bd-4dba-405b-8240-5ed837e3ee3c')",
"type":"Exact.Web.Api.Models.Item"
},
"Code":"HOCKEY"
},
{
"__metadata":{
"uri":"https://start.exactonline.nl/api/v1/123123/bulk/logistics/Items(guid'c65a50d6-487c-4d8b-99b8-db8169ba563c')",
"type":"Exact.Web.Api.Models.Item"
},
"Code":"TENNIS"
}
],
"Error":null,
"Info":"Found 2 items.",
"NumberOfRecords":2,
"NextUrl":"https://data.powerbiconnector.nl/api/ExactOnline/getData?CurrentDivision=807979&Company=1,2,3,4&Beta=false&Service=bulk&Endpoint=Logistics/Items&Select=Code&Source=Connector Exact Online EN 2.63&api-version=1.0"
}
De ExternalCode is de divisiecode uit Exact Online. In dit geval is maar een enkel veld uitgelezen, uit bulk/logistics/Items namelijk Code. De JSON is gelijkend op de Exact Online berichten, maar is verpakt in een extra stukje informatie. De Davista Power BI connector verwerkt deze gegevens in Power BI.
Omzetten Davista naar Invantive Cloud
Zoals zichtbaar uit de waardes bij type en de uri leunt de Davista Power BI connector op de REST API’s van Exact Online bij het ophalen van gegevens uit Exact Online. Omdat Invantive Cloud alle REST (en XML) API’s van Exact Online standaard ondersteunt is het omzetten erg eenvoudig.
De administraties kunnen in Power BI Desktop geconfigureerd worden door een filter in te stellen op een van de administratievelden zoals Division, of door de lijst van administraties te laten instellen op de Invantive Cloud database zoals beschreven in:
Met de onderstaande tabel kunt u de standaard Davista Power BI connector voor Exact tabellen koppelen aan de door Invantive gebruikte namen in Invantive Cloud:
| Davista (Engels) | Davista (Nederlands) | Invantive Cloud |
|---|---|---|
AbsenceHours |
VerzuimUren |
AbsenceRegistrations |
BudgetAmounts |
BudgetSaldi |
Budgets |
Calendar |
Kalender |
Calendar@DataDictionary |
Companies |
Administraties |
SystemDivisions |
CostCenters |
Kostenplaatsen |
CostCenter |
CostTypes |
KostenSoorten |
ItemsBulk (IsTime=0) |
CostUnits |
Kostendragers |
CostUnits |
CreditorsOutstanding |
CrediteurenOpenstaand |
PayablesList |
Creditors |
Crediteuren |
AccountsBulk |
Currencies |
ValutaCodes |
Currencies |
DebtorsOutstanding |
DebiteurenOpenstaand |
ReceivablesList |
Debtors |
Debiteuren |
AccountsBulk |
Documents |
Documenten |
DocumentsBulk (zie 4) |
Employees |
Medewerkers |
Employees |
EmploymentContracts |
ArbeidsContracten |
EmploymentContracts |
ExchangeRates |
Wisselkoersen |
ExchangeRates |
HourTypes |
UurSoorten |
ItemsBulk (IsTime=1) |
ItemGroups |
ArtikelGroepen |
ItemGroups |
Items |
Artikelen |
ItemsBulk |
Journals |
Dagboeken |
Journals |
LeaveHours |
VerlofUren |
LeaveRegistrations |
Ledger |
Grootboek |
GLAccountsBulk (zie 1) |
LedgerAmounts |
GrootboekSaldi |
ReportingBalance (zie 3) |
LedgerClassifications |
GrootboekRubrieken |
GLClassificationsBulk (zie 1) |
LedgerMapping |
GrootboekMapping |
GLAccountClassificationMappings |
LedgerTransactions |
GrootboekMutaties |
TransactionLinesBulk (zie 1, 2) |
OpeningsBalance |
Openingsbalans |
CurrentYearAfterEntry (zie 3) |
Opportunities |
Verkoopkansen |
Opportunities |
PaymentConditions |
Betalingscondities |
PaymentConditions |
Periods |
Perioden |
FinancialPeriods |
ProjectActivities |
ProjectActiviteiten |
ProjectWBSBulk |
ProjectCosts |
ProjectKosten |
CostTransactions |
ProjectHours |
ProjectUren |
PjtTimeTransactions |
ProjectPlanning |
ProjectPlanning |
ProjectPlanning |
Projects |
Projecten |
Projects |
PurchaseInvoices |
InkoopFacturen |
PurchaseInvoices |
PurchaseOrders |
InkoopOrders |
PurchaseOrders |
Quotations |
Offertes |
QuotationsBulk |
RelationGroups |
Relatiegroepen |
AccountClassifications |
SalesInvoices |
VerkoopFacturen |
SalesInvoicesBulk |
SalesOrders |
VerkoopOrders |
SalesOrders |
ScheduleHours |
RoosterUren |
ActiveEmployments |
Users |
Gebruikers |
SystemUsers |
Vat |
Btw |
VATCodes |
De Invantive Cloud tabellen bevatten standaard meer velden, maar de veldnamen zijn vergelijkbaar in het Engels. De vertaaltabel tussen Engelse en Nederlandse veldnamen van Davista is onder te vinden. Voor Invantive Cloud is er een datamodel met tabellen en een grafische weergave.
