Inleiding
In dit artikel leer je hoe je Power Automate kunt gebruiken om artikelen in Exact Online bij te werken. We bieden een stapsgewijze handleiding om je op weg te helpen met het automatiseren van je artikelupdates, waardoor je tijd bespaart en fouten minimaliseert. Deze gids is ontworpen voor business controllers en andere professionals die bekend zijn met zowel Exact Online als Power Automate. Ontdek hoe je eenvoudig workflows kunt opzetten, integreren en optimaliseren voor een efficiënter artikelbeheer in Exact Online.
De beschreven oplossing werkt zowel voor Exact Online SaaS als voor Exact Online Premium.
Wat is Power Automate?
Microsoft Power Automate is een cloudgebaseerde dienst die u in staat stelt om workflows tussen verschillende applicaties te automatiseren. Voor Finance Professionals betekent dit efficiënter gegevensbeheer en rapportage, terwijl marketing professionals campagnes en klantgegevens beter kunnen beheren. Automatisering bespaart tijd, vermindert fouten, en stelt teams in staat zich te focussen op strategische taken, waardoor ze effectiever en productiever werken.
Wat is Exact Online?
Exact Online is een cloudgebaseerd boekhoud- en ERP-systeem dat bedrijven helpt hun financiële en administratieve processen te beheren. Het biedt realtime inzicht in financiële gegevens, automatisering van boekhoudtaken en integratie met banken. Daarnaast kan geprofiteerd worden van de geïntegreerde CRM-functies voor beter klantbeheer en rapportage.
Alternatieven
Er zijn verschillende mogelijkheden om artikelen in Exact Online massaal bij te werken conform een spreadsheet. Dit kon voorheen al via bijvoorbeeld met:
- DML-statements in het Query Tool (voorbeeld in Create an Exact Online Sales Order with Details through REST Calls),
- Excel-formule
I_SQL_SCALARvia Invantive Control for Excel (voorbeeld in Automatisch kiezen partities via Taartkeuze of eventueel onderwater "use" statement), - Get My Report (voorbeeld in Upload Transactions - Get My Report) en
- webforms met Invantive Cloud (voorbeeld in Create a mini-site to download your Exact Online articles).
Vanaf versie 24.0.238 is het ook mogelijk om zonder webforms door een directe upload van een bestand mutaties te verwerken in Exact Online.
De logica kan ook toegepast worden voor andere tabellen in Exact Online, zoals beschreven op AccountInvolvedAccounts: Exact Online Relatie Betrokken Relaties - Exact Online API Data Model. Er kan 1 administratie bijgewerkt worden, of honderden administraties in 1x met maximaal gebruik van de beschikbare rekenkracht. Daarnaast kan deze directe upload vanuit Microsoft Power Automate aangeroepen worden om de 80 beschikbare cloudplatformen diep te integreren in Power Automate-stromen. Zo is het ook mogelijk om relaties toe te voegen in Brevo of ActiveCampaign, tickets aan te maken in Autotask of betalingsinformatie te verwerken in Chargebee.
Stappen
De volgende stappen maken het mogelijk om artikelen massaal bij te werken in Exact Online via Power Automate:
- Maak Excel-bestand.
- Maak een applicatiemodule voor het inlezen.
- Bekijk de situatie vooraf.
- Controleer dat toegang vanuit Power Automate mogelijk is.
- Draai de Power Automate-stroom.
- Bekijk de situatie achteraf.
- Controleer de uitvoering via Monitoring in Invantive App Online of in Power Automate zelf.
Elk van deze stappen wordt hieronder verder toegelicht.
Excel-bestand met artikelmutaties voor Exact Online
Maak een Excel-bestand zoals:
met in de eerste kolom de divisiecode (zodat laden in meerdere administraties mogelijk is), in de tweede kolom de artikelcode en in de laatste kolom de gewenste omschrijving.
Applicatiemodule voor inlezen
Maak een applicatie op Invantive Cloud met daarin een uitvoerbare module met de volgende code.
Code tonen
declare
l_payload blob;
begin
--
-- Get uploaded file.
--
l_payload := cloud_http.get_request_body_binary();
--
if l_payload is null
then
raise_application_error('sample001', 'The file payload is empty.');
end if;
--
-- Update items.
--
for r
in
( select *
from exceltable
( worksheet 'Blad1'
passing l_payload
skip empty rows
skip first 1 rows
columns division int64 not null position next
, itemcode varchar2 not null position next
, description varchar2 not null position next
) xlsx
order
by itemcode
)
loop
update ExactOnlineREST..Items@eol
set Description = r.description
where code = r.itemcode
and division = r.division
;
if sqlrowcount != 1
then
raise_application_error
( 'sample002'
, 'Artikel ' || r.itemcode || ' does not exist.'
);
end if;
end loop;
end;
Start daarna de applicatie en kies “Kopieer link” bij het kaartje van de applicatiemodule:
Artikelen voor Verwerking
Maak artikelen aan zoals:
Autorisatie voor Power Automate
Ken rechten toe op de benodigde IP-adressen voor Power Automate op de Invantive Cloud-database. Afhankelijk van de beveiligingseisen kan eventueel de IP-adrescontrole uitgeschakeld worden door het invullen van ‘*’; er is dan enkel een geldig wachtwoord nodig voor de Invantive Cloud-gebruiker.
Start Verwerking met Power Automate
Maak een Power Automate-stroom zoals onder weergegeven:
Let op de volgende instellingen:
- Vul bij de URI de link in zoals opgehaald uit Invantive Cloud.
- Vul bij methode “POST” in.
- Controleer dat bij body de bestandsinhoud uit de voorgaande stap is opgenomen.
- Vul bij verificatietype “Basis” in, en vul gebruikersnaam en wachtwoord in.
Voer de stroom vanuit Power Automate uit:
Artikelen na Verwerking
Het resultaat is na enkele seconden zichtbaar:
De verwerkingssnelheid kan varieren, maar 1 mutatie per seconde is eenvoudig realiseerbaar. Hogere doorvoersnelheden tot 100 mutaties per seconde zijn mogelijk via UploadXMLTopics (zie Does Invantive UniversalSQL match the speed of Infinite Probability Drive?).
Monitoring
De voortgang van de verwerking is in te zien via de Invantive App Online Monitoring (zie Meer inzicht met nieuwe Bridge Online Monitoring).
Merk op dat Power Automate-stromen herkenbaar zijn aan de User-Agent zoals:
azure-logic-apps/1.0 (workflow 69c710bcb28046da94bc0ff5ba773ad7; version 08584822638298675713) microsoft-flow/1.0
Verschil met Power Automate in Exact Online Premium
De hier boven beschreven functionaliteit en de Power Automate outbound-functionaliteit van Exact Online Premium vullen elkaar optimaal aan. Exact Online Premium kan gebeurtenissen doorgeven aan Power Automate, terwijl Invantive Cloud data naar Exact Online SaaS en Exact Online Premium kan doorgeven.
Schematisch weergegeven kan Invantive Cloud een rol spelen bij zowel de invoer als uitvoer, terwijl Exact Online Premium ook de (puntsgewijze) invoer kan verzorgen:
