Hoe kies ik tussen connectoren voor Power BI en Exact Online?

Wiki (nl)
, , ,
1

Exact Online Power BI connectoren in de Nederlandse markt

In de Nederlandse markt zijn er connectoren van verschillende aanbieders beschikbaar om Exact Online aan Power BI te koppelen.

Met Invantive Cloud is het ook mogelijk om data uit Exact Online in Power BI te importeren om zo Power BI dashboards te vullen met bedrijfsdata.

Regelmatig worden vragen gesteld over de verschillen tussen de verschillende Power BI connectors. Hierover zijn ook een aantal topics geschreven. Er is geen beste of slechtste Power BI connector voor Exact Online; elke Power BI connector heeft zijn voor- en nadelen, waardoor ze onvergelijkbaar zijn. Bovendien worden Power BI connectoren vaak verkocht als een bundel: in het geval van Invantive Cloud meestal in een abonnement met daarin ook Get My Report en Invantive Control for Excel, maar anderen bieden vaak ook een combinatie van een Power BI connector met een abonnement met Power BI-dashboards, een raamcontract voor consultancy of enkele dagen onboarding consultancy.

Dit topic wordt gepubliceerd om gebruikers te helpen bij een keuze die voor hun organisatie het beste is.

Beschreven Verschillen Power BI Connectoren

Voor een deel van de Power BI connectoren in de Exact Online markt zijn de gedocumenteerde verschillen met Invantive Cloud beschreven in:

Er zijn geen artikelen die de verschillen beschrijven met Invantive Data Hub, Invantive Data Replicator en Invantive Bridge On-premises voor gebruik als Power BI connector. Deze producten worden meestal gebruikt voor grotere volumes in aantallen administraties en/of OEM-gebruik.

Daarna komen in de markt ook regelmatig de volgende Power BI connectors voor:

Referentiepunt voor waar onderstaand “Invantive” wordt genoemd is Invantive Cloud via de OData proxy Invantive Bridge Online, maar Invantive biedt ook een ado.net oplossing Invantive Bridge (zonder “Online”) en de datareplicatie oplossingen Invantive App Online, Invantive Data Hub en Invantive Data Replicator voor bijvoorbeeld vullen van online of on-premises data warehouses met duizenden administraties.

Hoe vergelijk ik Power BI connectoren?

Helaas is de bovenstaande lijst van connectoren voor het laden van Exact Online data in Power BI dashboards niet volledig. Daarom een aantal handvaten bij het vergelijken van alternatieven.

Verkoopmodel SaaS / consultancy

Eerste stap is het kiezen tussen uitbesteden van het werk en zelf doen.

Het maken van nieuwe Power BI-modellen vraagt veel arbeid. Het gebruik van een voorgedefinieerde template kan de tijd tot eerste resultaten vereenvoudigen, maar brengt als extra hindernis dat vaak de hulp nodig is van specifieke de oorspronkelijke ontwikkelaar van een template om efficient aanpassingen te kunnen maken om het template te laten voldoen aan de interne verwachtingen.

Het is daarom lastig om achteraf te wisselen tussen uitbesteden en zelf doen. Daarnaast kunnen templates en gekoppelde delen zoals database views gepaard gaan met licentievoorwaarden, waardoor het relatief kostbaar is om ze zelf te gaan gebruiken en/of aan te passen voor gebruik binnen de eigen organisatie. Het verwerven van de rechten voor intern gebruik kan in de praktijk eenmalig EUR 5.000 of meer kosten, maar dat kan ook siginificant goedkoper.

Door het marktaandeel van Exact in Nederland en de benodigde hoeveelheid specialistische arbeid is een groot aanbod beschikbaar gekomen van consultancy-organisaties die Power BI-rapportages samenstellen.

Een deel van deze consultancy-organisaties bieden een totaalpakket aan bestaande uit een combinatie van connector, templates, kennis en arbeid. Daardoor kan de connector voor Exact Online relatief goedkoop aangeboden worden, omdat primair arbeid verkocht wordt. Een beperkt aantal aanbieders leveren uitsluitend de connector en kennis. In deze laatste groep zijn Invantive en CData de meest voorkomende namen. Zowel CData als Invantive maken het voor consultancy-organisaties ook mogelijk om onder eigen naam een connector maken te leveren (“OEM”).