In tegenstelling tot de Power BI connector voor Exact ondersteunt Invantive Cloud via de standaard OData4 connector op alle velden filters. Het opgeven van het aantal jaren historie kun dus bijvoorbeeld per dataset individueel ingesteld worden, maar er kan ook eenvoudig en snel gefilterd worden op het BTW-nummer van de administratie in de Power BI dashboards. Ook kunt u meerdere filters in combinatie gebruiken; de snelheid van het inlezen uit Exact Online stijgt hierdoor verder.
Bij het verversen van het Power BI Dashboard werkt Invantive Cloud met de credentials van Power BI in plaats van een instelling in de custom connector voor authenticatie.
Notitie 1. Hou er rekening mee dat voor grote aantallen administraties en/of grote administraties het gebruik van de *Incremental tabellen de voorkeur heeft. Deze zijn momenteel niet beschikbaar onder de Davista Power BI connector.
Het inlezen van Exact gegevens in Power BI kost bij *Incremental tabellen meestal een factor 5 tot 10 minder aan tijd bij de tweede en volgende download. Bij snel herhalende downloads wordt daarnaast een OData cache gebruikt, waardoor de snelheid kan oplopen tot 500 MB/s. Dit is vooral handig als u meerdere Power BI dashboards in 1x wilt verversen zonder datasets te gebruiken. Het eerste dashboard zal dan de gegevens ophalen, terwijl de overige dashboards dezelfde gegevens supersnel aangeleverd krijgen. Extra bijkomend voordeel is dat de dashboards beter onderling aansluiten omdat ze op dezelfde gegevens uit Exact Online zijn gebaseerd. Voor een volledige gegarandeerde aansluiting raden we echter aan om in Power BI dashboards met “datasets” te werken.
Notitie 2. De Davista Power BI connector laat standaard transactietype 310 (“Period closing”) weg. Als dit ook moet gebeuren met Invantive Cloud, neem dan een filter op in Power BI op de kolom Type.
Notitie 3. Voor een hogere verwerkingssnelheid is BalanceLinesPerPeriod vaak een betere keuze.
Notitie 4. De Davista Power BI connector neemt alleen documenten met het type 10 (“Sales invoice”) en 20 (“Purchase invoice”) mee standaard. Neem een filter op in Power BI op de kolom Type als dit ook moet gebeuren met Invantive Cloud.
Notitie 5. Standaard worden alle administraties in Exact Online waar de app rechten op heeft gekregen verwerkt. Dit kan ingesteld worden via app machtigingen (zie Nieuwe Exact Online administratie niet zichtbaar in Invantive Cloud voor Power Query/BI - 2 van forums), maar ook verfijnd via een specifieke lijst of via Power BI Desktop. Voor eenvoudige consolidatie van en benchmarks over administraties heen worden de gegevens ingelezen uit Exact Online administraties onder elkaar gezet, zodat het optellen voor consolidatie geen verdere kennis vereist.