Massaal Exact Online boekingen importeren direct vanuit Excel

Go to English version

Naast het rapporteren over gegevens in Exact Online of in de andere ondersteunende platforms, kan de All Cloud Edition van Invantive Control ook gegevens uploaden naar de respectievelijke platforms. Voor Exact Online kunt u eenvoudig honderden of duizenden journaalpostregels in één of meerdere bedrijven in één keer direct vanuit Excel importeren met de Excel formule I_EOL_GLTXN_POST. Het importeren gebeurt real-time vanuit de gegevens in het Excel-bestand.

Bezoek De meest populaire Exact Online Excel add-in formules voor andere veelgebruikte Excel-formules met Exact Online.

Het is niet nodig handmatig CSV- of XML-bestanden samen te stellen en te debuggen. Ook worden grote uploads automatisch en volledig transparant voor de gebruiker opgedeeld in stukken van de juiste grootte voor een optimale snelheid en minimaal API-gebruik binnen de technische beperkingen van Exact Online.

Let op: Exact Online gebruikt een gemengd grootboek, dus verkoop- en inkoopboekregels kunnen ook worden geïmporteerd, zolang u maar in de gaten houdt dat slechts één zijde van de boeking moet worden aangeleverd. De regels voor de andere zijde worden automatisch afgeleid uit de instellingen van het journaal.

Merk op dat de journaalposten ook kunnen worden berekend vanuit een lokale sub-administratie applicatie database met behulp van een Invantive SQL query, waarbij bijvoorbeeld een SQL Server datacontainer wordt gecombineerd met de Exact Online tabel UploadXMLTopics (zie ook Hoe maak ik een Exact Online API koppeling?).

Merk op dat de journaalposten ook kunnen worden geïmporteerd met behulp van de module “Dagboekboekingen Uploaden” van de webapplicatie Get My Report. Documentatie beschikbaar op Upload Transactions - Get My Report.

Werkend voorbeeld Excel-sheet importeren

Een werkend voorbeeld is beschikbaar om u te helpen uw eigen model te maken om boekingen te importeren in Exact Online.

  1. Download eerst het bestand Exact Online - Journaalpostregels uploaden.xlsx.
  2. Start Invantive Control en meld aan op een Exact Online land.
  3. Verander de waarden naar wens in de lichtblauwe cellen. Het voorbeeld bevat al enkele zinvolle gegevens.
  4. Verwijder ofwel het Exact Online administratie in cel B4 of kies er een uit het menu (taartdiagram) in het Invantive Control lint.
  5. Verander de waarde van de cel I4 in TRUE (Nederlands: WAAR) om de boekingen te importeren in de Exact Online administratie.

Lees ook de cellen I19 en er onder voor tips.

Spreadsheet Invoer

De volgende afbeelding geeft u een indruk van de invoer:

Resultaat Importeren Boekingen

De afbeelding hieronder geeft een indruk van het resultaat na het inlezen van de boekingen met de Excel-formule I_EOL_GLTXN_POST:

Hoe werkt de Excel formule I_EOL_GLTXN_POST?

De Excel formule I_EOL_GLTXN_POST kan in meerdere Exact Online administraties een reeks van boekingen in het grootboek maken. Dat kunnen zowel memoriaalboekingen zijn als boekingen met een gedefinieerde tegenrekening, zoals het verkoopboek.

Snelheid en gebruik

De nieuwe boekingen worden snel en betrouwbaar in zogenaamde “XML batches” geüpload. Het is mogelijk om duizenden boekingen in 1x te verwerken direct vanuit Excel en de snelheid kan oplopen tot ruim boven de 40.000 boekingsregels per uur.

Mochten per abuis boekingen met de verkeerde informatie aangemaakt worden, gebruik dan de Exact Online website om snel een reeks van boekingen voor een combinatie van administratie, periode en dagboek te verwijderen.

Aansturing Exact Online upload

De formule heeft een reeks van parameters om de Exact Online upload te sturen. De parameters vallen uiteen in parameters die het gedrag sturen en parameters die de data voor de boeking bevatten.

De stuurparameters zijn:

  • process: gebruik WAAR als de boekingen geladen mogen worden bij evaluatie en ONWAAR om de formule niks te laten boeken.
  • AccountCodeInHeader: gebruik WAAR als de boekingen per relatie gegroepeerd moeten worden zoals bij verkoopboekingen en ONWAAR als er meerdere relatiecodes in een boeking mogen voorkomen zoals bij memoriaalboekingen.
  • ExecutionHint: zie Execution hints van Invantive Control Excel-formules

Laden activeren

Het laden van de boekingen gebeurt niet automatisch om te voorkomen dat per abuis herhaaldelijk dezelfde boekingen geladen worden. In plaats daarvan kan via een stuurparameter het laden gestart worden bij evaluatie. Geef hiervoor de stuurparameter process de waarde WAAR.

