XAF archieffile: een XML auditfile XAF met bijlagen

Dit artikel legt uit hoe het eventuele nieuwe formaat “XAF Archieffile” als uitbreiding van XAF auditfiles met bijlagen momenteel uitgeprobeerd kan worden.

Wat is een XML Auditfile Financieel?

De XML Auditfile Financieel is binnen Nederland een enigszins gestandaardiseerd formaat voor de uitwisseling van financiële informatie van organisaties.

Er zijn ook gelijkende XML-auditfileformaten voor bijvoorbeeld logistiek, transport en afrekensystemen.

In overleg tussen de gebruikersgroepen waaronder de Belastingdienst zijn specificaties opgesteld, waarbij nieuwe eisen en wensen leiden tot nieuwe versies. De coördinatie ligt bij SIVI. Momenteel wordt versie 3.2 veel gebruikt, waarbij een deel van de specificaties automatisch gecontroleerd zouden kunnen worden aan de hand van een xsd-bestand. Helaas wordt door leveranciers van boekhoudpakketten nogal eens afgeweken van de specificaties, maar ondanks gebrek aan handhavingsmogelijkheden verbetert over de jaren heen de situatie langzaam. De populaire boekhoudpakketten zoals Exact Online en Twinfield genereren een goed bruikbare auditfile. Een auditfile aanmaken gaat meestal via een in de website geïntegreerde functie.

Een XML auditfile kan gebruikt worden door de Belastingdienst om controles uit te voeren, door een curator om een faillissement af te wikkelen, maar ook door analisten om zonder toegang tot het primaire administratiepakket toch cijfers te kunnen analyseren.

Er is meestal één bestand in het gewenste XML auditfile-formaat per combinatie van boekhoudpakket, administratie (juridische entiteit) en boekjaar. Een auditfile bevat momenteel uitsluitend in gestructureerd formaat de financiële gegevens van een administratie zoals boekingen, relaties en grootboekstructuur zoals de grootboekrekeningen.

Meerdere individuele boekjaren en/of transacties van meerdere entiteiten worden verspreid over meerdere XML auditfile bestanden. Dit leidt tot mogelijke (deels) duplicaten in de vastlegging, doordat bijvoorbeeld in oudere XML auditfile exports inmiddels vervallen grootboekrekeningen gebruikt worden en in nieuwere XML auditfile exports extra grootboekrekeningen gebruikt worden en/of een nieuwe interpretatie. De toevoeging van RGS heeft een deel van dergelijke duidingsproblemen opgelost specifiek voor de grootboekstructuur. Met RGS wordt de uniforme analyse van transactiegegevens uit meerdere boekjaren en/of meerdere bedrijven sterk vereenvoudigd. Ook binnen een audit kan relatief meer tijd gestoken worden in het daadwerkelijk valideren van de cijfers.

XAF Archieffile: documenten met financiële gegevens van XML auditfile

Een van de beperkingen op dit moment is dat de XML auditfile XAF geen onderleggers kan bevatten van de boekingen. Er is geen mogelijkheid voorzien van de opname van documenten in de vorm van bijlagen, maar ook geen generieke uitbreidingsmogelijkheid voor het auditfile bestand met bijvoorbeeld xs:anyType.

Met de toegenomen digitalisatie van de documentenstroom is dit wel wenselijk voor een betere controle en offline archivering. Voorheen waren documenten vaak alleen op papier voorhanden, maar in Nederland is het gangbaar geworden om de documenten digitaal vast te leggen bij de boekingen, vaak in een cloudpakket. Een boeking telt dan nul, een of meer documenten, bijvoorbeeld de daadwerkelijke inkoopfactuur, een bevestiging van de opdracht, pakbonnen en de bijbehorende onderbouwing als bijvoorbeeld uren- of materiaalstaten.

Onderzoek documenten als bijlagen bij XML auditfile exportbestand

Op dit moment wordt gekeken door verschillende partijen naar de mogelijkheden om documenten toe te voegen aan boekingen bovenop het bestaande formaat voor een XML auditfile bestand om zo te komen tot een “XAF Archieffile”.

Een XAF archieffile heeft de potentie om enerzijds de controle te kunnen verbeteren qua kwaliteit en efficiëntie, maar ook een offline archief te kunnen samenstellen waarbij de oorspronkelijke vastlegging in de boekhouding overtollig wordt.

