Toegang via delegatie op Invantive Cloud voor consultants

Naast het zelfstandig toevoegen van gebruikers op Invantive Cloud is een veelgehoorde wens om ook implementatie- en support-consultants toegang te kunnen geven tot een omgeving.

Huidige situatie

Op dit moment werken tientallen consultants met Invantive Cloud, heeft men een apart e-mailadres nodig per klant of moet telkens een ticket indienen en laten autoriseren door de omgevingseigenaar om te kunnen wisselen. Dit maakt het moeilijk om vlot achter elkaar voor meerdere klanten te werken. Naast onpraktisch is het ook duur: elke wijziging tussen omgevingen kost arbeidstijd bij consultant, klant en support.

Met de invoering van delegatie vervallen deze nadelen terwijl door de automatisering van het proces ook risicomitigerende beveiligingsmaatregelen afgedwongen worden.

Delegatie

Elke omgeving is vast gekoppeld aan een organisatie en bevat bijvoorbeeld databases, gebruikers en applicaties. Binnen de meervoudige huurders (“multi-tenant”) architectuur is de omgeving de harde scheidingsmuur tussen de huurders.

Met de nieuwe feature delegatie is het mogelijk om derden tijdelijk toegang te verlenen tot de eigen omgeving. Deze derden melden zich dan aan op Invantive Cloud met hun eigen accountant, maar kunnen wisselen naar omgevingen waar ze via delegatie rechten op hebben gekregen.

In dit topic leer je hoe delegatie werkt. De tekst is gebaseerd op de momentele BETA van Invantive Cloud. Naar verwachting zal delegatie omstreeks 15 mei 2021 breed beschikbaar komen.

Workflow

De workflow voor delegatie bestaat uit de volgende stappen:

  • De consultant maakt zelf via Inschrijven een account op Invantive Cloud.
  • De organisatie heeft reeds een omgeving opgezet via een abonnement.

Delegatie

Delegatie wordt verleend op basis van e-mailadressen in het scherm “Nieuwe delegatie”:

Nieuwe Invantive Cloud delegatie

Het scherm “Delegaties” is alleen toegankelijk voor de superusers van een organisatie.

De derde moet zich inschrijven of reeds ingeschreven hebben op Invantive Cloud onder dit e-mailadres. Bij registratie van de delegatie wordt ook een uitnodiging om in te schrijven verstuurd naar het opgegeven e-mailadres.

Een delegatie heeft standaard de duur van een week; daarna kan de derde niet meer wisselen naar de organisatie. De derde kan dan wel nog naar andere organisaties waarvoor een delegatie is verstrekt en naar zijn eigen organisatie wisselen. De duur van een delegatie kan gevarieerd worden. Door de einddatum leeg te laten wordt een delegatie zonder einddatum verstrekt.

Wisselen van Organisatie

Een gebruiker die delegatie heeft ontvangen, zal in de balk bovenaan het scherm een keuzelijst zien:

Keuzelijst delegatie

In dit geval is de gebruiker lid van de eigen organisatie (de zogenaamde “real party”) Invantive BV. Dit is herkenbaar aan het gebouwtje zonder pijl. De gebruiker heeft daarnaast toegang gekregen tot “The company being helped”.

Door te kiezen voor een andere organisatie dan de eigen organisatie werkt de gebruiker voor zolang hij dit niet opnieuw wijzigt en de delegatie niet afloopt volledig als ware de gebruiker lid van de andere organisatie. Dit heet de “effective party”.

Het regelmatig wisselen tussen organisaties kan verwarrend zijn. Daarom wordt altijd een heldere balk getoond bovenaan het scherm indien via delegatie een andere organisatie gebruikt wordt:

Delegatie actief op Invantive Cloud

Direct na het wisselen wordt ook een melding getoond dat er gekozen is voor een andere organisatie, zoals zichtbaar in het groene blok in de afbeelding hierboven. De nieuwe organisatie wordt meteen effectief, zowel via Invantive Cloud als via Invantive Bridge Online en Invantive App Online.

Alle superusers van de effectieve organisatie ontvangen een e-mail bij het wisselen van en naar de organisatie bij delegatie.

Toegang tot Data

Een gebruiker die via toegang krijgt tot een organisatie heeft ook toegang tot de gegevens van een organisatie die versleuteld opgeslagen zijn, net zoals een reguliere gebruiker van de organisatie. Denk hierbij aan tokens nodig om een omgeving te openen, maar ook tot gegevens uit caches zoals hieronder de calendar uit ActiveCampaign:

Doorbelasting

Het gebruik door derden via delegatie wordt doorbelast aan de effectieve organisatie als ware het activiteiten door een reguliere gebruiker.

Vragen?

De delegatiemogelijkheid is nieuw en verkeert nog in test tot de geplande livegang op 15 mei 2021. Als er wensen of vragen zijn, dan gaarne achterlaten via een antwoord.

Dat is een handige functie! Voor ons zou het top zijn als het per delegatie mogelijk is om de inlogmeldingen aan en uit te kunnen zetten. Is dat mogelijk?

Op dit moment is het niet mogelijk. We willen voorkomen dat per abuis mensen een langdurige delegatie geven, maar dit vergeten. We willen ook borgen dat gebruikers weten dat tijdelijke medewerkers zich aanmelden.

De tekst van de e-mails is momenteel wel beroerd; de vertalingen zijn nog niet verwerkt. Dit zal binnen enkele dagen vanaf nu opgelost zijn.

We zijn wel nieuwsgierig of deze e-mails bij het betreden en verlaten als tijdelijke gebruiker tot meer onnodige verwarring leiden. Zijn er meer gebruikers en/of consultants die hiermee worstelen?