Aanbieders zijn eenvoudig te splitsen in deze twee groepen door te kijken naar de verhouding tussen de omzet van een aanbieder uit arbeid versus omzet uit abonnementsopbrengsten (“Recurring Revenues”). Een leverancier met veel omzet uit arbeid of veel consultants zal primair consultancy verkopen, en andersom een leverancier met primair abonnementsopbrengsten zal zich focussen op het efficient aanbieden van de connector plus online kennis.

De splitsing komt meestal ook online tot uiting door de communicatiewijze.

Worden op de website de voordelen en globale werking benoemd van rapportages, en is er weinig tot geen gedetailleerde kennis of documentatie te vinden, dan betreft het meestal een aanbieder van consultancy. Wordt op de website vooral kennis en documentatie gedeeld en laat men de bedrijfsvoordelen over aan de fantasie van de gebruiker, dan betreft het meestal een aanbieder van een abonnement op een connector.

Advies: wilt u de rapportagewensen extern laten invullen, dan is de inzet van een leverancier die primair consultancy wil verkopen aan te bevelen. Deze leverancier neemt u werk uit handen en u hoeft geen kennis op te bouwen. Aanpassingen worden snel geregeld door een consultant enkele dagen in te huren. Wilt u binnen de eigen organisatie de rapportage laten realiseren, dan is de inzet van een leverancier die primair leeft van abonnementen aan te bevelen. Deze aanbieder verwacht van u dat u zelf uw broek leert op te houden qua kennis en vaardigheden om wensen te vertalen naar aanpassingen in rapportages. Trainingen zijn dan nodig, bijvoorbeeld van https://www.youtube.com/@GetResponsive (meer namen welkom) voor de techniek, maar ook analytische vaardigheden om het bedrijfsproces te begrijpen en vertolken naar rapportages. Eventueel kan bij een aanbieder van abonnementen gevraagd worden naar de namen van een aantal implementatiepartners.

Advies: gebruikt u templates, vraag dan vooraf schriftelijk wat de kosten en voorwaarden zijn van het voor eigen gebruik verwerven van de rechten.

Aanvullende Abonnementen

In de meeste gevallen zult u naast een connector voor Exact Online nog andere abonnementen of producten nodig hebben, zeg maar de “pro memoriam”-posten met een eenmalig en/of herhalend karakter. Meest voor de hand liggend is een computer met een operating systeem, maar denk ook aan:

  • Power BI-abonnement?
  • Database-abonnement?
  • ETL-abonnement (extractie / transformatie / laden)?
  • Exact Online-abonnement?

Mocht een connector inclusief SQL Server-database aangeboden worden, zorg dan ook dat u controleert dat de aanbieder bijvoorbeeld een OEM-licentie heeft van Microsoft om discussies over de “You may not rent, lease, lend, resell, transfer, or sublicense the Product or any portion thereof to or for third parties.” clausule in Microsoft contracten te voorkomen (zie Avoid costly invoices when your database name ends on database.windows.net).

Sommige aanbieders bieden een gedeelde Power BI-omgeving, sommigen zullen van u verwachten dat u dit zelf organiseert. Alleen Exact zelf biedt de combinatie aan van Exact Online-abonnement met connector.

SaaS-aanbieders zoals CData en Invantive zullen normaliter geen van bovengenoemde abonnementen meebundelen omdat ze primair gericht zijn op het beschikbaar stellen van eigen Intellectual property. Als alternatief voor een database hebben dezen zelf de databasetaal SQL geimplementeerd met opslagfaciliteiten en stellen deze beschikbaar.

Advies: vergelijk connectoren nadat aanvullende abonnementen en/of initiele opstartkosten in kaart gebracht zijn.

Uitproberen

“The proof of the pudding is in the eating” en “Papier is geduldig”

In een goedwerkende markt met meerdere aanbieders zullen verschillen verklaarbaar zijn. Maar de praktische impact van de verschillen zal per organisatie anders zijn. Een aanbieder met veel tabellen of uitbreidbaarheid naar andere platformen dan Exact zal voor een complexe of groeiende Exact Online-omgeving van waarde zijn, maar zorgt alleen voor verwarring voor een organisatie met een eenvoudige en stabiele behoefte. Real-time verversing zal voor de ene organisatie nodig zijn, terwijl de ander zoveel data heeft dat een kopie van 5 uur 's ochtends als enig haalbaar alternatief prima is.

