Wat zijn de grootste verschillen tussen de "Power BI connector" en "Invantive Cloud Power BI Connector"?

Deze vraag komt regelmatig voorbij, vaak ook in combinatie met vraag waarom de Invantive Cloud Power BI connector voor Exact Online gratis is.

In het Exact Online app center staan nog drie andere apps met de naam “Power BI Connector”:

  • PowerBIConnector.nl (van Davista),
  • Volda Power BI Connector (van Volda) en
  • Power BI Connector & rapportages (van KPI Solutions BV).

De Invantive Cloud Power BI Connector is gratis als:

  • er maximaal 5 Exact Online administraties zijn (met of zonder gebruik van Power BI),
  • maximale groepsomzet van 3 miljoen Euro
  • en maximaal 100.000 rijen per dag.

Deze connector werkt ook met de gratis versie van Power BI Desktop en met de web en betaalde versies van Power BI. Ook werkt de Invantive Cloud Power BI Connector samen met Azure Data Factory en Data Flows doordat het alle API’s achter een eigen SQL engine zet met een OData feed.

De set-up stappen staan op https://cloud.invantive.com/nl/exactonline/power-bi-connector/setup. De makkelijkste manier om 'm uit te proberen is via de Aanmeldenknop en daarna voor kleine tekst: “Inschrijven”. Van daaruit is paar minuten tot live.

Een aantal templates voor Exact Online zijn gratis beschikbaar en te downloaden. Zie bijvoorbeeld Gratis Power BI template Exact Online resultatenrekening. De tabelrelaties staan beschreven op https://documentation.invantive.com (links de ERD, rechts het doorzoekbare datamodel).

Deze Power BI connector is een standaardproduct. Invantive levert zelf - naast het gratis uur uitleg - liefst geen consultancy. Het gratis uur is eenmalig per bedrijf. Een aantal consultancypartners leveren aanvullende consultancy indien nodig. In totaal zijn er zo’n 30 consultants in de Benelux die regelmatig Invantive implementeren op verschillende platformen waaronder Exact. In totaal worden er zo’n 75 platformen ondersteund. Een significant deel hiervan is ook beschikbaar via Invantive Cloud. Populair zijn in Nederland en België ook AFAS Profit, Twinfield, Loket, NMBRS, Robaws en Teamleader.

Gezien grote aantal gekoppelde API’s is het wel sterk aan te raden dit gratis uur in te zetten voor stukje uitleg. Binnen dat uur leer je zoveel over Exact Online qua datastructuur dat het veel zoeken scheelt.

Voornaamste verschillen met andere connectoren in het algemeen zijn volgens gebruikers:

  • het grote aantal ondersteunde API’s (ruim 1.000),
  • het automatisch verwerken van meerdere administraties (data van verschillende administraties staan onder elkaar, herkenbaar aan een andere waarde voor het administratiekenmerk “divisioncode”),
  • de focus op finance professionals i.p.v. programmeurs,
  • de focus op flexibiliteit en veel/enterprise mogelijkheden i.p.v. smalle app-scope, en
  • de structuur gericht op grote volumes (grootste gebruikers hebben elk enkele duizenden administraties, al met al draait Invantive SQL voor circa 20.000 bedrijven).

Kom je buiten de gratis versie, dan gebruikt 90% een versie van Invantive Office voor EUR 49 t/m 100 administraties (ondernemers) of t/m 50 administraties (accountants).

De Power BI connector van KPI heeft dezelfde technologische basis; het is een van de OEM-versies van Invantive SQL. Voornaamste verschil is dat de KPI connector voor Power BI met een SQL Server database komt terwijl Invantive Cloud alleen een virtuele database beschikbaar stelt. In België biedt ook Sofatech een vergelijkbare OEM-versie. In Nederland zijn er nog een aantal OEM-aanbieders actief, maar die leveren alleen in de Nederlandse markt voor Power BI of andere dashboardingproducten dan Power BI.

De connectoren van Volda en Davista kennen we beperkt, maar wat we van gebruikers begrijpen zijn ze conceptueel anders. Mogelijk willen ze zelf hieronder aanvullen. Ik wil niet dat we als invantive concurrentietechnisch niet correct handelen door per abuis iets verkeerd op te schrijven; we vinden netter om gebruikers hun meningen te laten geven.

Voor volledigheid vind ik dat ook goed is om te melden dat ook CData een ODBC-driver levert voor Exact Online. Die ondersteunt alleen de REST API’s, maar wordt toch regelmatig gebruikt, vaak door gebruikers met een programmeurachtergrond.

Grootste verschil tussen CData en Invantive wat ik ervaren heb is de snelheid van data laden: hoewel CData ook de mogelijkheid biedt van Bulk-API is de snelheid van data laden significant lager. Daar komt bij dat Invantive meer tabellen van ExactOnline beschikbaar kan stellen dan CData en het aantal beschikbare API Calls per dag is bij CData (sinds kort) lager dan bij Invantive. Overigens is dat laatste verschil wellicht slechts van tijdelijke aard.

En last, but definitely not least is een praktisch verschil: het tijdverschil tussen Amerika en Nederland zorgt ervoor dat je bij helpdesk-vragen in sommige gevallen iets langer moet wachten op antwoord (ondanks dat CData, net als Invantive overigens, snel reageren).

Dank voor je aanvulling; fijn dat je anderen hiermee wilt helpen.

Kleine differentiatie:

Op dit moment mogen de meeste Invantive producten 50.000 calls per dag uitvoeren per administratie, waarbij wel geldt dat onze software aan dezelfde tucht onderworpen is als anderen:

als de software zich niet goed gedraagt richting de Exact Online servers of de gebruikers te vaak onhandige dingen doen en we helpen ze niet te verbeteren, dan worden bepaalde administraties fors afgeknepen tot wel maximaal 100 API calls per dag per administratie.

Dat motiveert ons ook om via deze forums en via mails tips te geven en ook soms zelf te knijpen als we merken dat rapporten niet handig gebouwd zijn.

Het Query Tool hebben we omlaag laten zetten naar 5.000 calls per administratie per dag, zodat we ook regressietests kunnen uitvoeren.

Ik zie dat CData integraties ook regelmatig op een eigen client ID draaien die zelf geregistreerd is via https://apps.exactonline.com, “Aanmelden” als abonnementbeheerder en dan “Apps beheren”; die apps hebben ook een limiet van 5.000 heb ik begrepen van Exact.

Goed om dit te lezen. Wij (Volda) leveren sinds 2018 onze Exact Online Connector voor Power BI. Ons uitgangspunt was om dit heel simpel te houden en gebruiken te maken van de standaard custom connector technologie van Power BI. Na de installatie van onze connector en de inlogprocedure kunnen de tabellen eenvoudig aangeklikt en geladen worden. Het is dus een rechtstreekse koppeling tussen Power BI Desktop en de API’ s van Exact. Veel gebruikers zijn hier ook zeer tevreden over.

De eenvoud is tegelijkertijd ook het nadeel van onze connector. Ook wij lopen tegen de limieten van Exact aan die steeds scherper gesteld worden. Juist omdat onze connector zo eenvoudig is hebben we geen controle over hoe deze door onze gebruikers geconfigureerd wordt. Om die reden raden we organisaties met meerdere of grotere administraties op dit moment aan om over te stappen naar een andere connector. Daarbij adviseren we onder andere Invantive omdat het redelijk eenvoudig is om bestaande datamodellen in de lucht te houden.

Voor kleinere administraties verwachten we voorlopig nog aan de voorwaarden van Exact te kunnen voldoen.