Meestal gebeurt dat door de parameter process te vullen met een celreferentie, bijvoorbeeld B1 en dan in de cel B1 als gebruiker de waarde te wisselen zoals in onderstaande afbeelding:

image

Na afloop van het laden toont de cel waar de formule staat hoeveel gegevens verwerkt zijn.

Inhoud Exact Online boekingsregels

De dataparameters worden omgezet in een lijst van rijen met boekingen. De lijst wordt vervolgens gegroepeerd op een beperkt aantal gemeenschappelijke eigenschappen. Elke groep wordt een aparte boeking in een administratie. De momenteel beschikbare dataparameters zijn:

  • DivisionR: een specifieke waarde voor de Exact Online divisie of een Excel-bereik met gewenste waardes (voor inboeken in tegelijk meerdere administraties zoals bij consolidatie en inter-company),
  • FinYearR: een specifieke waarde voor boekjaar of een Excel-bereik met gewenste boekjaren,
  • FinPeriodR: een specifieke waarde voor periode of een Excel-bereik met gewenste periodes,
  • JournalCodeR: een specifieke waarde voor dagboek of een Excel-bereik met gewenste dagboeken,
  • EntryNrR: een specifieke waarde voor boekstuknummer of een Excel-bereik met gewenste boekstuknummers,
  • FinDateR: een specifieke waarde voor boekdatum of een Excel-bereik met gewenste boekdatums,
  • GlActCodeR: een specifieke waarde voor grootboekrekening of een Excel-bereik met gewenste grootboekrekeningen,
  • GlActCodeIntR: een specifieke waarde voor grootboek tegenrekening of een Excel-bereik met gewenste tegenrekeningen,
  • DescR: een specifieke waarde voor omschrijving of een Excel-bereik met gewenste omschrijvingen,
  • NoteR: een specifieke waarde voor inhoud notitieveld of een Excel-bereik met gewenste notities,
  • CostCentreR: een specifieke waarde voor kostenplaats of een Excel-bereik met gewenste kostenplaatsen,
  • CostUnitR: een specifieke waarde voor kostendrager of een Excel-bereik met gewenste kostendragers,
  • AssetR: een specifieke waarde voor activum of een Excel-bereik met gewenste activa,
  • ProjectR: een specifieke waarde voor project of een Excel-bereik met gewenste projecten,
  • QtyR: een specifieke waarde voor aantal of een Excel-bereik met gewenste aantallen,
  • ActR: een specifieke waarde voor relatie of een Excel-bereik met gewenste relaties (kies voor verkoopboekingen alleen klanten, etc.),
  • OurRefR: een specifieke waarde voor referentie of een Excel-bereik met gewenste referenties,
  • DebitAmtR: een specifieke waarde voor debetbedrag of een Excel-bereik met gewenste bedragen,
  • CreditAmtR: een specifieke waarde voor creditbedrag of een Excel-bereik met gewenste creditbedragen,

Veel dataparameters hebben geen waarde nodig. Gebruik Exact Online om te bepalen welke dataparameters een waarde vereisen.

Alle parameters die onderdeel worden van de boeking accepteren zowel een vaste (enkelvoudige) waarde zoals een tekst, of een Excel-bereik. Elk Excel-bereik moet dezelfde dimensies hebben, bijvoorbeeld 2 rijen hoog en 1 kolom breed.

Kolom A: Grootboekrekening Kolom B: Omschrijving Kolom C: Bedrag
8000 Grond 25
1230 Afboeking grondvoorraad -25

De hoogte van de Excel-bereiken bepaalt het aantal boekstukregels, in dit voorbeeld bijvoorbeeld twee. Elk deel van de boekingsregel krijgt als waarde telkens het element op dezelfde plek in het Excel-bereik van de parameter of, als de parameter een enkelvoudige waarde is, de waarde van de parameter.

Uiteindelijk leidt dit tot de reeks van te boeken regels in Exact Online, bijvoorbeeld door de dataparameter DivisionR de vaste waarde “102673” te geven en GlActCodeR de waardes 8000 en 1230:

Administratie Grootboekrekening Omschrijving Bedrag
102673 8000 Grond 25
102673 1230 Afboeking grondvoorraad -25

Laden in het verkoopboek

Bij het laden in het verkoopboek wordt de tegenrekening automatisch bepaald door de instellingen van het dagboek. Bovendien moet per klant de code van de relatie niet op de regel meegegeven worden, maar in de zogenaamde “kop”. Invantive Control for Excel weet niet met 100% zekerheid wat een dagboek vereist, en daarom dient bij het laden in het verkoopboek de parameter AccountCodeInHeader op WAAR ingesteld te worden:

Het laden kan uitgeprobeerd worden met het voorbeeldbestand Exact Online - Verkoopboekingen uploaden.xlsx:

Geadviseerde versie

Voor een optimale werking van deze uploadfaciliteit is het gebruik van versie 22.0.190 of nieuwer van Invantive Control for Excel vereist.