Power BI-sjabloon (pbit): Power BI rapport zonder data

Een Power BI pbix-bestand bevat zowel:

  • rapportage,
  • queries,
  • data.

De eerste twee onderdelen zijn eigenlijk de “computercode”, terwijl het derde onderdeel “data” behelst.

Als een *.pbix-bestand geopend wordt in Power BI Desktop, dan zijn de bekende cijfers meteen zichtbaar. Voor het verspreiden van Power BI rapporten is dat handig; de rapporten zijn één geheel.

Toch is delen van data via een pbix-bestand vaak niet wenselijk, bijvoorbeeld omdat wel de definities gedeeld moeten worden t.b.v. analyse of verspreiding, maar het is niet de bedoeling dat een externe consultant de bedrijfscijfers kan zien.

Daarom biedt Power BI Desktop de mogelijkheid om een rapport op te slaan zonder de data; alleen de rapportage en de queries zijn beschikbaar. Een dergelijk lege huls heet een Power BI-sjabloon (ook wel “Power BI template” genoemd in het Engels).

Wat is een Power BI pbit-bestand

Een Power BI-sjabloon wordt opgeslagen met de bestandsextensie pbit. Een Power BI pbit-bestand bevat alleen:

  • rapportage,
  • queries.

Een pbit-bestand is net zoals een pbix-bestand gewoon een bestand in het ZIP-formaat. Het is dus ook te openen via de Windows Verkenner als de bestandsextensie gewijzigd wordt in zip.

Werken met een Sjabloon

Gebruikers en consultants kunnen samenwerken dankzij Power BI-sjablonen zonder datalekken.

Een consultant kan het sjabloon openen in Power BI Desktop, laden met de eigen gegevens, aanpassen en vervolgens weer opnieuw als sjabloon terugsturen naar de gebruiker. De gebruiker kan het sjabloon weer openen en vullen met zijn eigen gegevens.

Hoe maak ik een Power-BI sjabloon?

Om een Power BI-sjabloon te maken open je het pbix-bestand in Power BI Desktop. Kies vervolgens in het bestandsmenu voor “Export” en daarna “Power BI template”:

Exporteer Power BI rapport als sjabloon

Controleer daarna altijd dat het pbit-bestand vele malen kleiner is dan het Power BI pbix-bestand. Dat geeft zekerheid dat de data ook echt weg is:

Power BI-sjabloon kleiner geworden

In bovenstaand voorbeeld is de bestandsomvang gedaald van circa 55 MB als pbix-bestand naar circa 350 KB als Power BI-sjabloon.

Power BI-sjabloon Voorbeelden

De voorbeeld Power BI-rapporten van Invantive worden ook als Power BI-sjabloon verspreid. Deze voorbeelden zijn te vinden op Gratis Power BI Templates.

Bij het openen van een Power BI-sjabloon legt Power BI de relatie naar de gedefinieerde databronnen.

Parameters

Een verdere verfijning is het gebruik van Power BI met parameters. Met parameters kan gestuurd per gebruiker gestuurd worden welke instellingen gebruikt moeten worden. Bijvoorbeeld het aantal jaren historie, maar ook de database-URL voor het rapport. Een uitgebreide uitleg van het gebruik van parameters om Power BI-rapporten flexibel vorm te geven is te vinden op Use Power BI parameters with Invantive Bridge Online.

Meer informatie

Meer informatie over Power BI-sjablonen is te vinden op de Power BI-site van Microsoft.