Vaak is uitproberen niet nodig, omdat het goedkoop is om achteraf terug te keren op de schreden. Dit geldt vooral voor commodities. Was het bruine brood niet lekker? De volgende keer proberen we eens Speltbrood.

Maar zoals boven beschreven kan het terugkeren op de keuze van een connector duur uitvallen, gezien de hoeveelheid specialistische arbeid en kennis die geinvesteerd wordt.

Advies: selecteer twee of eventueel drie aanbieders van connectoren, laat ze de connector voor Exact Online uitleggen en probeer zelf met elk van de connectoren een rapport in gebruik te nemen. Laat een kleine organisatiespecifieke verandering maken, zoals het toevoegen van een ontbrekend veld. Laat het Power BI dashboard automatisch verversen via PowerBI.com. Dit geeft waardevolle inzichten over de toepasbaarheid om zo een betere keuze te maken.

Real-time versus kopie

Een andere splitsing langs weer een andere dimensie in de groep van connectoren is het real-time karakter. Sommige connectoren bieden altijd real-time data, terwijl anderen alleen werken met een kopie die eenmaal of enkele malen per dag bijgewerkt wordt.

Er zijn ook hybride modellen die zowel het werken met een kopie als real-time ondersteunen. In ieder geval de aanbieders van abonnementen CData en Invantive bieden dit hybride model: real-time als het kan, kopie als het moet op basis van het datavolume.

Soms kan real-time verder opgerekt worden door gebruik te maken van specifieke Exact Online-tabellen die beter schalen zoals de incremente tabellen die een deel van de aanbieders aanbieden (zie bijvoorbeeld Snel en met minder API-calls Exact Online uitlezen met de incrementele "sync API"-tabellen).

Advies: meet het relevante aantal rijen in een Exact Online-omgeving (zie bijvoorbeeld Schatten omvang Exact Online administratie). Zijn het er meer dan pakweg een miljoen, dan is de keuze voor een kopie of hybride model aan te bevelen. Maar een administratie met enkele tienduizenden boekingen kan ook prima altijd real-time uitgelezen worden. Is het niet mogelijk om het aantal te schatten? Gebruik dan de richtlijn dat B2C-bedrijven meestal te groot zijn voor alleen real-time en B2B-bedrijven prima met een eenvoudige oplossing kunnen volstaan.

De Invantive Cloud-connectoren worden normaliter real-time gebruikt tot 5 miljoen rijen uit cloudapplicaties zoals Exact Online. Voor volumes tot circa 500 miljoen rijen raden we aan om te werken met een kopie, zoals middels Invantive Data Replicator.

Scope Tabellen

Ook het aantal en de aard van beschikbare tabellen splitst de groep van connectoren. Met als absolute koploper de Exact Online Premium Power BI connector die directe toegang geeft de ruwe data van Exact Online, maar ook aanbieders die enkele tientallen tabellen met Exact Online data aanbieden uit een deel van de beschikbare data.

Voor bedrijven die Exact Online maar beperkt gebruiken zijn maar weinig tabellen nodig om te komen tot praktisch bruikbare informatie. Vaak kan volstaan worden met de eerste 5 of 10 tabellen genoemd in Aanbevolen en populaire Exact Online tabellen voor 2022; een rapportage van omzet per klant per week is daarmee al samen te stellen.

Voor bedrijven die Exact Online intensief gebruiken, bijvoorbeeld via de branche-oplossingen Handel, Manufacturing of PSA, zullen meer tabellen nodig zijn.

Echter, de beschikbaarheid van veel tabellen kan enorm verwarrend zijn voor een nieuwe gebruiker. Invantive biedt bijvoorbeeld zes tabellen aan met de grootboekrekeningen. Elk met een eigen specifiek toepassingsgebied zoals Power Apps of specifieke accountancygerichte informatie, maar in de praktijk kan 90% van de vragen prima beantwoord worden met de standaard GLAccountsIncremental.

