(On)beschikbaarheid van ERP
Het is mogelijk dat ERP-systemen zoals Exact Online tijdelijk of blijvend niet meer beschikbaar zijn, bijvoorbeeld doordat het abonnement niet verlengd voortgezet is of omdat het systeem (tijdelijk) onbeschikbaar is.
Voor een deel van de toepassingen kan nog volstaan worden met een alleen-lezen kopie. Dat kan een kopie in een database zijn, replicatie naar een andere applicatie, een uitdraai, maar ook een zogenaamde “auditfile”.
Wat is een auditfile?
Een auditfile is een gestandaardiseerd exportbestand (meestal XML) dat een redelijk complete vastlegging bevat van de financiële administratie over een bepaalde periode. Denk aan grootboekrekeningen, boekingen, dagboeken en relaties. Auditfiles worden gebruikt voor accountantscontroles, fiscale toetsing en reconstructie achteraf.
Een auditfile is geen back-up van de applicatie, maar wel een controleerbare en bevroren weergave van de administratie.
Waarom is de auditfile juist nu relevant?
Bij cloudoplossingen ontstaat vaak ongemerkt een afhankelijkheid van:
- beschikbaarheid van het platform,
- API-toegang,
- en externe besluitvorming.
Een auditfile doorbreekt die afhankelijkheid. Het bestand staat on-premises in uw eigen archief en kan onafhankelijk van bijvoorbeeld Exact Online worden geraadpleegd. Dat maakt het bij uitstek geschikt in situaties waarin:
- systemen tijdelijk of blijvend offline zijn,
- audits doorlopen terwijl de bronapplicatie niet beschikbaar is,
- of verantwoording nodig is richting accountant of belastingdienst.
Auditfile bekijken met Invantive Business
Auditfiles kunt u omzetten met het (gratis) Invantive Runtime naar een Excel-bestanden zoals beschreven in Gratis conversie van XAF bestand naar Excel.
Met het (gratis) zusje Invantive Business kunt u auditfiles rechtstreeks openen en analyseren, zonder koppeling met de ERP zelf. Invantive Business leest de auditfile als databron en maakt de inhoud via schermen beschikbaar.
Stappenplan
Voer de volgende stappen uit:
- Exporteer de boekhouding naar 1 of meerdere auditfiles, bijvoorbeeld in Exact Online via het Import/Export menu linksboven (zie instructies).
- Maak een map en zet alle auditfiles daarin.
- Start Invantive Business.
- Geef bij het aanmelden de map op:
- Selecteer een specifieke combinatie van bedrijf en jaar, of kies “Alle”:
- Navigeer door de data:
Wat zijn de beperkingen?
Een auditfile is een beperkte momentopname. Gegevens kunnen alleen geraadpleegd worden. Het is een vangnet voor als de ERP niet beschikbaar is.
Niet alle mogelijkheden van de auditfile zijn momenteel beschikbaar noch alle denkbare navigatiepaden. Voeg daarom een reactie toe als u bijvoorbeeld een essentieel veld mist.