Accountants van klein tot groot gebruiken Invantive Cloud als onder andere Power BI-connector voor Exact Online om data uit Microsoft Power BI Dashboards aan te bieden. Invantive Cloud is daarin als Exact Online connector heel handig omdat alle API’s ondersteund worden, wat leidt tot een totaal van ruim 1.100 real-time toegankelijke Exact Online tabellen, variërend van financiële gegevens zoals openstaande posten per peildatum, via projecten, naar productie en handel. Omdat er geen Power BI-gateway nodig is, kan een accountant het automatisch verversen snel en goedkoop inregelen via Power BI web (PowerBI.com).
De meeste accountants hebben per eindklant afwijkende rapportagewensen. Een eindklant bevat een enkele Exact Online administratie of meerdere Exact Online administraties van dezelfde groep.
Maakt u voor uw eindklanten ook telkens afwijkende rapportages? In dit artikel leest u dan een aantal tips hoe u het beste uw Invantive Cloud-omgeving kunt inrichten.
Specifiek het Exact Online-platform wijkt sinds 2021 qua structuur af van de andere ruim 70 platformen. Deze afwijkende structuur leidt nogal eens tot problemen in het gebruik doordat de inrichting van Invantive Cloud afgestemd moet zijn op de afwijkende structuur van Exact Online. Een onjuiste inrichting kan leiden tot performanceproblemen bij het gebruik en/of foutmeldingen tijdens de registratie van nieuwe databases.
Advies voor accountants is om sowieso altijd gebruik te maken van het gratis uur uitleg, zodat u meteen kunt voorborduren op de geconsolideerde ervaring.
Meer tips over het juist inrichten van een Power BI-omgeving zijn te lezen in:
Hoe stel ik als accountant de Power BI-connector in voor meerdere Exact Online klant-specifieke rapportages?
Voer een aantal stappen uit om als accountant meerdere Exact Online-klanten te helpen met elk andere rapportages en data in Power BI dashboards of Power Query verslagen:
- Registreer per klant onder het accountancy-abonnement een client ID zoals beschreven in Registratie Exact Online app voor gebruik met Invantive Cloud. Het maakt niet uit of een klant één of meerdere administraties bevat.
- Maak per klant een aparte en klant-specifieke database aan. Kies hierbij voor “Bring Your Own App” en vul dan de client ID, client secret en redirect URL zoals geregistreerd voor die klant op apps.exactonline.com in (zie Bring Your Own App voor Exact Online op Invantive Cloud).
- Bij voorkeur wordt per klant-specifieke database een andere Exact Online-gebruiker gekoppeld om inperking van de rechten nog verder te borgen.
- Vul bij de klant-specifieke database de lijst van divisiecodes in bij het “On Startup SQL”-statement zoals beschreven in Administratie(s) selecteren voor een Invantive Cloud database.
- Verwerk de koppeling naar de klant-specifieke database URL in uw Power BI/Power Query-rapportages.
- Publiceer de Power BI/Power Query-rapportages naar uw Power BI-omgeving op Power BI web.
Kan ik als accountant ook via één database alle Exact Online-klanten uit te lezen?
Ja, het is mogelijk om als accountant via maar één database alle Exact Online-klanten uit te lezen en te importeren in Power BI. Definieer hiervoor zoals boven beschreven een Invantive Cloud database waar alle relevante Exact Online administraties geselecteerd worden. Baseer alle klantoverstijgende rapportages op deze database.
Kan ik klanten rechtstreeks toegang geven tot Invantive Cloud?
Nee, het is zowel licentietechnisch als vanuit het oogpunt van informatiebeveiligingsregels zoals die in Nederland gelden niet toegestaan en mogelijk om uw eindklanten een eigen account op Invantive Cloud te geven onder uw abonnement en/of omgeving. Als een klant zelf een Power BI-rapport willen samenstellen raden we aan om de klant zelf een abonnement te laten nemen (een Free Plan, Power BI Plan of Invantive Office for Entrepreneurs). Via Delegatie kan u als accountant eventueel ook toegang hiertoe krijgen.