Exact Online heeft voor XAF Archieffile als test een uitbreiding gemaakt op de xsd voor een XML auditfile, binnen het element transaction:

<xsd:element name="transaction" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
 <xsd:complexType>
  <xsd:sequence>
...
   <!-- START Transaction attachments. -->
   <xsd:element name="attachments" minOccurs="0">
    <xsd:complexType>
     <xsd:sequence>
      <xsd:element name="attachment" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
       <xsd:complexType>
        <xsd:sequence>
         <xsd:element name="name" type="String999"/>
         <xsd:element name="binaryData" type="xsd:base64Binary"/>
        </xsd:sequence>
       </xsd:complexType>
      </xsd:element>
     </xsd:sequence>
    </xsd:complexType>
   </xsd:element>
   <!-- END Transaction attachments. -->

Een XAF Archieffile-bestand mag binnen een transactie ook bijlagen bevatten van de administratie, momenteel bestaande uit de volgende velden:

  • naam van het bestand (zonder pad, inclusief extensie),
  • binaire data van het bestand.

De waarde unbounded betekent dat er meerdere bestanden bij een individuele transactie geregistreerd kunnen worden.

Extra metadata zoals documentsoort, MIME-type en auditinformatie zijn hier nog niet in opgenomen. Ook is nog niet voorzien in een efficiënter opslagformaat waarbij de binaire data buiten het tekstuele XAF-bestand vastgelegd worden, bijvoorbeeld zoals het ZIP-formaat van een Word docx-document waarin zowel kleine als grote bestanden samen een totale XML-representatie vormen van het Word document.

XAF Archieffile met Invantive Business-driver

Invantive Business is een virtuele ERP-schil, die gegevens uit meerdere ERP-producten op vergelijkbare wijze weergeeft. Behalve een real-time koppeling met bijvoorbeeld Visma.net Financials of Exact Online, is het ook mogelijk Invantive Business te gebruiken met de Invantive Business-driver voor XAF 3.2 auditfiles. Een uitbreiding is toegevoegd om ook XAF Archieffiles te kunnen verwerken.

Voer de volgende stappen uit om alle XAF Archieffiles in een map weer te geven als ware het een read-only ERP-pakket:

  • Installeer Invantive Business versie 20.2.169 of nieuwer.
  • Kies de gratis “Public Data” licentie.
  • Kies de XAF 3.2 driver.
  • Vul de map of mappen (comma-gescheiden) in waar de auditfile bestanden gezocht moeten worden.
  • Pas eventueel de extensie ‘*.xaf’ aan.
  • Zet een vinkje bij “Exact Online extensies” om ook bijlagen te kunnen verwerken bij de mutaties.

Door het aanvinken van de “Exact Online extensies” worden de bijlagen bij mutaties getoond als documenten in Invantive Business:

Invantive XAF Archieffile-SQL driver

De bijlages in de XAF-Archieffile bestanden kunnen met Invantive SQL verwerkt worden in SQL-queries.

Voer de volgende stappen uit om de inhoud van één of meerdere XAF archieffiles te analyseren of te verwerken in een rapportage:

  • Installeer Invantive Query Tool versie 20.2.169 of nieuwer.
  • Kies de gratis “Public Data” licentie.
  • Kies in de groep “Public Data” de XAF 3.2 driver.
  • Vul de map of mappen (comma-gescheiden) in waar de auditfile bestanden gezocht moeten worden.
  • Pas eventueel de extensie ‘*.xaf’ aan.
  • Zet een vinkje bij “Exact Online extensies” om ook bijlagen te kunnen verwerken bij de mutaties.

Door het aanvinken van de “Exact Online extensies” wordt een tabel TransactionAttachments toegevoegd aan het XAF-datamodel. De bijlagen bij een mutatie kunnen met een SQL-statement opgevraagd worden:

select *
from   TransactionAttachments

Merk op dat net zoals bij andere drivers, de gegevens uit alle beschikbare partities (administraties en boekjaren) in 1x opgehaald worden, tenzij een afwijkende keuze uit de partities gemaakt is met het use SQL-statement.

Reguliere auditfiles exporteren naar Excel?

Meer informatie over het reguliere exporteren van verschillende auditfiles naar bijvoorbeeld Excel is te vinden in Gratis conversie van XAF bestand naar Excel.