Van Controlytics Power BI connector voor Exact Online naar Invantive Cloud: stappenplan

De Controlytics Power BI connector voor Exact Online is een van de connectoren in de markt waarmee u eenvoudig gegevens uit Exact Online kunt inlezen als Power BI dataset. Na het importeren kunt u hiermee in een Power BI dashboard alle aanwezige data visualiseren.

In dit artikel leest u hoe u na configuratie van de Exact Online connector op Invantive Cloud een bestaand Power BI dashboard kunt omzetten van de Controlytics Power BI connector voor Exact Online naar Invantive Cloud. U kunt natuurlijk ook gebruik maken van de gratis voorbeelden zoals de Power BI template voor een dashboard met Exact Online resultatenrekening.

Werking Controlytics Power BI Connector

De connector van Controlytics vereist installatie van een lokale custom connector voor Power BI. De Controlytics Power BI connector voor Exact Online weerspiegelt de namen van de Exact Online API’s en is dus engelstalig.

De Microsoft Power BI add-in bevat een stukje code in de taal M. Deze add-in wordt geïnstalleerd als Exact Online.mez in de map Power BI Desktop\Custom Connectors onder de Documenten. Dit is vergelijkbaar met de oude Invantive Bridge Connectors for Microsoft Power BI. Voor Invantive Cloud zijn geen custom connectors nodig; de standaard door Microsoft meegeleverde OData4 feed voldoet.

Omzetten Controlytics naar Invantive Cloud

Zoals gezegd leunt de Controlytics Power BI connector voor Exact op de REST API’s van Exact Online bij het ophalen van gegevens uit Exact Online. Omdat Invantive Cloud alle REST (en XML) API’s van Exact Online standaard ondersteunt is het omzetten erg eenvoudig.

De administraties kunnen in Power BI Desktop geconfigureerd worden door een filter in te stellen op een van de administratievelden zoals Division, of door de lijst van administraties te laten instellen op de Invantive Cloud database.

De tabelnamen binnen Invantive Cloud zijn gelijk aan de tabelnamen in Controlytics. Hoogstens kan overwogen worden om over te stappen op de meer efficiente tabellen, zoals van Items naar ItemsBulk of ItemsIncremental.

De Invantive Cloud tabellen bevatten standaard meer velden, maar de veldnamen zijn verder identiek. Voor Invantive Cloud is er een datamodel met tabellen en een grafische weergave.

Invantive Cloud ondersteunt via de standaard OData4 connector op alle velden filters. Het opgeven van het aantal jaren historie kun dus bijvoorbeeld per dataset individueel ingesteld worden, maar er kan ook eenvoudig en snel gefilterd worden op het BTW-nummer van de administratie in de Power BI dashboards. Ook kunt u meerdere filters in combinatie gebruiken; de snelheid van het inlezen uit Exact Online stijgt hierdoor verder.

Microsoft Power BI Query

De Controlytics query lijkt in het algemeen op onderstaand voorbeeld voor GoodsReceipts:

let
    Source = ControlyticsExactOnline.Contents(),
    #"123123" = Source{[Key="123123"]}[Data],
    PurchaseOrder = #"123123"{[Key="PurchaseOrder"]}[Data],
    GoodsReceipts1 = PurchaseOrder{[Key="GoodsReceipts"]}[Data]
in
    GoodsReceipts1

De Invantive Cloud query ziet er dan uit als:

let
    Source = OData.Feed("https://bridge-online.cloud/acme-exact-online/odata4", null, [Implementation="2.0"]),
    #bron = Source{[Name="ExactOnlineREST.PurchaseOrder.GoodsReceipts@eol",Signature="table"]}[Data],
in
    #bron

Merk op dat bij Controlytics het filteren op administratie gebeurt in de query, terwijl dit bij Invantive Cloud op verschillende niveau’s kan. Meestal gebeurt het filteren op administratie(s) op databaseniveau.

“,” achter …[Data] moet volgens mij nog weg.