Als men geen plannen heeft om Exact Online intensief te gaan gebruiken, dan is de keuze voor een connector met weinig tabellen handig. De enorme brei aan mogelijkheden wordt dan hard teruggebracht tot de meestgebruikte features. Enige nadeel is dat bij gewijzigde besluitvorming een tweede connector nodig kan worden voor alle of een deel van de rapportages, waardoor een deel van de investering in kennis afgeboekt moet worden.

Advies: overweeg wat voorrang heeft voor het gebruik van Power BI: een overzichtelijk aantallen waardoor mogelijk complexe vragen in de toekomst niet beantwoord kunnen worden of veel features die echter wel een langere leerweg vereisen om de meest handige keuzes te maken.

Bij aanbieders die alleen een kopie aanbieden, komt het daarnaast voor dat het voor een eindgebruiker nodig is om hulp te verkrijgen bij het toevoegen van extra tabellen. Dit veroorzaakt vertraging in het proces en extra kosten.

Advies: wilt u de rapportages zelf maken en weet u dus niet vooraf (zoals een ingehuurde consultant wel weet) welke tabellen nodig zijn, vraag dan bij een aanbieder van een connector die een kopie maakt wat de procedure, doorlooptijden en kosten zijn om een extra tabel te bekijken en/of structureel te laten toevoegen.

Power BI Desktop en PowerBI.com

Een splitsing loopt door de connectoren qua toepasbaarheid met PowerBI.com (ook bekend als “Power BI web” en “Power BI Service”). Alhoewel het technisch misschien al lukt om online dashboards te bouwen, kiezen de meeste gebruikers voor Power BI Desktop. Micorosft Power BI Desktop werkt alleen op Microsoft Windows.

Voor het automatisch verversen kan PowerBI.com gebruikt worden. In de praktijk wordt dit pas na enige tijd in gebruik genomen. Echter, niet elke connector werkt daar even soepel mee samen. Bij sommige connectoren is het publiceren naar PowerBI.com met enkele klinken klaar, maar anderen vereisen installatie van Power BI Gateway op een server in het bedrijfsnetwerk die 24x7 aan moet blijven. En andere connectoren ondersteunen helemaal geen automatische verversing, bijvoorbeeld omdat telkens handmatig credentials ingevoerd moeten worden.

Advies: bedenk vooraf of het binnen 2 jaar nodig zal zijn om de dashboards met Exact Online rapportages automatisch te verversen. Zo ja, neem dat mee als keuzecriterium.

Uitbreidbaarheid cloudapplicaties

Een deel van de connectoren biedt uitsluitend ondersteuning voor Exact Online of bieden ondersteuning voor andere cloudapplicaties of extra administraties alleen tegen meerprijs. Sommige Exact Online connectoren kunnen ook andere cloudapplicaties of administraties gemakkelijk aansluiten.

Gezien de hoeveelheid arbeid gespendeerd aan het opbouwen van kennis is het prettig als de kennis opnieuw gebruikt kan worden.

Advies: bedenk vooraf of het binnen 2 jaar nodig zal zijn om de dashboards met andere cloudapplicaties of extra Exact Online administraties te combineren. Zo ja, neem dat mee als keuzecriterium.

Uitbreidbaarheid andere tools

Een deel van de connectoren kunnen niet alleen met het momenteel hippe Power BI gebruikt worden, maar ook met andere rapportagetools of bieden zelfs data integratie via Azure Data Factory of eigen tools.

Advies: bedenk vooraf of het binnen 2 jaar nodig zal zijn om een datawarehouse te maken of andere rapportagetools te gebruiken. Zo ja, neem dat mee als keuzecriterium.

Advies: bedenk vooraf of iedereen op Windows werkt. Het gebruik van MacOS of Linux maakt het gebruik van Microsoft Power BI soms erg bewerkelijk. Zo nee, overweeg dan ook bijvoorbeeld Tableau en/of Qlik.

Overige

Mist u overwegingen die u zelf wel maakt of gemaakt heeft in bovenstaande lijst? Gelieve dan een antwoord toe te voegen wat u mist, eventueel met wat uw eigen overwegingen waren.